手动报销行程和餐点费用会给公司带来 6 个问题

提供优质的行程和餐点方案可以让员工保持活力、专注和高效，但手动管理行程和餐点的费用会拖慢整个流程。如果您不得不处理无数电子表格、通过电子邮件发送收据和完成繁复的审批流程，这会导致工作量增加，报销流程延迟，并使您难以全盘掌握财务状况。

以下是手动报销给公司带来的 6 个问题，以及优步企业版如何与主流报销平台集成，确保行程和餐点方案顺利实施。

1.耗时的追踪和对账

手动报销系统不仅费时，还会分散员工对重要工作的注意力，并增加现金流压力。优步企业版平台与顶级报销服务提供商集成，自动追踪和核对餐点和行程收据，从而消除这些延误。每一项详细信息（商家、日期、币种和金额）都会汇入您熟悉的平台，助您省时省力。

布伦达·戴维斯，International SOS 北美差旅经理表示：“没有人喜欢处理费用报销。优步企业版可以直接对接到报销平台，这是最大的优点。以前需要 15 分钟才能完成的工作，现在只需要 3 分钟。我选择使用优步企业版，我的财务团队对此很感激。”

2. 存在合规、错误和欺诈的高风险

如果在人工系统上运行报销流程, 违反政策的行程或餐点审批很容易就会落空, 欺诈风险也会随之增加。优步企业版可帮助团队确保合规, 无需为规则、截止日期或税码而烦恼。“通过优步企业版, 您可以更轻松地将收据直接同步到报销系统中,”说 特雷莎·麦克莱恩, 某中型公司的公司差旅经理。

这种自动化操作有助于避免犯下昂贵的错误, 并让团队能够更好地控制公司支出。通过设置行程和餐点限制, 管理员可以帮助确保直接由公司支付的行程和餐点费用符合相关要求。此外, 使用自定义报销代码, 核对费用会更轻松。

缺乏实时可见性和集中监督

3.

零散的收据、纸质记录和通过电子邮件发送审批信息使管理员难以发现规律和低效之处。 通过优步企业版平台，他们可以轻松追踪餐点和行程的使用情况，同时标记趋势（例如不同城市、团队或行程类型的支出）。这意味着他们可以根据优先事项或市场状况的变化不断调整方案。

“作为差旅经理，我发现它非常易于使用。 你可以使用操作面板，

获取所需的各种信息。” NES Fircroft 美洲地区差旅经理克里斯汀·罗森贝格表示。

4. 低效导致成本上升

每一分钱都很重要，尤其是在关税、借贷成本和通货膨胀上升的情况下，而手动报销系统会增加隐性成本：

在多个平台和电子表格之间来回切换所带来的

• 存储成本
• 根据新的 IRA 规则，延迟报销会导致税务罚款
• 追踪收据、修正错误和批准报告所花费的工时

在 2024 年普华永道的简明调查中，近一半的首席财务官 (44%) 表示，在未来 12 个月内，扩大技术使用以降低成本将是首要的资金投入领域。优步企业版可以帮助您消除手动步骤，并更清晰、更准确地查看行程和餐点费用。

5. 难以扩展到新的员工和地区

随着企业的发展, 几乎无法扩展手动报销系统。利用优步企业版, 企业可以轻松推出出行和餐点方案, 不受国界、币种和员工限制。

只需几个步骤, 即可吸引新的团队成员加入平台。大多数人都已经熟悉了优步应用的使用方法, 因此启用程序非常简单。

玛蒂·亚拉利, Perficient 公司差旅与报销经理解释道: “有些员工有很多时间在出差, 优步为我们节省了大量时间, 也减少了他们的烦恼。这包括他们出行的途中以及制作费用报告的时间。”

6. 决策延迟

行程和餐点费用涉及财务、人事运营、采购等部门，手动报销会增加工作量。管理者需要花费大量时间来整理电子邮件和费用数据。等到报告完成之时，他们往往已经依据过时的数据做出了决策。优步企业版内置政策控制和数字收据功能，帮助管理者根据单一的真实信息源做出更及时、更自信的决策。