Cómo aumentar la cantidad de viajes y comidas sin perder el control

Un viaje para un empleado es simple. ¿Un centenar de empleados que hacen viajes y piden comida en una docena de ciudades? Ahí es cuando los problemas comienzan a aparecer. Los recibos se acumulan, las infracciones de las políticas salen a la luz semanas después y el trabajo administrativo que mantiene todo en orden crece al mismo ritmo que tu plantilla.

A medida que tu equipo se expande, es poco probable que los métodos que funcionaron para tu plantilla reducida puedan satisfacer la nueva demanda. Dado que el 44% de los compradores de viajes espera que sus empresas aumenten los presupuestos en 2026, hacerlo bien es más importante que nunca.

En un seminario web reciente, las expertas de Uber para Empresas Vanessa Snow y Jenn Tornatore-Knutson explicaron cómo las organizaciones de todos los tamaños pueden crear un programa de viajes y comidas escalable sin aumentar la carga administrativa. Esto es lo que cubrieron.

Cómo actualizar tu configuración actual

Cuando los empleados usan cuentas personales para los gastos laborales, los equipos de finanzas pierden visibilidad en tiempo real de lo que se gasta. Las infracciones de la política no salen a la luz hasta que se presentan los reembolsos. Y no es solo un problema de transporte terrestre: en el Estudio de viajes corporativos de Deloitte 2025, se descubrió que solo el 34% de los viajeros reservan vuelos a través de canales corporativos autorizados, y esa cifra se reduce al 28% en el caso de las reservas de hoteles.

Imagina a un equipo de finanzas tratando de cerrar un trimestre: gastos de viajes enviados en cuentas personales, recibos de comidas en tres formatos diferentes, solicitudes de reembolso que se procesan semanas después de que se realizaron los viajes. No es un proceso interrumpido. No es un proceso en absoluto.

Los gastos fuera de la plataforma no son solo un dolor de cabeza contable; también es una señal de que tu configuración actual pone el cumplimiento sobre los hombros del empleado en lugar del sistema.

Primero crea una estructura y luego amplíala

Lo que hace que Uber para Empresas sea eficaz para administrar viajes y comidas a gran escala es la relación entre programas y grupos.

Los programas definen cómo los empleados pueden usar Uber para Empresas: qué tipos de viajes están disponibles, qué cantidad de comida cubre la empresa y cuándo y dónde se aplica el programa. Los grupos determinan quién tiene acceso a qué programas. Configúralos una vez y puedes administrar el acceso a nivel de grupo en lugar de hacerlo empleado por empleado.

“Comienza con la estructura”, dice Vanessa Snow, gerente sénior de Cuentas Estratégicas Globales de Uber. “Aunque no sea perfecto, tener una idea de cómo quieres configurar tus programas es un excelente punto de partida”.

No todos los empleados necesitan la misma experiencia. Ahí es donde entra en juego la clasificación por niveles del tipo de viaje.

Adapta los viajes a las necesidades de tu equipo

UberX y Uber Electric funcionan bien para los traslados diarios. Mantienen bajos los costos por viaje y Uber Electric agrega una opción de bajas emisiones para equipos con objetivos de sostenibilidad.

Uber Business Comfort y Uber Comfort Electric ofrecen más espacio para las piernas y vehículos más nuevo, además, permiten que los usuarios establezcan preferencias de temperatura y conversación antes de iniciar el viaje. Son una buena opción para los viajes al aeropuerto o pueden ser una ventaja para ciertos niveles de la organización.

Uber Business Black y Uber Business Black SUV están diseñados para viajes ejecutivos, cenas con clientes y momentos en los que necesitas causar una buena primera impresión. Ambos cuentan con vehículos premium, más tiempo para reunirte con el conductor y protección de inicio de viaje puntual en viajes que cumplan con los requisitos.

Desde la sección Cuenta de la app de Uber, tu equipo puede consultar el Centro de negocios y descubrir qué programas están disponibles para ellos, así podrán saber exactamente qué usar sin hacerles preguntas a los administradores.

Mantén tu lista precisa sin que sea un trabajo de tiempo completo

Los programas y los grupos solo funcionan cuando las personas que los componen están al día. Y, en la mayoría de las organizaciones, esa lista cambia con frecuencia.

“En las empresas más grandes, la plantilla nunca es estática”, dijo Jenn Tornatore-Knutson, ejecutiva de cuentas estratégicas globales de Uber. “La gente se une, se va, cambia de equipo o es promovida. Eso es constante”.

Uber para Empresas se integra con las principales herramientas de RR. HH. y finanzas para mantener los datos actualizados sin necesidad de actualizaciones manuales:

Las integraciones de sincronización de la plantilla con proveedores como SAP Concur mantienen tu lista de empleados alineada automáticamente. Cuando alguien se va, se revoca su acceso.
- Con la integración de Uber para Empresas y SAP Concur, puedes sincronizar un subconjunto específico de empleados (un departamento, una ubicación o un centro de costos) en lugar de toda la organización a la vez. Luego, puedes obtener una vista previa del impacto antes de aplicar los cambios e importar a los empleados antes de enviar las invitaciones.
El Protocolo de transferencia segura de archivos (Secure File Transfer Protocol, SFTP) automatiza las sincronizaciones programadas para las organizaciones que ya cuentan con flujos de trabajo de SFTP.
El aprovisionamiento del sistema de administración de identidades entre dominios (System for Cross-domain Identity Management, SCIM) a través de OneLogin u Okta se sincroniza en el momento en que alguien se incorpora y se elimina el acceso cuando se va.
Las cargas de archivos CSV gestionan las agregaciones masivas o las actualizaciones únicas cuando aún no hay una sincronización automatizada.

Independientemente del camino que tomes, el beneficio es el mismo: datos de la plantilla precisos con el menor esfuerzo administrativo posible.

Cómo administrar viajes y comidas en una sola plataforma

Un día típico de un empleado implica más de una interacción con Uber para Empresas: un traslado diario por la mañana, un pedido de almuerzo entre reuniones, un viaje tarde a casa. Cada uno de esos momentos genera datos que fluyen a tu equipo de finanzas en un solo lugar, en vez de distribuirse por varias plataformas que requieren una conciliación por separado.

Esa vista unificada facilita la detección de tendencias, el control de los gastos y la optimización de tus programas a lo largo del tiempo. Y cuando se trata de gastos, el impacto se acumula rápidamente. Según la Asociación Global de Viajes de Negocios (Global Business Travel Association, GBTA), 1 de cada 5 reportes de gastos contiene un error, y se tarda un promedio de 18 minutos y $52 corregir cada uno de ellos. Con las integraciones de Uber para Empresas, los datos de viajes y comidas fluyen directamente a plataformas de gastos como SAP Concur, Navan y Expensify, ya categorizados y etiquetados para viajes y pedidos que cumplen con los requisitos.

“Las organizaciones que obtienen el mayor valor aquí no usan Uber para Empresas para hacer viajes ocasionales”, dice Tornatore-Knutson. “Lo usan como un sistema operativo central, día tras día”.

¿Todo listo para crear un programa que crezca con tu equipo? Comienza hoy con Uber para Empresas.

Reproduce el seminario web completo con Vanessa y Jenn para obtener más información sobre cómo configurar programas, administrar tu lista y reunir viajes y comidas en un mismo lugar.