كيفية تناول تمديدات مشاوير العمل في سياسة التنقل

أصبحت تمديدات مشاوير العمل أمراً أكثر انتشاراً في بيئة العمل، حيث حدث ذلك في أكثر من 2.2 مليون مشوار عمل (1) أجريت في الفترة من 2016 إلى 2017. وقد يكون هذه النوع من المشاوير الذي يُعرفَ بتنقلات العمل والاستجمام المشتركة هو الطريقة المفضلة لموظفيك للحصول على إجازة، حيث إن عدداً قليلاً من الموظفين مَن يستفيدون بوقتهم الشخصي إلى أقصى حد.(2) ويمنح هذا التوجّه فرصةً للموظفين لقضاء فترات الإجازة قبل العودة إلى العمل بدون التأثير على مواعيد العمل النهائية المُلحّة. وسنحاول في هذا المنشور معرفة السبب الذي يدعو مديرو شؤون السفر إلى ضرورة صياغة سياسات لتنقلات العمل والاستجمام المشتركة، وذلك بهدف الحفاظ على سلاسة إجراءات التنقل وسهولة اتِّباعها بالشكل الصحيح. وقد يؤدي عدم تناول تنقلات العمل والاستجمام المشتركة إلى انتهاك السياسة المعمول بها، ما يؤثّر في التعويضات والحجوزات وغير ذلك.

تتيح تمديدات مشاوير العمل العديد من الإمكانات للموظفين، إلا أنها قد تؤدي أيضاً إلى حدوث مشاكل في ما يتعلق بالمسؤولية بالنسبة للشركات واختلاط الأمور بالنسبة للموظفين. وعند تناول دور تنقلات العمل والاستجمام المشتركة في سياسة التنقل لديك، من المهم التأكيد مجدداً على دورك كمرجع للموظفين الذين يريدون الحصول على عطلة من العمل. كذلك يجب مراعاة النقاط الحساسة الثلاث التالية عند تقييم سياسة التنقل بالنسبة لتنقلات العمل والاستجمام المشتركة، وهي:

ينبغي الحرص قدر الإمكان على الحد من الاختلاف مع الموظفين بشأن تمديدات مشاوير العمل. ويساعد تزويد الموظفين بإرشادات وتعليمات واضحة على تجنُّب المنازعات والصدامات عند عوتهم من المشوار. يجب مراعاة الأسئلة الثلاثة التالية أثناء تضمين تنقلات العمل والاستجمام المشتركة في سياستك:

بصفتك مديراً لشؤون السفر، فأنت لا تريد مطلقاً فرض رسوم إقامة في فندق في وقت الراحة أو مشواراً على حساب الشركة عن طريق الخطأ. ومن ثم نقترح عليك اتخاذ خطوة استباقية من خلال تسهيل الوصول إلى سياسة التنقل المعمول بها في الشركة بتوفير نُسخ عبر الإنترنت ونُسخ في وضع عدم الاتصال بالإنترنت، والأسئلة الشائعة، وتخصيص ساعات عمل بالشركة للإجابة عن الأسئلة بهذا الصدد إذا لزم الأمر.

–
يجب إعادة تحديد نظام التنقل لدى الشركة في حالة تداخل أوقات الراحة والاستجمام مع أوقات العمل. مع إشارة كل النتائج إلى استمرار ظاهرة تنقلات العمل والاستجمام المشتركة، يجب التعامل معها بشكل صحيح، حتى من جانب مديري شؤون السفر غير الملمّين بطبيعتها. تُعدّ سياسة التنقل المعمول بها في خدمة أوبر للأعمال (Uber for Business) وسيلة جيدة لمعرفة واقع هذا النوع الجديد من المشاوير.

يمكن أن يؤدي عدم تناول تنقلات العمل والاستجمام المشتركة في سياسة الشركة بشكل صحيح إلى التباس الأمور على الموظفين، بما في ذلك وجود مشاوير غير موافق عليها أو تقارير نفقات غير كاملة أو طلبات تعويضات ليس لها صلة بعمل الشركة. لذا احرص على اتخاذ خطوة استباقية من خلال تأكيد مسؤوليتك مجدداً للموظفين وتحديد إرشادات واضحة بشأن كيفية التعامل مع طلبات تمديد مشاوير الأعمال. ما هي النتيجة المتوقّعة؟ تساعد بذلك على سير الأمور بسلاسة، حيث يستمتع الموظفين ببعض الراحة والاسترخاء أثناء وقت السفر.

ملاحظات:
(1) 24 أكتوبر 2018. هل تستجم أثناء تنقلات العمل؟ هذه المسألة المثيرة أصبحت أكثر شيوعاً في العالم. Concur. https://www.concur.com/newsroom/article/bleisure-gaining-popularity-across-globe
(2) 24 مايو 2017. كشفت إحصائية أجرتها Glassdoor أن الأمريكيين يتنازلون عن نصف عطلاتهم المستحقة وإجازات عملهم. Glassdoor. https://www.glassdoor.com/about-us/glassdoor-survey-finds-americans-forfeit-earned-vacationpaid-time/