Cómo crear un programa de comidas que funcione de manera automática

Pocas ventajas son tan populares como la comida. Desde las cafeterías de las fábricas a principios del siglo XX hasta los almuerzos servidos en los modernos campus tecnológicos, las comidas han sido durante mucho tiempo una manera sencilla de mostrarle a los empleados cuánto se les valora.

Hoy, el interés por las comidas en el lugar de trabajo se mantiene fuerte: el 72% de los millennials y el 62% de los trabajadores en general, afirma que las empresas deberían ofrecer comidas sin costo al personal que trabaja en las instalaciones. Además, en un estudio reciente, el 58% de los empleados afirmó que el almuerzo sin costo les motivaría a asistir a la oficina.

Las ventajas van más allá de la satisfacción de los empleados. Los programas de comidas suelen formar parte de estrategias más amplias de bienestar de los empleados, y el 95% de las empresas que realizan un seguimiento de estos programas afirman obtener resultados positivos. Las organizaciones destacan beneficios como una mayor productividad, un mayor compromiso y un menor absentismo.

Por lo tanto, la cuestión no es si los programas de comidas son importantes, sino cómo ofrecerlos sin generar más trabajo a unos equipos que ya están al límite.

El desafío de gestionar las comidas de los empleados

Hoy en día, las empresas ofrecen una media de 13 beneficios opcionales. Mientras tanto, el 62% de los profesionales de RR. HH. afirma que ya está trabajando por encima de su capacidad. Agregar otro programa puede generar rápidamente más trabajo en segundo plano.

Las comidas en el lugar de trabajo también se están volviendo más complejas. Las cafeterías tradicionales están perdiendo popularidad a medida que los equipos se distribuyen más y las empresas optan por opciones flexibles como estipendios y entregas. Si bien estos enfoques ofrecen más opciones, también presentan nuevos desafíos operativos.

Tareas como aprobar pedidos, responder a preguntas sobre políticas y hacer un seguimiento de los recibos generan un trabajo administrativo constante. Los presupuestos comienzan a aumentar sin controles claros. Los empleados presentan recibos de diferentes proveedores y ubicaciones. Los gerentes aprueban los gastos uno por uno y los equipos de finanzas concilian los cobros después de llevarse a cabo.

A medida que este trabajo se acumula entre los distintos equipos y ubicaciones, la coherencia empieza a perderse. Los distintos grupos empiezan a funcionar de formas ligeramente diferentes, con presupuestos, patrones de aprobación y comportamientos de gastos distintos, dependiendo de cómo esté configurado el programa. Con el tiempo, se vuelve más difícil mantener la coherencia del programa en toda la organización.

¿Cuál es el resultado? Lo que debería ser un simple beneficio se convierte poco a poco en una carga cada vez más difícil de gestionar.

Lo que se necesita para gestionar correctamente un programa de comidas

Los programas de comidas más efectivos son fáciles de administrar, sencillos de usar y lo suficientemente flexibles para adaptarse a diferentes horarios, ubicaciones y preferencias alimenticias.

Al evaluar una solución, busca lo siguiente:

• Automatización que reduce la carga administrativa. La automatización puede liberar hasta el 65% del tiempo que los gerentes dedican a tareas repetitivas de recursos humanos, como solicitar comprobantes o responder las mismas preguntas sobre políticas, para que los equipos puedan enfocarse en actividades de mayor prioridad.

  
  

• Controles integrados que mantienen todo en orden. A medida que la modalidad híbrida hace que la demanda sea menos predecible, muchas organizaciones están pasando de las cafeterías a esquemas estructurados de entrega de comidas con presupuestos y políticas definidos, lo que ayuda a reducir el desperdicio y mantener el gasto bajo control.

  
  

• Información que mejora la toma de decisiones. Las organizaciones líderes están utilizando información en tiempo real para prever mejor la demanda y adaptar sus programas con el tiempo, equilibrando el control de costos con la satisfacción de quienes colaboran en la empresa.

  
  

• Herramientas que mejoran la experiencia del socio de la App. Los empleados clasifican constantemente el reporte de gastos como una de las tareas laborales más frustrantes, por lo que la gestión automatizada de recibos ayuda considerablemente.

  
  

• Opciones, flexibilidad e inclusión alimentaria. Con 57% de los estadounidenses que han probado una dieta o patrón alimenticio específico, los programas de comidas deben adaptarse a una amplia variedad de preferencias y necesidades alimentarias.

Opciones flexibles de comida para los empleados

Los programas de comidas para empleados vienen en muchos formatos diferentes, a menudo determinados por la forma en que trabajan los equipos, ya sea en la oficina, de manera remota o híbrida.

Entre los enfoques más comunes se incluyen:

Créditos individuales para comidas

Una asignación periódica para comidas, establecida de forma diaria, semanal o mensual, que permite a los empleados pedir comida dentro de un presupuesto definido.

Este enfoque funciona bien para equipos híbridos y distribuidos. Ofrece a los empleados la flexibilidad de elegir comidas que se adapten a sus horarios, al tiempo que ayuda a los empleadores a mantener unos costos más predecibles.

Almuerzos de equipo con pedidos grupales

Las comidas compartidas son una forma sencilla de reunir a los equipos que trabajan en la oficina.

Muchas empresas organizan almuerzos periódicos durante ciclos de proyectos muy ocupados, jornadas de capacitación o reuniones semanales de equipo. En lugar de organizar un único servicio de catering, los organizadores pueden gestionar pedidos grupales, en los que los empleados eligen sus propias comidas de los restaurantes participantes.

Esto facilita la adaptación a diferentes preferencias alimentarias sin añadir pasos de coordinación adicionales.

Comidas para eventos de la empresa

Los programas de comidas se utilizan a menudo para eventos especiales, como lanzamientos de ventas, reuniones de la empresa, sesiones de procesos de activación o días de reconocimiento a los empleados.

Algunas empresas usan servicios de catering en paquetes para grupos grandes, mientras que otras permiten a los asistentes pedir sus propias comidas dentro de un presupuesto establecido. El servicio de catering simplifica la coordinación, mientras que los pedidos individuales ofrecen a los empleados más opciones en función de sus preferencias y necesidades dietéticas.

Comidas para equipos remotos

En el caso de los equipos distribuidos, las comidas compartidas pueden ayudar a recrear la experiencia social de comer juntos cuando los empleados se encuentran en diferentes lugares.

Algunas organizaciones envían créditos para comidasdurante las reuniones virtuales o las reuniones de toda la empresa, de modo que los empleados puedan compartir una comida que se les entrega a cada uno en su puerta.

Es una forma sencilla de hacer que los equipos remotos se sientan incluidos y conectados.

Las ventajas de un programa de comidas bien gestionado

Un programa de comidas bien gestionado utiliza automatización y controles centralizados para que pedir sea sencillo para los empleados y el gasto fácil de administrar para los administradores.

Las ventajas se reflejan rápidamente en ambos lados:

Los administradores obtienen control integrado

Con un programa de comidas bien administrado, los administradores pueden hacer lo siguiente:

• Reduce la carga administrativa al eliminar tareas manuales
• Mantén los costos bajo control con presupuestos y políticas establecidos desde el principio
• Mantén visibilidad sobre los gastos en todos los equipos y ubicaciones

Los socios de la App obtienen una mejor experiencia

Con un programa de comidas bien gestionado, los socios de la App pueden:

• Haz un pedido en los restaurantes que ya les gustan
• Evita complicaciones de reembolso y gastos por adelantado
• Recibe comidas cuando y donde las necesiten
• Disfruta de una experiencia constante en todas las ubicaciones

Todo se gestiona desde una sola plataforma, así que los empleados dedican menos tiempo a los procesos y más tiempo disfrutando de sus comidas.