Plateforme de gestion des déplacements professionnels : simplifier les déplacements, du Travel Manager au collaborateur

Deuxième poste de dépenses après les salaires, la gestion des déplacements professionnels est un enjeu majeur pour les entreprises modernes. À la clé : des économies significatives et un gain de productivité. Face à tels enjeux, les plateformes de gestion des déplacements centralisent et automatisent de nombreux aspects de la gestion des voyages d’affaires. Ces outils offrent une solution intégrée pour répondre aux besoins des entreprises et des voyageurs. Dans cet article, nous passons en revue tous les avantages d’une plateforme de gestion des déplacements professionnels pour les Travels Managers et les collaborateurs.

Le rôle des Travel Managers a évolué ces dernières années, passant de la gestion des budgets et politiques aux facteurs de santé/sécurité. Près de la moitié (47 %¹) disent que leur rôle est plus stressant, principalement à cause de la hausse des coûts de voyages (41 %). Les plateformes de gestion des déplacements professionnels les aident à relever ces défis.

Depuis votre tableau de bord, fixez simplement des règles et des conditions pour un contrôle optimal des déplacements professionnels au sein de l’entreprise. Comparez en temps réel les dépenses avec les budgets alloués, et ajustez votre politique de voyage en conséquence pour maximiser l’efficacité et minimiser les coûts ! 

Pour un meilleur contrôle des dépenses, vous pouvez même configurer un budget maximum par course ou par période (journalier, hebdomadaire, mensuel) pour chaque employé ou groupe d’employés. 

Et si vous simplifiez la gestion des voyages professionnels en réduisant au maximum les interventions manuelles ? Automatisez les réservations et configurez des règles d’approbation automatiques. Grâce à une plateforme de gestion des voyages d’affaires, automatisez toutes les notes de frais, ajoutez en un rien de temps de nouveaux collaborateurs, et respectez rigoureusement les politiques internes.

Les résultats sont bien réels : les Travel Managers passent moins de temps sur les tâches répétitives et administratives, pour ne se focaliser que sur l’essentiel. Grâce à la synchronisation des données, ils évitent en même temps les risques de doubles saisies.

En tant que responsable de la stratégie de mobilité interne, vous avez la garantie que les réservations des collaborateurs respectent bien la politique de voyage de l’entreprise, ainsi que les budgets alloués. Afin d’éviter les utilisations non conformes du service, vous pouvez également paramétrer des restrictions géographiques, en définissant des zones autorisées pour les courses professionnelles. Pour une vigilance maximale, vous pouvez garder l’œil sur les trajets de vos collaborateurs en temps réel, avec un numéro à contacter en cas de besoin. 

L’analyse et le reporting avancés, mis à disposition sur la plateforme, offrent une visualisation détaillée des tendances de déplacement, afin de mieux comprendre les habitudes de voyage des collaborateurs. Grâce à une analyse des dépenses intégrée, identifiez aussi rapidement les opportunités d’économies. Ces données concrètes vous permettent de prendre de meilleures décisions et d’ajuster votre politique de voyage en fonction des besoins réels.

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Avec une plateforme de gestion des déplacements professionnels, réinventez la façon dont vos collaborateurs se déplacent dans le cadre professionnel.

Offrez à vos équipes une facilité de réservation et de gestion des déplacements. Uber For Business est une application qu’ils connaissent et utilisent déjà. L’interface utilisateur intuitive et conviviale permet une réservation simplifiée, semblable à celle des sites grand public. 

Une large gamme d’options de voyage, incluant des vols, des hôtels, des locations de voitures et des trains, est mise à disposition. Côté imprévus, la gestion des changements et des annulations se veut aussi simplifiée. Les collaborateurs peuvent effectuer des modifications directement via la plateforme, et ce sans stress. 

Parce que votre satisfaction compte, une solution de déplacements professionnels tient compte des préférences de vos collaborateurs en mémorisant leurs choix habituels (compagnie aérienne préférée, derniers billets de train achetés…). Des suggestions adaptées, basées sur l’historique de voyage, permettent également de recevoir des recommandations pertinentes avant de futurs déplacements. Pour une flexibilité maximale et une expérience sur mesure, vous pouvez même laisser les employés choisir parmi plusieurs options de voyage.

Pour un processus de réservation rapide et efficace, vos collaborateurs ont la possibilité de réserver l’ensemble de leur voyage en une seule session. Fini la paperasse pour les notes de frais : chacun capture et soumet ses reçus via l’application mobile de la plateforme. Notez qu’en cas de problème pendant le voyage, un support et une assistance sont généralement disponibles 24/7.

Une plateforme de gestion des déplacements professionnels met un point d’honneur à respecter les règles fixées dans votre politique voyages. Vos collaborateurs ont ainsi une vision claire des choix conformes et approuvés. Vous réduisez par la même occasion les erreurs et les dépenses hors politique, mais aussi les dépassements de budget. Le processus d’approbation est lui aussi simplifié, avec une validation automatique pour les réservations conformes.

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Un outil de gestion des voyages d’affaires facilite le partage simultané des informations, aux Travel Managers et aux collaborateurs. Chaque partie prenante accède donc instantanément à l’itinéraire de voyage. À l’issue de l’expérience, donnez et recevez des retours immédiats via un feedback en temps réel.

Trouvez enfin le juste équilibre entre les besoins de l’entreprise et le confort des voyageurs d’affaires. Grâce à une politique flexible respectant le budget, les collaborateurs bénéficient d’une expérience de voyage plus agréable. Cette approche favorise un sentiment d’autonomie et de confiance, avec des employés libres de faire leurs choix selon des limites pré-établies. 

Les retours d’expérience sont essentiels pour affiner votre politique et apporter des ajustements basés sur les avis et commentaires des voyageurs. Pour vous adapter rapidement aux nouvelles tendances et besoins, mettez à jour facilement votre politique via votre plateforme de gestion des déplacements professionnels.

Entre centralisation des dépenses, simplification des processus, personnalisation de l’expérience de voyage et conformité aux politiques internes, Uber for Business offre des avantages majeurs pour les Travel Managers et les collaborateurs. Face aux évolutions des besoins et tendances du business travel, privilégier une approche collaborative entre les deux parties est indispensable pour optimiser les coûts, améliorer la satisfaction des employés et assurer une gestion flexible des déplacements professionnels.

¹ https://www.deplacementspros.com/mobility-management/travel-manager-un-metier-de-plus-en-plus-stressant