Uber para Empresas por dentro: Una conversación con nuestros expertos en productos
Estás muy cerca de poder disfrutar las ventajas de Uber para Empresas: operaciones optimizadas, rendición de gastos más sencilla y empleados más felices. Pero primero debes tener todo preparado. Ya sea que estés usando la plataforma por primera vez o que estés optimizando tu programa, comprender cómo configurar el acceso, asignar funciones y fomentar la adopción puede marcar la diferencia.
Recientemente, invitamos a nuestros expertos en productos para que respondan algunas de las preguntas más comunes que los usuarios tienen sobre la configuración y la administración de la plataforma. Desde la asignación de funciones hasta el fomento de la adopción por parte de los empleados, esto es lo que debes saber para crear un programa eficiente y escalable desde el principio.
¿Cuáles son las ventajas de usar Uber para Empresas?
Uber para Empresas ofrece a las organizaciones y a los empleados una manera sencilla y escalable de administrar viajes, comidas y cupones. Estas son solo algunas de las ventajas específicas:
- Controles de reglamentos y programas personalizados para mantener el cumplimiento de la rendición de gastos de viajes y comidas
- Reportes en tiempo real y rendición de gastos automatizada para facilitar la administración
- Proceso de activación sencillo para los empleados mediante las apps de Uber y de Uber Eats que ya usan
- Experiencias premium, como viajes de clase ejecutiva
- Ventajas opcionales, como puntos del programa de lealtad y millas con los socios de Uber para Empresas
- Funciones de seguridad y visibilidad que brindan a las empresas información sobre el uso que hacen los empleados de la plataforma
Conoce más sobre las ventajas para las personas que viajan por negocios.
¿Cuáles son los requisitos de tamaño mínimo para comenzar?
No hay requisitos de tamaño mínimo ni máximo. Uber para Empresas está diseñado para adaptarse a las necesidades de cualquier negocio, ya sea un operador individual o una empresa global.
Tampoco hay tarifas de membresía ni cargos por servicio. Solo pagas por lo que usas, ya sean viajes, comidas o cupones. Una vez que configures una cuenta y tu primer programa, podrás comenzar a usar la plataforma de inmediato.
¿De qué manera los administradores otorgan acceso a los empleados?
Agregar empleados a Uber para Empresas es un proceso flexible y simple. Puedes invitar a los usuarios de forma individual por correo electrónico o en grupo con herramientas como la carga de archivos CSV, invitaciones directas por correo electrónico o enlaces de Slack. En el caso de organizaciones más grandes, puedes integrar la sincronización de listas mediante herramientas como Concur o SFTP para administrar el acceso de forma automática.
Los empleados reciben un correo electrónico de verificación para vincular su dirección de correo electrónico laboral a su cuenta Uber.
Una vez realizada la verificación, podrán pasar del perfil de negocios al perfil personal y viceversa dentro de la app de Uber sin problemas.
Encontrarás indicaciones aún más detalladas sobre cómo los empleados pueden unirse a tu cuenta en nuestro Centro de Ayuda.
¿Qué estrategias funcionan bien para fomentar la adopción de la plataforma por parte de los empleados?
Comienza por destacar las ventajas que ofrece. Los empleados disfrutan de las ventajas de no tener que pagar con dinero de su bolsillo, reportar los gastos sin problemas y tener acceso a experiencias premium de viajes y comidas.
A continuación, te damos algunos consejos tácticos:
- Comparte invitaciones por Slack o por correo electrónico, o coloca códigos QR en la oficina
- Envía invitaciones por SMS directamente mediante el panel de Uber para Empresas
- Haz una prueba piloto del programa con un equipo pequeño (personas que viajan con frecuencia o personas de un departamento) para recopilar comentarios y generar impulso
- Prepara un plan y preguntas frecuentes internas para ayudar a los usuarios si surgen preguntas
Así es como varios gerentes de viajes llevaron a cabo la adopción y el proceso de activación con sus empleados.
¿Cuántas personas pueden tener derechos de administración?
No hay un límite en la cantidad de administradores que puedes asignar. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones limitan el acceso completo de administrador a unas pocas personas por cuestiones de simplicidad y control. Uber para Empresas ofrece 4 funciones distintas para ayudarte a delegar responsabilidades de manera adecuada:
Administrador: Tiene acceso completo al panel de Uber para Empresas. Los administradores pueden administrar la facturación y los pagos, invitar a empleados, asignar funciones, crear y editar programas (por ejemplo, de viajes, comidas y cupones) y establecer las configuraciones generales de la cuenta. Esta función es ideal para gerentes de viajes, líderes de operaciones y propietarios de programas que deben mantener un control integral.
Coordinador: Puede solicitar viajes, enviar cupones y distribuir tarjetas de regalo en nombre de otros empleados o usuarios. Esta función es ideal para asistentes ejecutivos, gerentes de oficina y líderes de equipos que se encargan de la logística diaria, pero que no necesitan acceso a la configuración global o de facturación.
Supervisor: Recibe reportes semanales automatizados por correo electrónico y es responsable de revisar y autorizar los viajes asignados. Los revisores también pueden solicitar información adicional sobre viajes marcados o de alto costo, lo que hace que esta función sea particularmente útil para los equipos de finanzas y cumplimiento.
Gerente de sostenibilidad: Cuenta con acceso exclusivo al panel de sostenibilidad de Uber para Empresas. Esta función permite tener visibilidad sobre los datos de emisiones y las métricas de impacto, lo que permite a las organizaciones hacer un seguimiento del progreso en relación con los objetivos ambientales o usar esta información para justificar los reportes.
Estas funciones te permiten delegar responsabilidades sin otorgar a cada persona acceso completo a configuraciones confidenciales.
Encontrarás indicaciones paso a paso para configurar el acceso basado en funciones a la plataforma de Uber para Empresas en nuestro Centro de Ayuda.
Comienza a usar Uber para Empresas
Uber para Empresas ayuda a las organizaciones a reducir el tiempo y el costo que se dedican a las tareas logísticas y administrativas. Con acceso personalizable, rendición de gastos de forma sencilla y controles basados en funciones, resulta fácil escalar una solución que se adapte a las necesidades únicas de tu empresa.
Si necesitas ayuda para comenzar, visita el Centro de Ayuda.
¿Necesitas que te guiemos paso a paso? Comunícate con nuestro equipo de ventas para obtener una demostración personalizada.
O bien mira el evento virtual completo para obtener más información sobre los viajes para ejecutivos, los programas de cupones y las prácticas recomendadas de la plataforma.
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