Simplifique o acompanhamento de despesas e aumente a eficiência
A automação do gerenciamento de despesas está mudando a maneira como as empresas lidam com os processos financeiros, principalmente na hora de acompanhar e aprovar as despesas. Essa automação agiliza todos os aspectos do gerenciamento de despesas. Ela também libera tempo e recursos para outras tarefas.
Neste post, abordaremos o gerenciamento de despesas e onde a automação pode ajudar. Descubra as armadilhas comuns que acompanham essa tarefa e como a adoção da tecnologia moderna pode ajudar a evitá-las.
O que é a automação de gerenciamento de despesas?
A automação do gerenciamento de despesas simplifica os processos para os funcionários que enviam despesas corporativas para reembolso e as empresas que as aprovam. O software captura recibos e sincroniza dados com sistemas de contabilidade.
O que isso significa na prática? Quando você implementa essa tecnologia, pode dizer adeus à inserção manual de dados e às longas cadeias de aprovação. As ferramentas digitais agora automatizam esses processos, tudo para permitir o acompanhamento de despesas em tempo real. Imagine o quanto você pode acelerar o processo de geração de relatórios quando as compras da empresa são sincronizadas automaticamente com seu sistema de gerenciamento de despesas.
As ferramentas de automação também podem acelerar os estágios de processamento e aprovação, disponibilizando plataformas centralizadas para revisão. Os gerentes podem acessar relatórios de despesas e aprovar reembolsos com facilidade.
Algumas ferramentas até oferecem recursos avançados, como fiscalização de políticas e análises de dados. Por exemplo, digamos que sua política tenha um limite para despesas com refeições. O sistema pode ajudar a sinalizar automaticamente qualquer violação ou transação suspeita para uma resolução rápida.
Casos de uso de automação de despesas
A automação não é mais apenas uma palavra da moda; ela tem um impacto real nos negócios. É especialmente útil em certas situações. Confira abaixo alguns dos casos de uso mais comuns para a automação de despesas.
Viagens e transporte
A automação transforma todo o processo de despesas de viagem, desde a reserva até o registro de despesas. Os colaboradores podem enviar recibos de viagens compartilhadas e passagens aéreas com facilidade. Em seguida, o sistema codifica automaticamente os gastos para os tipos de despesas adequados.
Refeições
Os processos desatualizados envolvem os funcionários guardando recibos em papel e inserindo manualmente os custos das refeições. A automação captura recibos digitais e detalhes de gastos no momento da compra. Dessa forma, os funcionários não precisam se ocupar da tarefa tediosa de guardar recibos e inserir informações enquanto a empresa ganha visibilidade total dos gastos.
Equipamentos e insumos
Processar despesas com materiais de escritório, contas de telefone e assinaturas pode ser demorado. A automação proporciona um sistema que captura solicitações de reembolso codificadas. Os funcionários podem enviar solicitações a qualquer momento, de qualquer lugar, e as empresas podem aprová-las rapidamente.
5 desafios com processos manuais de gestão de despesas
O acompanhamento manual de despesas pode ser um desafio. Confira alguns dos problemas comuns dos processos desatualizados e como a automação os resolve.
1. Acompanhamento de recibos
Administrar recibos é uma tarefa tediosa. Você junta uma pilha de papéis amassados, que frequentemente correm o risco de serem perdidos ou danificados. Isso cria um ambiente ruim para a manutenção de registros. Também pode levar a discrepâncias importantes.
A automação resolve isso. O software captura recibos digitalmente por e-mail, uploads para dispositivos móveis ou feeds de dados de transações. Isso protege e mantém todas as informações de que você precisa em um só lugar. Depois, os relatórios de despesas podem ser criados em tempo real.
2. Relatórios regulares
Manter a disciplina e a consistência em torno de relatórios de despesas é difícil. Os funcionários podem esquecer de inserir alguma informação do recibo ou demorar para enviar, deixando para "resolver depois". De acordo com uma pesquisa da Center, o preenchimento de relatórios de despesas leva tempo e é um dos principais desafios do gerenciamento de despesas, conforme destacado na PR Newswire. Quanto mais atrasados sejam enviados os relatórios, mais chances eles têm de estarem imprecisos.
Os sistemas automatizados podem enviar prompts, ajudando a promover o envio de despesas em tempo hábil. Os funcionários recebem lembretes quando precisam relatar algo e, em seguida, o software pode compilar todos os dados para análise.
3. Auditorias
Auditar relatórios de despesas em papel dá muito trabalho. A equipe financeira precisa examinar minuciosamente páginas e páginas de recibos e documentação de pagamento. Pequenas omissões podem se transformar em grandes riscos de conformidade, o que também torna o processo de auditoria estressante.
Os sistemas automatizados podem fiscalizar políticas específicas da sua empresa. O software sinaliza violações em tempo real antes que as aprovações ocorram. Identificar esses problemas com antecedência e documentar tudo sem a chance de erro humano pode tornar as auditorias mais fáceis de gerenciar.
4. Políticas aplicadas de forma contínua
Manter todos em conformidade é difícil sem a implementação de uma política padronizada. Revisores de diferentes departamentos e escritórios podem interpretar as regras de forma diferente. Isso pode levar a erros e tratamento injusto.
Considere uma viagem que é de trabalho e lazer ao mesmo tempo. O que acontece quando um funcionário opta por alterar a classe do voo para viajar com mais conforto ou se hospedar em um hotel mais luxuoso na parte de lazer da viagem? É aqui que você precisa estabelecer limites. Você também deve ter uma maneira clara e simples de os funcionários registrarem e categorizarem as despesas. É aí que a automação de gerenciamento de viagens e despesas entra em jogo.
O software de acompanhamento de despesas centraliza a configuração da política. As regras são aplicadas automaticamente durante as etapas de criação e aprovação do relatório. Isso garante uniformidade em toda a empresa, mesmo em situações mais complexas.
5. Relatórios e análises de dados
Você sabe quanto sua empresa gasta e onde? Os sistemas automatizados geram análises e relatórios de gastos detalhados instantaneamente. Assim, você pode analisar rapidamente os custos por projeto, departamento, fornecedor e muito mais. Os relatórios de despesas automatizados permitem que você identifique oportunidades de economia.
As vantagens da gestão automatizada de despesas
O acompanhamento automatizado das despesas oferece várias vantagens. Vamos explorar como a automação está mudando o gerenciamento de despesas.
Economia de tempo
Não há dúvidas: o acompanhamento automatizado de despesas pode economizar tempo. Com métodos manuais, os funcionários geralmente passam horas preenchendo formulários e enviando relatórios. A automação pode eliminar a maioria dessas tarefas digitalizando o processo.
Imagine que os funcionários não precisem mais inserir as despesas manualmente em planilhas. Em vez disso, eles tiram fotos do recibo usando um app para celular. O envio e a categorização são feitos automaticamente no sistema de despesas. Essa abordagem reduz o tempo gasto no envio de relatórios e solicitações, liberando os funcionários para tarefas estratégicas.
A eliminação de papelada e planilhas também acelera o processamento. Com a automação, os gerentes analisam e aprovam as despesas em poucas etapas, evitando atrasos manuais. Isso melhora a eficiência operacional.
Reembolsos mais rápidos
Os processos tradicionais envolvem longas cadeias de aprovação e verificação manual de despesas, levando a atrasos no pagamento. Com o acompanhamento automatizado de despesas, os relatórios são processados em tempo real.
Com isso, você pode conseguir reembolsar os funcionários mais rapidamente, o que seria vantajoso para todos: eles recebem o dinheiro de volta mais rapidamente e menos recursos da empresa são gastos em aprovações. E isso pode aumentar a satisfação e a confiança dos funcionários na empresa.
Maior precisão
Os processos manuais são propensos a falhas, o que pode significar erros de entrada de dados e cálculo ou recibos perdidos. As imprecisões comprometem a integridade do registro financeiro e levam a riscos de conformidade.
A automação mitiga esses riscos padronizando procedimentos e minimizando a intervenção humana. As ferramentas digitais validam automaticamente as despesas em relação a políticas e regulamentos e sinalizam discrepâncias ou violações para análise. Essa abordagem reduz os erros nos relatórios e garante mais conformidade.
Mais transparência
O acompanhamento automatizado de despesas agiliza os fluxos de trabalho, fornecendo uma única fonte de informações. Isso pode ajudar a melhorar a colaboração e a comunicação. Ele também oferece maior visibilidade dos dados de despesas, o que permite que todas as partes envolvidas consigam identificar padrões e tendências.
Como começar a usar a gestão automatizada de despesas
Tudo pronto para inserir a automação no seu processo de gerenciamento de despesas? Siga estas etapas para fazer a transição sem problemas em sua organização.
Identifique pontos problemáticos
Antes de implementar, avalie os processos de despesas atuais para identificar ineficiências e pontos problemáticos. Realize uma revisão abrangente dos fluxos de trabalho existentes, desde o envio de comprovantes até o reembolso. Identifique as áreas que você deseja abordar.
Explore as soluções
Depois que os pontos problemáticos forem identificados, explore soluções que se alinhem às suas necessidades. Uma solução é a Uber para Empresas. Ela pode simplificar o acompanhamento de despesas e, ao mesmo tempo, proporcionar maior visibilidade e controle.
Otimize os processos existentes
Para ajudar a melhorar a eficiência, você pode aprimorar seu sistema existente incorporando ferramentas de automação às tarefas que já está realizando. Por exemplo, talvez você queira começar com a captura de recibos para que os funcionários não precisem enviá-los manualmente.
Implemente automação
Este deve ser um processo gradual, permitindo que você identifique qualquer problema com antecedência e maximize o potencial de vantagens. Depois de decidir o que você quer automatizar e implementar os sistemas certos, comunique-se com todos os funcionários que serão afetados pelo impacto disso.
Considere também quais recursos você pode obter com o fornecedor escolhido. Por exemplo, você pode adicionar automaticamente novos membros da equipe à conta daUber para Empresas ao sincronizar a lista de funcionários da sua plataforma de gestão de despesas.
Em seguida, forneça treinamento sobre como a automação funcionará. Realizar sessões e oferecer recursos para que os funcionários se sintam confortáveis com as novas tecnologias. Isso pode aumentar as chances de eles usarem o novo sistema.
Trabalhe em melhorias contínuas
Atingir o sucesso do acompanhamento automatizado de despesas a longo prazo requer um compromisso com a melhoria contínua. Avalie e ajuste os processos com base nos comentários do usuário e das partes interessadas frequentemente. Identifique áreas de otimização e implemente melhorias contínuas para aumentar a eficiência e a precisão.
Simplifique a geração de relatórios de despesas com a Uber para Empresas
Adotar a automação de despesas permite que as empresas operem com mais eficiência, tomem decisões informadas e impulsionem o crescimento. A Uber para Empresas é uma ferramenta poderosa que simplifica o gerenciamento de despesas. Com ela, você consegue gerir as suas refeições e viagens de negócios pelo app da Uber num único painel, onde é possível acompanhar o faturamento, controlar quem tem acesso ao quê e compreender os gastos do programa.
Nosso painel centralizado oferece a você a capacidade de:
Definir as regras: personalize as regras de viagens e pedidos da sua equipe. Defina limites de valor, localização e horário para as viagens e os pedidos.
Gerenciar o pagamento: escolha entre pagar por viagem ou opte pelo pagamento mensal e receba um único recibo referente ao período.
Usar integrações de despesas: configure o envio de recibos da Uber para plataformas de gestão de despesas como SAP Concur, Zoho Expense e outras.
Saiba mais sobre a Uber para Empresas e comece gratuitamente.
Os produtos e serviços mencionados neste artigo podem não estar disponíveis na sua região. Em caso de dúvida, entre em contato com a equipe de suporte da Uber para Empresas.
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