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Cómo planear un evento fuera de la empresa (con 10 ideas creativas para probar)

Según Nectar, las personas que tienen amistades en el trabajo son más felices, colaboran mejor y experimentan una mejor salud mental. Tiene sentido que las empresas inviertan en ayudar a su personal a formar amistades.

Sin embargo, para los equipos ocupados puede ser difícil dejar las tareas digitales y construir relaciones en persona, sobre todo con una semana laboral de 40 horas llena de responsabilidades.

Entonces, ¿cuál es la solución infalible para ayudar a los miembros de tu equipo a conocerse? Planea un evento divertido fuera de la empresa donde el personal pueda dejar el trabajo y se concentre en hacer amistades.

Este artículo cubre las mejores sugerencias para crear un evento inclusivo fuera de la empresa y ofrece 10 ideas creativas para ayudar a que tu equipo se vincule.

Creación de una empresa inclusiva fuera de las instalaciones

La inclusión debe estar en el centro de tu proceso de planeación del evento fuera de las instalaciones. Un evento inclusivo garantiza que todos los miembros del equipo se sientan respetados, admitidos y comprometidos independientemente de su origen, habilidades o preferencias personales.

Estas son algunas formas de crear un evento inclusivo:

Prepara diversas actividades. Tu fuerza laboral varía en rango de edad, capacidad e intereses, así que planea diferentes actividades físicas, creativas e intelectuales. Algunos miembros del equipo pueden disfrutar de una caminata, mientras que otros disfrutarán de una clase de cocina o de cerámica. Combínalas y prepara actividades divertidas y variadas que atraigan a todos.

Ofrece varias opciones de comida. Haz una encuesta antes del evento. Pregúntale a tu equipo sobre cualquier restricción dietética, limitación religiosa o alergia. De esta manera no tienes que prepararte para cada tipo de dieta, pero puedes adaptarte a las necesidades específicas de tu equipo. También puedes dar cupones de comida a los miembros del equipo y permitirles que pidan sus alimentos en el establecimiento de su elección.

Garantiza la accesibilidad. Si la ubicación que elijas no tiene características de accesibilidad, una parte de los miembros de tu equipo podría quedar excluida. Elige un lugar que facilite a las personas de todas las capacidades moverse con facilidad. De igual manera, escoge actividades grupales que se adapten a diferentes niveles de capacidad física. Si planeas una caminata, por ejemplo, incluye diferentes opciones de senderos. Un sendero podría estar pavimentado y ser accesible para sillas de ruedas, mientras que otros podrían ser más difíciles de transitar.

Recomendaciones para planear una actividad fuera de las instalaciones

Según una encuesta de TravelPerk, el 37% de los encuestados dijeron que les preocupa más incentivar la asistencia al planear un evento empresarial. Si tus objetivos son similares, aquí tienes 4 recomendaciones para ayudarte a aumentar la asistencia:

1. Establece objetivos claros

Antes de planear el evento fuera de las instalaciones de tu empresa, identifica lo que quieres lograr. ¿Quieres que el personal se conozca más? ¿Quieres que los líderes interactúen con sus equipos en un entorno más informal? ¿Te interesa más profundizar en las relaciones interdepartamentales? Una vez que sepas lo que quieres lograr, puedes alinear las actividades con tus objetivos y comunicarlo a tu fuerza laboral.

2. Involucra al equipo y programa con inteligencia los horarios

Lo último que quieres es planear un evento al que los miembros de tu equipo no puedan asistir. Evita este error común involucrando al personal en la planeación. Cuando tu equipo se encargue del proceso de planeación, elegirá un horario que funcione para la mayoría.

3. Elige el lugar adecuado fuera de la oficina para asegurar la comodidad

¿Cómo saber dónde organizar tu evento externo? Según TravelPerk, el 33% del personal dice que elegir un lugar cerca de la oficina es importante. Parece divertido elegir un lugar lejano y exótico, pero eso no funcionará para familias con niños pequeños, personas que cuidan a adultos mayores o con compromisos locales urgentes. Elegir una ubicación práctica hará posible que más personas asistan y disfruten tu evento.

Otra cosa a tomar en cuenta es asegurarse de que todos los participantes cuenten con los servicios necesarios. Por ejemplo, ¿necesitas solicitar una habitación privada para madres lactantes? ¿Planeaste ofrecer comidas y bocadillos abundantes, o hay restaurantes cerca para mantener a tu equipo lleno de energía? Pide a un voluntario que sea la persona de contacto para gestionar los servicios requeridos.

4. Comunica los planes con anticipación y recopilar comentarios

Una vez que hayas planeado el evento, comparte los detalles con tu equipo. Dales tiempo suficiente para prepararse y ajustar sus actividades sociales y familiares en torno al evento. Esto aumenta la probabilidad de que puedan asistir.

Otra buena idea es hacer una encuesta después del evento. Pregunta qué funcionó bien, qué no funcionó y qué podría haberse mejorado. Luego, usa esta información para mejorar aún más los futuros eventos fuera de las instalaciones.

10 ideas creativas para eventos fuera de las instalaciones

Llegó el momento de divertirte planeando las actividades para tu evento fuera de las instalaciones. A continuación te presentamos 10 ideas para promover la conexión, la creatividad y el compañerismo entre los miembros del equipo.

1. Clase de cerámica o arte

Las clases de cerámica y arte son formas divertidas de aprovechar el lado creativo de tu equipo. Puedes invitar a un especialista en arte para guiar a los participantes en la creación de piezas de cerámica únicas, moldear arcilla, pintar o dibujar. Estas clases proporcionan una experiencia relajante, atractiva y práctica. ¿Cuál es la mejor parte? Todas las personas se irán a casa con una obra maestra personal para recordar el día.

2. Noches de juego

Las noches de juegos sacan a relucir el espíritu competitivo de una manera divertida y amigable. Cambia a juegos de mesa, cartas y videojuegos para satisfacer diversos intereses. Los juegos ayudan a los equipos a elaborar estrategias, al fomentar la colaboración fuera de la oficina. Lo más importante es que las experiencias compartidas durante los juegos generan recuerdos que perduran.

3. Karaoke

¿Quiénes son los mejores cantantes de la oficina? Solo hay una forma de averiguarlo. Una noche de karaoke es una excelente forma de dar rienda suelta a los talentos vocales de tu equipo. Los miembros del equipo pueden mostrar sus habilidades de canto o simplemente disfrutar del entretenimiento (si no les gusta ser el centro de atención). De cualquier forma, el ambiente alegre es una excelente forma de romper el hielo y fomentar la camaradería.

4. Actividades de día de campo

A veces, la mejor manera de energizarse es a través de actividad física. La buena noticia es que no tienes que ir muy lejos para activarte. Puedes buscar un parque local y participar en actividades clásicas al aire libre, como carreras de relevos, jalar la cuerda o circuitos de obstáculos.

5. Proyectos de impacto social

Participar en proyectos de impacto social permite a los equipos salir de la mentalidad de ganancias y retribuir a la comunidad. Las actividades de voluntariado pueden incluir hacer limpiezas ambientales, ayudar a organizaciones benéficas locales y plantar árboles. Las actividades basadas en el servicio acercan a los equipos y marcan la diferencia en su zona local.

6. Clases de cocina

Una de las mejores formas de fortalecer vínculos es pasar tiempo en compañía frente al fuego y alrededor de una mesa. Primero, encuesta a tu equipo y pregúntales qué tipo de comida les interesa más aprender a cocinar. Luego, invita a un chef con experiencia local para que enseñe esa cocina o una nueva habilidad culinaria. Si quieres lucirte, considera ofrecer orientación para adquirir la habilidad y luego organiza una competencia con jueces.

7. Diversión al aire libre

Las actividades como senderismo, voleibol de playa, natación o un pícnic ofrecen un cambio refrescante de escenario de la oficina. Anima a tu personal a tomar vitamina D natural, hacer ejercicio y disfrutar de la naturaleza en compañía. Es una excelente manera de fomentar unidad y revitalizar a tu equipo. Alternativamente, si tienes miembros del equipo que no pueden moverse bien o no disfrutan de actividades al aire libre, podrías organizar que el equipo asista a un evento al aire libre, como un partido de fútbol, de básquetbol o un jaripeo.

8. Taller de danza

Desde el jazz y el hip-hop hasta los bailes de salón y la danza irlandesa, el mundo te brinda un sinfín de opciones cuando se trata de conectar a través del baile. Bailar juntos es relajante, rompe barreras y es una forma divertida de llenar de energía al grupo.

9. Retiro de bienestar

Si hay algo que tu equipo de trabajo se merece, es tiempo para enfocarse en el autocuidado. Considera llevar a cabo un retiro que gire en torno de la relajación y el bienestar. Busca un spa o centro de bienestar con un ambiente sereno que ofrezca yoga, meditación y masajes.

10. Renta una experiencia de realidad virtual (RV)

Tal vez hayas probado una noche de videojuegos, pero ¿has considerado una experiencia de alquiler de realidad virtual? Los equipos de realidad virtual transportan a los participantes a un nuevo mundo, rodeados de gráficos interesantes y tareas divertidas. Esta tecnología inmersiva proporciona una forma divertida de interactuar y vincularse entre sí.

Uber para Empresas te ayuda a llegar a donde sea que vayas con tu equipo

Tu personal se esfuerza arduamente y merece tiempo de ocio respaldado por la empresa para disfrutar. No solo les ayuda a construir relaciones, sino que también les demuestras que realmente te preocupas por su bienestar.

Lleva tu evento externo al siguiente nivel con Uber para Empresas al proporcionar cupones o tarjetas de regalo a todos los miembros de tu equipo. Los pueden canjear por viajes y comidas, lo que les facilita ir y volver del evento y disfrutar de la comida que prefieran (todo con recursos de la empresa).

La mejor parte para tu empresa es que no tienes que preocuparte por la logística de la planeación de viajes y comidas ni por el manejo de los informes de gastos. Puedes controlar tu presupuesto y gestionar todo de antemano en la plataforma de Uber para Empresas.

Puede que los productos y funciones mencionados en este artículo no estén disponibles en tu región. Si tienes preguntas, contacta al equipo de soporte de Uber para Empresas.

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