6 formas en que el registro manual de viajes y comidas genera costos para tu empresa

Los viajes y las comidas mantienen a los empleados en movimiento, enfocados y productivos, pero administrar los gastos de esos viajes y comidas a mano ralentiza todo. Las hojas de cálculo interminables, los recibos enviados por correo electrónico y las aprobaciones de ida y vuelta crean trabajo adicional, retrasan los reembolsos y dificultan ver el panorama financiero general.

Aquí hay 6 maneras en que la rendición de gastos manual frena a las empresas y cómo Uber para Empresas se integra con las principales plataformas de rendición de gastos para que los programas de viajes y comidas funcionen sin problemas.

1. Seguimiento y conciliación que requieren mucho tiempo

Los sistemas manuales de gastos hacen perder tiempo, distraen a los empleados del trabajo de alto valor y sobrecargan el flujo de efectivo. el Plataforma de Uber para Empresas elimina estos retrasos al integrarse con top proveedores de gastos para automatizar el seguimiento y la conciliación de los recibos de comidas y viajes. Todos los detalles (establecimientos, fechas, monedas y montos) fluyen a una plataforma familiar, lo que ahorra tiempo y dolores de cabeza.

Brenda Davis, gerente de viajes para América del Norte en International SOS, comparte el impacto: “A nadie le gusta hacer gastos. Tener Uber para Empresas directamente en la plataforma de rendición de gastos es la mayor ventaja. Algo que antes me llevaría 15 minutos ahora me lleva 3. Y mi equipo de finanzas me aprecia por ello”.

2. Alto riesgo de incumplimiento, errores y fraude

Cuando los gastos se ejecutan en sistemas manuales, los viajes o las comidas fuera del reglamento pueden aprobarse fácilmente, y el riesgo de fraude comienza a acumularse. Uber para Empresas ayuda a los equipos a cumplir con las normas sin preocuparse por las reglas, los plazos o los códigos de impuestos. “Uber para Empresas hace que sea mucho más fácil sincronizar los recibos directamente con el sistema de gastos”, dice Teresa McLane, gerente de viajes corporativos de una empresa mediana.

Esta automatización ayuda a evitar errores costosos y brinda a los equipos un mayor control sobre los gastos de la empresa. Al establecer límites en los viajes y las comidas, los administradores pueden ayudar a hacer cumplir los viajes y las comidas que se cobran directamente a la empresa. Además, los códigos de gastos personalizados facilitan la conciliación.

3. Falta de visibilidad en tiempo real y supervisión centralizada

Los recibos dispersos, los registros en papel y las aprobaciones por correo electrónico dificultan que los administradores detecten patrones e ineficiencias. La plataforma de Uber para Empresas les permite hacer un seguimiento fácil del uso de comidas y viajes, al tiempo que marcan las tendencias (como el gasto en ciudades, equipos o tipos de viajes). Esto significa que pueden seguir ajustando su programa a medida que cambian las prioridades o las condiciones del mercado.

“Como administrador de viajes, es muy fácil de usar. Ya tienes los paneles. Puedes obtener toda la información que necesitas”, comparte Kristine Rosenberger, gerente regional de viajes para las Américas en NES Fircroft.

4. Aumento de los costos por ineficiencia

Cada dólar cuenta, especialmente con el aumento de las tarifas, los costos de los préstamos y la inflación, y los sistemas manuales de gastos agregan costos ocultos:

• Costos de almacenamiento de hacer malabarismos con varias plataformas y hojas de cálculo
• Sanciones fiscales de reembolsos tardíos en virtud de nuevas reglas de IRA
• Horas de trabajo se dedicó a buscar recibos, corregir errores y aprobar informes

Casi la mitad de los directores financieros (44 %) en una encuesta de PwC Pulse de 2024 dijo que expandir el uso de la tecnología para reducir los costos sería una prioridad de financiamiento en los próximos 12 meses. Uber para Empresas elimina los pasos manuales y ofrece una visión más clara y precisa de los gastos en viajes y comidas.

5. Dificultad para escalar a nuevos empleados y regiones

A medida que las empresas crecen, los sistemas manuales de gastos se vuelven casi imposibles de escalar. Uber para Empresas facilita la implementación de programas de viajes y comidas en diferentes países, monedas y empleados.

Atraer a nuevos miembros del equipo a la plataforma solo requiere unos pocos pasos. Y el proceso de activación es simple, ya que la mayoría de las personas ya conocen las apps de Uber.

Mattie Yallaly, gerente de gastos y viajes corporativos de Perficient, explica lo siguiente: “Teniendo en cuenta la cantidad de tiempo que algunos de nuestros empleados pasan en la carretera, Uber ofrece ahorros significativos y mucha menos frustración. Esto incluye tanto mientras están en tránsito como cuando hacen sus informes de gastos”.

6. Demora en la toma de decisiones

Los costos de viajes y comidas tocan Finanzas, Operaciones de personal, Adquisiciones y más, y los montos de gastos manuales en el trabajo adicional. Los líderes pasan horas clasificando correos electrónicos y codificando gastos, y cuando los informes se ponen al día, las decisiones se toman en función de datos desactualizados. Con controles de políticas integrados y recibos digitales, Uber para Empresas ayuda a los líderes a tomar decisiones más oportunas y seguras a partir de una única fuente de información.