Simplifica los viajes para toda tu organización con el manual de viajes y gastos de Uber

La gestión de viajes y gastos no es solo un problema financiero, sino que también afecta a toda la empresa. Ya sea que tengas una startup de 30 personas o una organización global de 30 000 personas, los puntos débiles son sorprendentemente similares: recibos perdidos, infracciones de las políticas, datos dispersos y limpieza constante.

En Uber, hemos visto el impacto de estos problemas de primera mano, y nos alejamos de los procesos manuales y lentos para crear un sistema que elimina las fricciones, hace cumplir automáticamente y se adapta al crecimiento.

en un seminario web reciente Con los expertos en viajes y gastos de Uber, Justin Reyhl y Dennis Fowler, exploramos cómo funcionan estos flujos de trabajo automatizados y cómo benefician a todas las personas involucradas.

Olvídate de los procesos manuales de viajes y gastos que requieren mucho tiempo

El objetivo es simple: eliminar los pasos manuales repetitivos que alejan a tu equipo del trabajo de mayor valor. Con Uber para Empresas, los gastos de transporte y comidas se transfieren directamente a los sistemas administrativos, sin necesidad de buscar recibos, entradas manuales ni papeleo posterior al viaje.

Así es como se ve en la vida real para 3 grupos diferentes de personas en tu organización: empleados, gerentes y equipos de finanzas y viajes y gastos.

Para los empleados: eliminar la fricción de la experiencia de viaje

Alejarse de los procesos manuales de viajes y gastos significa menos distracciones en el camino. Cuando los gastos están automatizados, los viajes de negocios se vuelven más intuitivos y los empleados pueden concentrarse en su trabajo real, no en el trabajo administrativo que lo rodea.

Envíos de informes sin gastos de transporte y comidas

Los flujos de trabajo tradicionales de viajes y gastos obligan a los empleados a ser contables a tiempo parcial: recopilar recibos, completar formularios y esperar las aprobaciones. Pero con Uber para Empresas, no es necesario que envíes los gastos de viajes o comidas. Los empleados simplemente piden un viaje en la app de Uber a través de su perfil de negocios y el resto se hace de manera automática.

Como explica Reyhl, Uber eliminó por completo estas transacciones de su propia plataforma de gastos: “Los empleados simplemente solicitan su viaje Uber en la cuenta Uber centralizada... Automatizamos por completo la parte de gastos de esa responsabilidad para el empleado”.

No es necesario recolectar recibos ni ingresarlos manualmente

Los procesos manuales ralentizan a las personas y pueden ocasionar errores costosos. Datos mal escritos, entradas duplicadas o recibos faltantes: los gastos administrativos se acumulan rápidamente.

“Realmente nos enfocamos en tratar de reducir el contacto con un gasto, e incluso en automatizarlo por completo”, dice Reyhl. Con Uber para Empresas, los detalles de las transacciones fluyen directamente a los sistemas administrativos, lo que elimina la necesidad de que los empleados ingresen datos o busquen documentación.

Experiencias de viaje más rápidas y predecibles

Los gastos complicados de viajes y gastos crean dificultades para todos y frustran a los equipos de finanzas. Por eso, Uber para Empresas creó un sistema en el que los empleados no tienen que cuestionar cada gasto y lo que está permitido. Fowler explica: “Permitimos determinadas clases de servicio según el empleado. Si eres ejecutivo, tienes acceso a ciertos tipos de viajes, por ejemplo. Todo esto se gestiona de manera interna dentro del sistema de Uber”.

Cuando los empleados utilizan su perfil de Uber para Empresas, solo se les muestran los tipos de viaje que están disponibles para ellos según las políticas validadas.

¿El resultado? Los empleados pueden solicitar viajes aceptables con confianza sin necesidad de memorizar las reglas. Simplemente llegan a su destino y luego regresan al trabajo.

Para los gerentes: proteger el tiempo valioso y mejorar la supervisión

Cuando los gerentes carecen de visibilidad, a menudo terminan reaccionando a los problemas después de que ya sucedieron. Uber para Empresas ayuda a los gerentes a anticiparse a los problemas de gastos sin verse atascados en la revisión manual.

Visibilidad en tiempo real de los patrones de gastos del equipo

Sin un sistema de alerta temprana, los gastos excesivos pueden pasar desapercibidos hasta que es demasiado tarde para corregir el rumbo. Como compartió Fowler, “los gerentes se sorprenden cuando ven que se exceden esos presupuestos y los empleados no saben lo que está permitido”. Esa desconexión conduce a un aumento del presupuesto y a la confusión en todos los lados.

Uber para Empresas brinda a los gerentes acceso directo a los paneles que muestran los gastos a medida que se realizan. Desde el volumen de viajes hasta el tipo de viaje y el cumplimiento de las políticas, los gerentes pueden detectar rápidamente cualquier cosa fuera de lo común y abordarla de inmediato.

Más tiempo enfocado en las responsabilidades principales

Los gerentes se usan mejor para liderar equipos e impulsar la estrategia, no para revisar recibos o resolver errores de viajes y gastos. Pero los sistemas heredados a menudo requieren precisamente eso: revisiones manuales de los informes de gastos, aclaraciones de políticas únicas y seguimiento con los empleados.

Con Uber para Empresas, esas tareas desaparecen en gran medida. “Simplificamos el proceso de aprobación del gerente”, dice Reyhl. “Simplemente les damos un resumen de la actividad de sus empleados a fin de mes en lugar de pedirles que revisen transacción por transacción”. Ese turno libera mucho tiempo cada mes para que los gerentes lo dediquen a lo que más se necesita.

Para los equipos de finanzas y viajes y gastos: de la gestión reactiva a la proactiva

Los líderes de finanzas y viajes y gastos no pueden esperar hasta fin de mes para descubrir problemas. Con Uber para Empresas, obtienen acceso en tiempo real a datos de gastos y controles automatizados que reducen errores, aceleran la conciliación y hacen cumplir las normas antes de que surjan problemas.

Visibilidad de los gastos en tiempo real en todas las ubicaciones

Cuando los datos están dispersos en los sistemas, o enterrados en hojas de cálculo, los equipos de finanzas tienen que perder el tiempo persiguiéndolos. Esa demora hace que sea difícil detectar tendencias, administrar presupuestos o responder preguntas rápidamente.

Uber para Empresas reúne toda la información en un solo lugar. “Integramos nuestros datos de Uber para Empresas en nuestras herramientas de agregación de datos para ayudar a impulsar el cumplimiento y dar visibilidad sobre los gastos generales”, dice Reyhl. Los equipos de finanzas pueden hacer un seguimiento inmediato de a dónde va el dinero, cuándo y por qué, por región, por empleado y por periodo.

Supervisión automatizada del cumplimiento

Las auditorías manuales solo detectan lo que buscan y, a menudo, demasiado tarde. Eso es arriesgado cuando las infracciones de las políticas o el fraude pueden pasar desapercibidos, potencialmente durante meses.

Con Uber para Empresas, las reglas de la política se aplican automáticamente al reservar. Las restricciones basadas en la función del empleado, el tipo de viaje y la ubicación geográfica están integradas en el sistema. Esa automatización reduce drásticamente el riesgo de que los cargos duplicados o que no cumplan con los requisitos lleguen al sistema.

Procesos de cierre de fin de mes simplificados

La conciliación manual consume tiempo y demora la presentación de informes. Desde la búsqueda de recibos hasta la corrección de errores de codificación, la forma anterior de cerrar los libros era lenta y propensa a errores.

Uber para Empresas elimina gran parte de ese trabajo. Las transacciones están precodificadas, se vinculan automáticamente a los perfiles de los empleados y se envían directamente a los sistemas de gastos. Como explica Reyhl, “podrías pagar mil viajes con una sola tarjeta de crédito y luego llevar la contabilidad en el back-end”. El resultado: ciclos de cierre más rápidos y pronósticos más precisos, con mucho menos levantamiento manual.