5 funciones imprescindibles de un programa de viajes

Elaborar un programa de viajes que beneficie a tu negocio y a tu personal puede ser un desafío para las empresas de todos los tamaños, aún más para las pequeñas y medianas empresas con equipos y recursos limitados.

Sin embargo, el tamaño de la empresa no debe ser un obstáculo para tener un gran programa de viajes. Nunca eres demasiado pequeño para aprovechar las muchas ventajas de los viajes, desde fortalecer las relaciones comerciales e impulsar las ventas hasta empoderar a los empleados y ampliar tu alcance.

Entonces, ¿cuáles son los ingredientes clave de un programa de viajes transparente, eficiente y enriquecedor? Veámoslo.

1. Protocolos redactados con claridad

Un programa de viajes sólido comienza con una buena comunicación. En el mejor de los casos, los protocolos imprecisos confunden al personal. En el peor de los casos, crean deslices costosos y evitan que los empleados busquen oportunidades de viaje.

Todo reglamento de viajes necesita pautas escritas con claridad sobre los alojamientos aprobados, las opciones de transporte y otros detalles, entre los que se deben incluir los siguientes:

• procesos de solicitud
• decisiones sobre el tipo de viaje
• gastos permitidos por día
• límites de gastos de alojamiento
• medidas de seguridad para los viajeros
• reporte y devolución de gastos
• plataformas aprobadas

El programa también debe definir con claridad las funciones y las responsabilidades de cada participante, incluido un operador designado que pueda justificar cada decisión y comunicar los parámetros a los empleados. Explicar los motivos detrás de las políticas fomenta la confianza y favorece su adopción, lo que permite que los empleados viajen con confianza, claridad y soporte.

2. Presupuesto y rendición de gastos metódicos

La contabilidad precisa es el combustible detrás de tu programa de viajes, esencial para alcanzar tus objetivos financieros y crear un programa duradero. Aunque establecer el [presupuesto de viaje óptimo](https://www.uber.com/us/es/business/articles/corporate-travel-budget/) puede parecer abrumador, no tiene por qué serlo. Desarrollar un presupuesto viable se reduce a los siguientes pasos:

• Analiza los datos de viajes anteriores para conocer las tendencias y los ahorros
• Enumera los fines del programa, como formar asociaciones con hoteles
• Agrupa los gastos previstos en categorías, como transporte, comidas y alojamiento
• Asigna un presupuesto para cada categoría
• Establece un proceso de aprobación adecuado
• Supervisa y modifica el programa en función de la nueva información
  
  

Ahora que tienes un presupuesto, ¿cómo lo respetas? La tecnología es de gran ayuda. Las plataformas de gestión de viajes, como Uber para Empresas, pueden automatizar tareas tediosas como el seguimiento de gastos, lo que te ayuda a ahorrar tiempo, elimina la necesidad de recibos en papel y permite la visibilidad de los gastos de viajes terrestres.

Para los viajeros, funciones como las de los perfiles de negocios de la app de Uber separan los gastos comerciales de los personales, lo que ayuda a garantizar que nadie, ya sea un empleado que viaja o un miembro del equipo de Finanzas, tenga que buscar y cargar recibos o lidiar con devoluciones en tarjetas personales. Para los gerentes de viajes, la plataforma Uber para Empresas simplifica la contabilidad y reduce la fricción al integrarse con las principales integraciones de gastos, como SAP Concur, Coupa y Navan, para automatizar el reenvío de recibos.

3. Datos en un panel centralizado

Cuando la información clave de los viajes, como el transporte terrestre y los datos de entrega de comidas, está dispersa en diferentes plataformas, es casi imposible controlarla, en especial, si eres la única persona a cargo. ¿El resultado? Se ve afectada la seguridad, se disparan los gastos y los proveedores pasan desapercibidos.

Una plataforma centralizada reúne todos los datos importantes de los viajes en un lugar conveniente, lo que ayuda a los líderes a justificar el valor de los viajes, a proteger a los viajeros y a detectar gastos fuera del reglamento. El panel de Uber para Empresas, por ejemplo, aporta una vista unificada de los viajes y las comidas, las emisiones de carbono y los gastos. Los gerentes de viajes pueden usar el panel para identificar patrones de viaje, establecer reglas y límites, comparar métricas con los estándares de la industria y analizar el desempeño de los proveedores.

4. Soporte para el bienestar de los empleados

Los viajes de negocios son una experiencia disruptiva, y los empleados sienten cada sacudida y cambio de hora. Por eso, tu programa de viajes debe incluir políticas y ventajas que conviertan los viajes de negocios en algo más que una obligación.

Un buen programa de viajes ayuda a los viajeros tanto a expandir tu negocio como sus horizontes personales. A través de la personalización, las recompensas y el ocio, las siguientes funciones logran precisamente eso:

• Opciones de comida y de transporte. Cada viajero tiene necesidades únicas, desde dietas hasta accesibilidad. Tu programa de viajes puede adaptarse a estas diferencias a través de varias opciones de entrega y viajes compartidos. El propósito de todo esto es ayudar a tu organización a cumplir con su deber de protección, mientras cuidas la salud mental y física de tu equipo.

  
  

• Promociones de viajes. Facilitar que los empleados viajen en grupo es una manera de aumentar la moral. Otra forma es ofrecer promociones de viaje, por ejemplo, ayudarlos a conectarse con programas de lealtad de aerolíneas o de hoteles, u ofrecer tarjetas de regalo o días adicionales de vacaciones.

  
  

• Oportunidades de negocios y ocio (bleisure). El bleisure (momentos de recreación durante los viajes de negocios) es un elemento cada vez más popular en los programas de viajes. Al darle tiempo a los empleados para recargar energías, explorar un nuevo destino o visitar a familiares y amigos, puedes reducir el agotamiento y los costos de viaje.

5. Revisiones y actualizaciones periódicas

¿Cuál es la última pieza del rompecabezas? La adaptabilidad. Incluso los mejores programas de viajes deben adaptarse continuamente a las nuevas prioridades, las necesidades de los empleados, las tendencias de los usuarios, las tensiones geopolíticas y las asociaciones. Las revisiones anuales confirman que cada reglamento sigue siendo pertinente, rentable y seguro.

Mantente al tanto de la información que puede ayudarte a actualizar tus programas de viajes. Una buena manera de obtener comentarios útiles es hacer una encuesta a los empleados que participaron en el programa. Del mismo modo, los datos de la plataforma de administración de viajes pueden revelar qué les provoca dolores de cabeza a los viajeros u obligar a los gerentes a hacer tareas adicionales. Al crear una cultura de comentarios continuos e implementar cambios según sea necesario, puedes hacer que cada viaje sea más satisfactorio que el anterior.