Los costos reales de los programas de viajes ineficientes

Todos hemos escuchado lo que sucede cuando se alinean las estrellas de los viajes de negocios: las relaciones con los clientes prosperan, los equipos encuentran mejores maneras de colaborar y se abren nuevos mercados. Pero ¿cuáles son los costos de hacerlo mal?

Sin un programa de viajes transparente y administrado, las empresas transforman una oportunidad de crecimiento en una obligación que hace perder tiempo y frustra a los viajeros. Continúa leyendo para comprender los costosos problemas que puede causar un programa de viajes ineficiente y cómo los gerentes de viajes usan Uber para Empresas para enfrentar el problema.

La mayoría de los gerentes de viajes ya tienen mucho trabajo con presupuestos, proveedores, cumplimiento y otras tareas. Un programa de viajes ineficiente les da aún más que hacer, lo que los obliga a saltar entre plataformas dispersas para controlar la actividad y los gastos de los viajeros.

La gerente de viajes a nivel global de Waters Corporation Camila Boyes da cuenta de ello. “En un día cualquiera, paso de la negociación de un contrato con una aerolínea al nuevo pedido de flotilla”, dice, “por lo que tengo muchas presiones diferentes en mi tiempo”.

Uber para Empresas simplifica el proceso y aumenta la visibilidad en cada paso, desde la planificación previa al viaje hasta la contabilidad posterior al viaje. Los paneles transparentes y los controles personalizables facilitan a los gerentes de viajes el seguimiento y el control de los gastos, las comidas y los usuarios. Kristine Rosenberger, cliente de Uber para Empresas y gerente regional de viajes de América de NES Fircroft, está de acuerdo. “Es muy fácil de usar. Tienes los paneles. Puedes obtener toda la información que necesitas”.

Los empleados son el centro de la experiencia de viaje. Pero un programa ineficiente agrega estrés innecesario y promueve el síndrome de desgaste profesional, ya sea debido a logística y protocolos complejos, problemas de seguridad, demoras o reprogramación de último momento.

Uber para Empresas lleva lo mejor de Uber a los viajes de negocios para que cada viaje sea sencillo y sin estrés. Los viajeros de negocios pueden reservar viajes al aeropuerto o a una conferencia con anticipación, hacer un seguimiento de su ruta en tiempo real y disfrutar de comodidad familiar en miles de ciudades de todo el mundo. Y, con la rendición de gastos automatizada, no es necesario guardar recibos ni archivar informes de reembolso, solo viajas y listo. Es una manera más sencilla de trasladarse de modo que los empleados puedan concentrarse en su trabajo y no en la logística de los viajes.

Los comentarios de los viajeros de negocios muestran que estas medidas marcan una gran diferencia. “Solo recibimos comentarios positivos de nuestros viajeros sobre la implementación y el programa en general”, agrega Boyes.

La gerente de viajes para América del Norte de International SOS Brenda Davis expresa lo mismo. “Tan pronto como lo anuncié, todo mi equipo de ventas se registró de inmediato porque sabían lo valioso que era”.

Con demasiada frecuencia, los problemas de seguridad impiden que los empleados participen en las oportunidades de viajes de trabajo. Y el transporte poco confiable es una gran parte de esas preocupaciones. Con el programa adecuado, los gerentes de viajes tienen herramientas para hacer un seguimiento del progreso, y los empleados tienen la tranquilidad de tener éxito en todo el mundo.

“Nuestra principal preocupación es el deber de brindar protección y cuidado: asegurarnos de que nuestros viajeros estén a salvo y de que sepamos dónde están”, dice Bridgette Henry, analista de viajes corporativos de VF Corporation. “A través de la plataforma de Uber para Empresas, puedo ver hacia y desde dónde conducen”.

La plataforma de Uber para Empresas incluye funciones de seguridad integradas (envío de SMS al 911, informes durante el viaje y alertas de cinturones de seguridad) para que los usuarios se sientan seguros dondequiera que vayan. ¿El resultado? Más del 99% de los viajes con la app de Uber no reportan ningún incidente de seguridad.

Los gastos ya son tediosos. Un programa de viajes que se base en el mantenimiento manual de registros o recibos en papel corre el riesgo de errores humanos e incumplimiento, y ralentiza a los equipos de finanzas. Uber para Empresas elimina esta barrera integrándose con los principales sistemas de rendición de gastos, como SAP Concur y Coupa, y reenviando automáticamente los recibos de viajes o entregas de comidas.

“Uber para Empresas nos ahorró mucho tiempo”, dice Ted Chan, gerente de flotilla y viajes de Schindler Elevator, EE. UU. “Los recibos se transfieren a nuestras herramientas de administración de gastos para que no tengas que preocuparte por exportarlos, solo debes presionar el botón Enviar”.

Incluso facilita la separación de los gastos de viajes personales de los de negocios. Teresa McLane, gerente de viajes corporativos de una empresa mediana, explica: “En una de las primeras pantallas de inicio de sesión, aparece la pregunta: ‘¿Esto es personal o de negocios?’ Y permitió [a los viajeros] alternar entre los 2 perfiles antes de reservar el viaje”.

El transporte ineficiente acumula rápidamente millas y emisiones adicionales, lo que ralentiza los hitos de descarbonización. Uber para Empresas puede ser de gran ayuda en esta área, ya que integra la sostenibilidad en los planes de viajes terrestres eficientes.

“Todos deben ser más conscientes de cómo usamos el transporte y del medio ambiente”, explica Rosenberger. “Subirse a un vehículo con la app de Uber en lugar de rentar un auto y todas las emisiones adicionales en el camino… creo que es una buena oportunidad para hacer tu parte”.

Uber se comprometió a convertirse en una plataforma de emisiones netas cero para 2040. Como parte de ese esfuerzo, los usuarios pueden solicitar viajes en vehículos híbridos o totalmente eléctricos en más de 1500 ciudades, y los administradores de viajes pueden ver las métricas de estos viajes para hacer un seguimiento de las emisiones de carbono de los viajes terrestres a lo largo del tiempo.