Cómo Uber para Empresas y Ramp eliminan el trabajo manual de los procesos de gastos

El proceso comienza de manera sencilla: Uno de tus usuarios realiza un viaje de $38 al aeropuerto. Entonces las cosas se complican. Hay una foto del recibo, una sugerencia sobre la categoría correcta, una verificación de políticas, una solicitud de validación y, finalmente, una sincronización con tu sistema contable.

El trabajo no termina ahí. Ramp informa que el promedio de un informe de gastos le cuesta a las empresas $58 más 20 minutos de procesamiento por persona. Agrega las horas que se requieren para corregir reportes presentados incorrectamente y multiplica ese esfuerzo en equipos en crecimiento, y no es de sorprender que Mesh Payments haya encontrado que el 78% de los usuarios afirman que los reportes de gastos toman demasiado tiempo.

En un seminario web reciente, Grace Chang de Uber for Business y John Mosca de Ramp hablaron sobre cómo sus soluciones trabajan juntas para simplificar ese proceso, tanto durante como después de la transacción inicial. Combinados, Uber for Business y Ramp ofrecen una solución de gastos automatizada y escalable que prácticamente funciona por sí sola. Lo que sigue es una guía basada en ese enfoque.

El primer reto: estandarizar los gastos desde el origen

Cuando los empleados realizan compras de la empresa con tarjetas personales, los equipos de finanzas no obtienen visibilidad en tiempo real de los gastos. Los reembolsos aparecen 30 días después y la categorización suele ser solo una suposición.

“El transporte terrestre y las comidas son gastos cotidianos de alta frecuencia que generan una gran cantidad de trabajo manual para los equipos de finanzas”, dijo Chang. «Y al principio, la mayor oportunidad es dejar de usar tarjetas personales para los gastos.»

Uber para empresas simplifica ese cambio con una aplicación que la mayoría de los empleados probablemente ya tienen en sus teléfonos. Un interruptor en su app de Uber existente les permite cambiar entre perfiles personales y de negocios, manteniendo ambas cuentas separadas. Además de los viajes con la app de Uber, puedes conectar a tus empleados con Uber Eats, dándoles acceso a 1.2 millones de comercios en más de 10,000 ciudades, prácticamente en cualquier lugar donde la oportunidad de prestar servicios con la app de Uber los lleve.

Desde ahí, sus viajes y comidas de negocios van directamente a la cuenta de su empresa. Este proceso prácticamente elimina la molestia de usar tarjetas personales, reembolsos y recibos que después tienes que buscar.

Obtén herramientas que ayudan a mantener la estandarización

Con Uber para Empresas, los administradores pueden controlar lo que se adquiere sin tener que revisar manualmente cada transacción.

Estos protocolos abarcan diversas áreas útiles:

Límites de gasto por viaje, por día o por semana
Restricciones de tipo de viaje (como limitar las opciones premium solo para ejecutivos o viajes de usuario)
Reglas basadas en el tiempo (como limitar los viajes nocturnos a ciertas horas)
La opción de solicitar códigos de gastos o notas en cada viaje

Desde su perfil de empresa, los empleados solo tienen la opción de solicitar viajes y pedir comidas que cumplan con las políticas. Si hay alguna duda, los socios de la App pueden encontrar fácilmente estas políticas en la sección Business Hub de la app de Uber.

“Se trata de equilibrar la flexibilidad con el control”, dijo Chang. Puedes ampliar los programas mientras estableces las medidas adecuadas de control.

El segundo reto: automatizar lo que sucede después del deslizamiento

Cada vez que un empleado completa una transacción, se activa una serie de tareas posteriores: captura de recibo, categorización, verificación de políticas y sincronización con el sistema contable. Los equipos de finanzas suelen verse saturados cuando esas tareas manuales se acumulan entre equipos.

La integración de Uber for Business y Ramp simplifica el proceso con una secuencia automatizada:

Ramp obtiene el comprobante de Uber, no se requiere foto
La nota se llena automáticamente con los detalles del viaje, como el origen, destino y tipo de viaje
La transacción se asigna automáticamente a la cuenta contable, departamento y ubicación correctos
Ramp revisa el comprobante según tu política de gastos para señalar anomalías
La transacción codificada se integra en tu sistema contable con solo hacer clic en un botón

“Deslizas tu tarjeta y Ramp se encarga automáticamente de todo lo demás, colaborando con Uber para recopilar toda la información y que puedas cerrar tus registros a tiempo”, dijo Mosca.

La IA que aclara las dudas sobre las políticas

Aun cuando las políticas están claramente documentadas, pueden ser difíciles de recordar de memoria. El soporte de texto impulsado por IA de Ramp facilita obtener respuestas inmediatas a preguntas como “¿Este tipo de viaje está dentro de la política?” o “¿Puedo reportar este gasto?”

En segundo plano, la IA de Ramp también audita los metadatos de su recibo para asegurarse de que cumplen con las normas de la política. Cualquier problema se detecta antes de que llegue al equipo de Finanzas.

Combinado con los controles del lado de la app de Uber en la transacción, eso significa que tus políticas se aplican dos veces sin que nadie tenga que revisarlas manualmente.

Gestión automática de gastos en acción

Este tipo de automatización contribuye significativamente a reducir el trabajo manual de forma medible, ya sea en el momento de la compra con Uber for Business o posteriormente con Ramp.

Mosca compartió 2 ejemplos de clientes reales que lo han puesto en práctica con Ramp. Perplexity cuenta con un equipo de Finanzas de solo 10 personas. Cursor, una empresa con una valuación de $30 mil millones, gestiona toda su función financiera con un equipo de 3 personas. En ambos casos, la automatización de Ramp permite que equipos pequeños gestionen tareas de administración de gastos a gran escala.

“Podemos transformar los equipos de finanzas”, dijo Mosca. “Empieza a multiplicarse, donde [cada] persona casi obtiene superpoderes.”

Gracias a Uber for Business y Ramp, cada integrante del equipo de Finanzas ya no necesita gestionar manualmente la captura de comprobantes, su categorización y la sincronización; ahora pueden enfocarse en tomar decisiones que requieren su criterio estratégico.

Chang cerró la sesión resumiendo las principales conclusiones: Si bien el “impuesto de crecimiento” al escalar la gestión de gastos es real, también es posible resolverlo. La clave es estandarizar los gastos desde el origen y automatizar lo que sucede después. Y mientras más pronto tu equipo implemente un sistema, más fácil será crecer.

¿Listo para eliminar el trabajo manual de su proceso de gastos? Comienza con Uber para Empresas y vincula tu cuenta de Ramp en minutos.

Para conocer más sobre cómo funciona la integración completa, accede al seminario web para ver la explicación.