Cómo simplificar el cumplimiento de viajes de negocios con Uber for Business y Navan

Caos de fin de mes. Los equipos de finanzas buscan recibos. Empleados que buscan capturas de pantalla que pueden existir o no. Es un lío familiar y costoso.

La Asociación Global de Viajes de Negocios dice que alrededor del 19% de los reportes de gastos contienen errores. Cada uno tarda un promedio de 18 minutos en resolverse y cuesta alrededor de $52. Multiplica eso en los miles de reportes, y el impacto se vuelve imposible de ignorar.

En un seminario web reciente, Uber Para Empresas y Navan exploraron la raíz del problema y por qué el problema real no son los empleados. Es el sistema.

El costo oculto de los procesos defectuosos

La mayoría de las infracciones de gastos ocurren mucho después de que finaliza el viaje. Y, para entonces, es demasiado tarde.

Para los empleados, el proceso está lleno de fricciones: hacer capturas de pantalla de los recibos, ingresar datos manualmente y responder preguntas sobre políticas unos días o semanas después de un viaje. Para los equipos de finanzas, eso significa tiempos de procesamiento más largos, cierres de fin de mes demorados e infracciones de las políticas que surgen mucho después de que se hayan aprobado los gastos.

La verdad es que incluso los empleados con las mejores intenciones no memorizarán los detalles de las políticas ni enviarán reportes perfectos cada vez, especialmente cuando el proceso es manual. Así es como los pequeños errores se convierten en costos significativos en tiempo y dinero.

Y esos errores son más comunes de lo que piensas. Según Deloitte, solo el 56% de los viajeros usa constantemente las herramientas de reserva preferidas de su empresa, lo que significa que un gran porcentaje de los gastos de viaje se realiza fuera del sistema, es decir, no se puede rastrear ni hacer que cumpla con el reglamento.

¿Qué sucede si el cumplimiento se produce de manera automática?

Imagina que el cumplimiento no dependiera de la memoria, las capturas de pantalla o el trabajo de detección de fin de mes. Con la integración de Uber para Empresas y Navan, el cumplimiento se produce de manera automática, sin trabajo adicional para los viajeros ni para el equipo de finanzas.

Cuando los empleados solicitan un viaje a través de la app de Uber con su perfil de negocios, solo pueden seleccionar los tipos de viaje que cumplan con el reglamento. Si se requieren códigos de proyecto o de cliente, se les pedirá que los ingresen en el momento de hacer la solicitud, no días después, cuando la memoria no esté clara.

Una vez que se completa el viaje, los detalles del viaje, incluidos el establecimiento (Uber), la tarifa, la marca de tiempo y la propina, se sincronizan automáticamente con Navan. Los reportes de gastos se completan sin cargas manuales, sin datos faltantes y sin necesidad de aclaraciones. Es una experiencia de manos libres que reduce drásticamente el tiempo dedicado a administrar los gastos.

Un sistema, muchas ventajas

Los beneficios van más allá de viajes más tranquilos y reportes más limpios.

Para los administradores, la integración facilita la gestión del acceso. Puedes sincronizar toda tu lista de empleados en un solo paso, y el sistema se actualiza automáticamente a medida que las personas se unen o abandonan la empresa. No más limpieza manual ni problemas de acceso incómodos después de la salida.

La misma automatización también se aplica a las comidas. ¿Recibir pedidos Uber Eats a altas horas de la noche? Cubierto. Con las reglas vigentes, las empresas pueden controlar qué tipos de comidas están permitidas y cuándo, para que puedas evitar gastos fuera de la política (como una ronda de margaritas en el almuerzo) sin necesidad de microgestión.

Y para los equipos que hacen un seguimiento de los objetivos de sostenibilidad, la integración incluye métricas integradas. Las empresas pueden acceder a datos sobre el uso de vehículos eléctricos, hacer un seguimiento de las reducciones en su huella de carbono e incluirlos en sus informes de gobernanza sin trabajo adicional.

Una mejor experiencia en acción

Este es un ejemplo del nuevo proceso:

1. Un viajero cambia a su perfil de negocios en la app de Uber
2. Las opciones de viaje disponibles se filtran según la política y la función (p. ej., solo los ejecutivos reciben opciones premium).
3. El viajero agrega códigos de gastos o propósitos del viaje al momento de solicitar viajes
4. Después del viaje, todos los detalles del viaje y el recibo final se cargan automáticamente a Navan
5. Si el viaje se cobra a una tarjeta corporativa, se envía de inmediato. Los viajes de desembolso personal aparecen como borradores de transacciones para una rápida aprobación

Sin recibos para administrar. Sin demoras en la aprobación. Sin seguimientos innecesarios.

Implementación que funciona

La configuración y el uso son sorprendentemente rápidos.

• Para administradores: Desde el panel de control de Navan, los administradores pueden conectar una cuenta existente de Uber for Business o crear una en menos de 15 minutos.

  
  

• Para socios de la App: Los miembros del equipo reciben una invitación para unirse a la cuenta de Uber for Business de la empresa. Una vez que se les haya aceptado, pueden cambiar a su perfil de negocios en la app y vincular un método de ganancia. Eso es todo. No necesitas crear una cuenta nueva ni recibir capacitación.

  
  

• Para empresas: La mayoría de las empresas comienzan con un grupo piloto y luego se expanden a medida que la información se difunde internamente. Y se propaga rápidamente. Después de que los socios de la App experimentan el ahorro de tiempo y dejan de recibir notificaciones por incumplimiento, ya no quieren regresar.