
Comment optimiser la gestion des déplacements professionnels ? 4 exemples concrets
11 novembre 2024 / France
Saviez-vous que les entreprises dépensent en moyenne 10 % de leur budget opérationnel en déplacements et frais professionnels ? Selon une étude récente de la Global Business Travel Association, cette proportion peut même atteindre 12 % pour les entreprises les plus actives sur le plan international. Ces chiffres soulignent l’importance d’une bonne gestion des déplacements professionnels, mais aussi de la maîtrise des coûts. Dans ce contexte, Uber for Business s’impose comme une plateforme de choix pour les organisations. À travers 4 cas concrets, on vous explique comment tirer profit d’une plateforme de gestion des déplacements.
Gestion des déplacements professionnels, cas n°1 : les voyages d’affaires
Tout Travel Manager ou Facility Manager sait que les voyages d’affaires constituent l’un des postes de dépense les plus importants. Grâce à Uber For Business, vous organisez des déplacements qui optimisent non seulement l’efficacité opérationnelle, mais contribuent aussi au succès global de l’entreprise.
Définissez des politiques de voyage personnalisées
Via le tableau de bord d’Uber for Business, créez des règles spécifiques pour les déplacements professionnels. À titre d’exemple, vous pouvez limiter les réservations aux heures de bureau (de 8h à 20h) pour les trajets standards. Afin d’éviter les utilisations non conformes du service, paramétrez également des restrictions géographiques, en définissant des zones autorisées pour les courses professionnelles.
Pour un meilleur contrôle des dépenses, pensez à configurer un budget maximum par course ou par période (journalier, hebdomadaire, mensuel) pour chaque employé ou groupe d’employés. Choisissez ensuite entre l’utilisation d’un compte d’entreprise centralisé ou autoriser les employés à utiliser leur carte personnelle pour les courses professionnelles. Avec un logiciel de gestion des notes de frais, comme SAP Concur, vous facilitez le processus de remboursement en intégrant automatiquement les données de courses.
Gérez les déplacements des cadres dirigeants
Les cadres dirigeants ne sont pas en reste. Sélectionnez des options de courses haut de gamme comme Uber Comfort ou Uber Berline, afin de garantir un niveau de confort et de professionnalisme adapté.
Pour les emplois du temps chargés, planifiez des courses avec plusieurs arrêts. Cette fonctionnalité permet d’optimiser les déplacements en enchaînant plusieurs rendez-vous sans avoir à commander une nouvelle course à chaque fois. Afin de personnaliser l’expérience VIP, ajoutez des instructions spéciales pour le chauffeur, avec un type d’accueil spécifique ou certaines préférences (température de l’habitacle, musique…).
Suivez et analysez les dépenses
Avec Uber For Business, utilisez le tableau de bord centralisé pour suivre en temps réel toutes les courses en cours, au sein de votre entreprise. Générez des rapports détaillés sur les données des courses, avec la date, l’heure, le lieu de travail habituel, une adresse de départ et d’arrivée, le coût et l’employé concerné.
Vous pouvez également analyser les tendances de dépenses et d’utilisation pour identifier les opportunités d’optimisation. Par exemple, il est possible de repérer les trajets fréquents qui pourraient être remplacés par des solutions de transport alternatives plus économiques. Pour la gestion des voyages professionnels, comparez les dépenses réelles avec les budgets alloués et ajustez vos politiques de voyage en conséquence, pour maximiser l’efficacité et minimiser les coûts !
Gestion des déplacements professionnels, cas n°2 : événements d’entreprise
La planification d’un événement d’entreprise est une tâche gigantesque. Avec Uber For Business, proposez une expérience mémorable avec des programmes de courses personnalisés.
Planifiez des courses pour les participants
Afin de coordonner les déplacements de tous les participants à votre événement, Uber Central organise et gère des courses multiples depuis une seule et même interface. Programmez des courses jusqu’à 30 jours à l’avance ! Une option particulièrement utile pour les grands événements nécessitant une planification anticipée, comme les conférences ou les séminaires d’entreprise.
Selon les besoins, configurez des courses aller simple ou aller-retour. Vous pouvez notamment organiser le transport des participants de l’aéroport à l’hôtel, puis de l’hôtel au lieu de l’événement. Grâce à cette fonctionnalité, proposez des courses flexibles permettant aux participants de choisir leur heure exacte de départ.
Gérez les options de transport
Choisissez parmi différents types de véhicules (Uber X, Uber Van, Uber Green, etc.), en fonction des besoins spécifiques de vos invités. Optez par exemple pour Uber Van pour les groupes, ou Uber Green pour une option plus écologique.
En fonction de la taille de l’événement, adaptez également votre flotte automobile. Vous organisez un grand événement ? Réservez un mix de véhicules pour répondre à différents besoins (VIP, groupes, accessibilité). En fonction du nombre de participants, Uber for Business vous permet de voir les estimations de coûts à l’avance. Rien de mieux pour budgétiser efficacement vos dépenses de transport pour l’événement.
Vous organisez un événement XXL ? Vous souhaitez offrir des courses et les frais de repas aux milliers de participants attendus ? Notre équipe se fera un plaisir de contribuer au succès de votre projet ! |
À lire aussi :
Communiquez avec les participants
Envoyez automatiquement les détails de la course par SMS aux participants. Cela inclut les informations sur le lieu de prise en charge, le nom du chauffeur et les détails du véhicule, sans nécessiter l’installation de l’application mobile Uber.
N’hésitez pas également à ajouter des mémos et des notes spéciales pour les chauffeurs. Par exemple, vous pouvez indiquer un point de rencontre spécifique ou des instructions particulières pour l’accès au lieu de l’événement. Grâce au tableau de bord Uber Central, suivez en temps réel les arrivées des participants afin de gérer efficacement le flux des arrivées et d’ajuster le programme si nécessaire.
Gestion des déplacements professionnels, cas n°3 : les rendez-vous client
Un déplacement pour rendre visite à un client peut s’apparenter à du temps de travail. C’est pour cette raison qu’Uber For Business vous aide dans l’ensemble de la gestion des déplacements du personnel.
Optimisez l’expérience client
Directement depuis le tableau de bord Uber for Business, planifiez des courses pour vos clients. Cette fonctionnalité vous permet d’offrir un service de transport de qualité, sans que vos clients aient besoin d’un compte Uber. Des clients importants à gérer ? Utilisez les options de courses premium comme Uber Berline (Black) pour les impressionner ! Ces véhicules haut de gamme ajoutent une touche de professionnalisme à votre service client.
Personnalisez aussi le service en fonction du profil du client. Vous pouvez choisir un véhicule électrique pour un voyageur soucieux de l’environnement, ou un véhicule spacieux pour un client qui voyage chargé.
Gérez la flexibilité des déplacements
Afin de vous adapter à d’éventuels changements de dernière minute, configurez des courses flexibles qui permettent au client de choisir l’heure exacte de sa prise en charge. Suivez en temps réel les courses à partir du tableau de bord Uber Central. En cas de retard ou de changement de programme, réagissez rapidement. Vous pouvez ajuster les rendez-vous ou informer les équipes concernées si un client est en retard à cause du trafic. Avec Uber For Business, vous êtes prêt à accueillir votre client à son arrivée, avec la garantie que tout se passe bien !
Fidélisez votre clientèle
La fidélisation est tout aussi importante. Et si vous envoyiez des crédits Uber sous forme de cartes-cadeaux ou de bons à vos clients ? Cette fonctionnalité permet d’offrir des trajets gratuits ou à prix réduit, comme geste commercial ou récompense pour leur fidélité. Des programmes de récompenses dont vos collaborateurs peuvent profiter après un certain nombre de visites, ou pour célébrer l’anniversaire de votre collaboration.
Notez qu’Uber for Business fournit des rapports détaillés sur l’utilisation des crédits, dans le but d’évaluer le retour sur investissement de vos actions de fidélisation. C’est l’occasion d’évaluer l’impact de ces initiatives sur la satisfaction et la rétention des clients.
À lire aussi :
Gestion des déplacements professionnels, cas n°4 : les trajets domicile-travail
Le temps de trajet lié à un déplacement professionnel pour rejoindre le lieu d’exécution du contrat de travail ne constitue pas du temps de travail effectif, sauf dans certains cas. Uber For Business a là aussi tout prévu.
Mise en place d’un programme personnalisé
Via le tableau de bord d’Uber for Business, définissez le montant pris en charge par l’entreprise pour les trajets domicile-travail. Vous pouvez, par exemple, offrir un budget mensuel fixe ou un pourcentage du coût total des trajets.
Configurez également les horaires autorisés pour les trajets domicile-travail. Ceci vous permet de limiter l’utilisation du service aux heures de pointe habituelles pour éviter les abus. Dans le cadre de ce programme, sélectionnez les types de véhicules disponibles pour les employés. Nous nous encourageons à autoriser UberX et Uber Green pour encourager des options de transport plus économiques et écologiques.
Intégrez vos collaborateurs
Individuellement ou en masse, ajoutez des collaborateurs au programme via un fichier CSV. Cette flexibilité vous permet de le déployer rapidement, que ce soit pour un petit groupe ou pour l’ensemble de l’entreprise. Synchronisez-le avec votre système de gestion des collaborateurs, afin de mettre à jour automatiquement la liste des employés éligibles en fonction des entrées et sorties dans l’entreprise.
N’oubliez pas de former vos équipes à l’utilisation du programme. Uber for Business offre des ressources pédagogiques que vous pouvez partager, expliquant comment réserver une course dans le cadre du programme domicile-travail et quelles sont les règles à respecter.
Analysez les résultats
Pour mesurer la satisfaction des employés vis-à-vis du programme, utilisez l’outil de gestion de feedback intégré à notre plateforme de déplacements professionnels. Vous pouvez envoyer des enquêtes automatisées après chaque trajet pour recueillir les avis des utilisateurs.
La gestion des voyages d’affaires constitue un défi majeur pour de nombreuses organisations. Celle-ci permet d’optimiser les résultats, booster la productivité et garantir une expérience de voyage agréable. Face à ces défis, les entreprises sont à la recherche de solutions de gestion des déplacements professionnels innovantes. Uber For Business est justement capable de simplifier l’organisation des déplacements, tout en optimisant les coûts et en améliorant l’expérience des utilisateurs.
« Uber était déjà notre moyen de déplacement professionnel privilégié. La plateforme Uber for Business nous a permis de fluidifier la gestion des déplacements de chaque collaborateur, tant du point de vue de leur autonomie (un compte par personne) que du contrôle des coûts. En résumé, beaucoup de souplesse, gain de temps et moins de frustrations au quotidien. » Pierre Laromiguière, président de Armstrong |
Vous êtes responsable de la stratégie de mobilité interne de votre entreprise ? Vos employés utilisent déjà Uber pour leurs déplacements ? Et si, comme Armstrong, vous passiez à la vitesse supérieure en utilisant la plateforme Uber for Business ? Profitez d’une gestion simplifiée des voyages, sans frais d’inscription ni coûts cachés, pour une tranquillité absolue !
Publié par Jessie Yao
Simplifiez les notes de frais liées aux déplacements
Articles connexes
Les plus populaires

Comment optimiser la gestion des déplacements professionnels ? 4 exemples concrets

Plateforme de gestion des déplacements professionnels : simplifier les déplacements, du Travel Manager au collaborateur

Les KPI essentiels pour mesurer l’efficacité d’un programme de mobilité en entreprise en 2025

Uber for Business : simplifiez et optimisez les déplacements et repas de vos collaborateurs
Produits
Entreprise