Gestion de voyages d’affaires : 4 manières d’économiser sur vos déplacements
1 septembre 2023 / France
Les voyages d’affaires représentent un levier essentiel de croissance pour toute entreprise. Mais entre le transport, l’hébergement et la restauration, leur coût peut vite s’envoler. Mettre en place une stratégie de gestion de voyages d’affaires claire permet non seulement d’optimiser le budget, mais aussi d’améliorer l’expérience des collaborateurs en déplacement.
Voici 4 bonnes pratiques pour mieux gérer vos déplacements professionnels, réduire les coûts et gagner en efficacité, tout en assurant le confort et la sécurité de vos équipes.
Comment économiser sur vos voyages d’affaires ?
1. Planifier les déplacements professionnels à l’avance
Une bonne gestion des voyages d’affaires commence par l’anticipation. Les réservations de dernière minute sont souvent plus coûteuses, surtout sur les vols et les hôtels.
Réserver plusieurs semaines à l’avance permet :
- d’obtenir des tarifs avantageux,
- de garder une flexibilité sur les compagnies aériennes et les horaires,
- d’éviter les pénalités liées aux modifications de dernière minute.
Pour simplifier la mobilité des équipes, utilisez une plateforme de réservation centralisée. Par exemple, avec Uber Reserve, vos collaborateurs peuvent planifier leurs courses jusqu’à 30 jours à l’avance, bénéficier de 15 minutes d’attente et voyager plus sereinement.
2. Réduire les coûts de transport dans vos voyages d’affaires
À mesure que les voyages d’affaires se multiplient, les frais de transport occupent une place de plus en plus grande dans le budget de l’entreprise. Certains moyens permettent de diminuer ces coûts :
- Négociez des tarifs préférentiels dans le cadre de voyages d’affaires réguliers. Vous pouvez tenter de signer des accords à long terme, qui garantissent des prix réduits en échange d’un volume de réservations stable.
- Privilégiez les vols en classe économique est une façon évidente de réduire les coûts de transport. Dans les critères de choix d’une classe ou de l’autre, prenez en compte la fréquence et la durée du voyage. Pour un vol court-courrier, il n’est pas forcément nécessaire de voyager en classe affaires.
- Encouragez l’utilisation de transports en commun. Assurez-vous en amont que les itinéraires sont bien planifiés, et que les horaires correspondent aux besoins des collaborateurs.
- Optez pour des courses en VTC électrique plutôt que la location de voitures. Bénéficiez d’avantages évidents en matière de durabilité des voyages et d’économies sur le carburant. Vérifiez que ces modes de transport respectueux de l’environnement sont bien disponibles dans les zones où vous voyagez.
3. Maîtriser les dépenses sur place grâce à une politique de voyage claire
Votre politique de voyage[1] doit définir les limitations pour chaque type de dépenses. N’oubliez pas qu’elle doit être simple à comprendre et à appliquer à l’ensemble de l’entreprise. Cela ne signifie toutefois pas que les services et les salariés disposent tous des mêmes budgets de dépenses.
Pour une politique de voyage optimale, concentrez-vous sur les principes clés suivants :
- Décrire un processus de validation des voyages
- Intégrer des lignes directrices claires pour les réservations
- Établir des limites de dépenses sur place
- Attribuer un propriétaire clair dans l’organisation
Mieux encore, donnez accès à vos voyageurs une plateforme numérique sur laquelle ils peuvent réserver leurs voyages facilement tout en respectant le budget alloué. Certaines solutions mettent à disposition un large éventail de frais de voyage.
Pour la gestion des voyages d’affaires, Uber for Business vous offre un aperçu détaillé des frais de déplacement des employés. Nous gérons automatiquement l’ensemble des rapports de dépenses et la facturation. Personnalisez à votre guise vos programmes de déplacements, les repas et bien plus encore. Vous pouvez même bénéficier de rapports en temps réel et des mises à jour de suivi. Simplifiez-vous la vie grâce à des services que vos équipes connaissent et ont probablement l’habitude d’utiliser. Rien de tel pour une expérience collaborateur réussie.
4. Impliquer et responsabiliser les collaborateurs
Il est facile de dépasser le budget alloué, surtout lorsque l’argent dépensé n’est pas le sien. Dès lors qu’un collaborateur choisit l’option la plus appropriée, il vous fait économiser de l’argent. Ceci est non négligeable sur la durée.
Encouragez donc vos salariés à considérer les budgets de l’entreprise comme les leurs. Mettre en place un système d’incitation est un excellent moyen de les remercier. Trouvez un objet, un élément de valeur ou des privilèges qui motivent : reconnaissance de pair à pair, bonus, opportunité d’apprentissage…
Engager vos équipes avec un outil de motivation adéquat est essentiel, surtout lorsque que vous n’avez pas d’outil de gestion des dépenses pour poser les limites à l’avance.
Les bonnes pratiques de gestion des voyages d’affaires présentées ici ne sont pas exhaustives. Il existe bien d’autres façons de réaliser des économies sur vos déplacements professionnels. Parce que chaque organisation est unique et dotée de ses propres spécificités, notre équipe vous aide à mettre au point un programme adapté à votre entreprise, vos salariés et votre budget.
La gestion de voyages d’affaires avec Uber for Business
Chaque entreprise a ses propres contraintes et objectifs. C’est pourquoi Uber for Business propose des solutions flexibles pour centraliser la gestion des voyages d’affaires. Notre plateforme vous permet de concilier contrôle des coûts, autonomie des équipes et durabilité.
| « Uber était déjà notre moyen de déplacement professionnel privilégié. La plateforme Uber for Business nous a permis de fluidifier la gestion des déplacements de chaque collaborateur, tant du point de vue de leur autonomie (un compte par personne) que du contrôle des coûts. En résumé, beaucoup de souplesse, un gain de temps et moins de frustrations au quotidien. » Pierre Laromiguière, président de Armstrong |
Publié par Uber for Business