Företag

Intervju med en influencer: Abigail Jones, chefsassistent

19 augusti 2019 / Europa

Vi intervjuade Abigail Jones, VD-assistent på Good Hair Day (ghd) och årets administrativa assistent 2018, för att få ta del av hennes erfarenheter inom tjänsteresehantering. Med hennes egna ord:

Jag inledde min karriär som administrativ assistent i konstens värld (jag har examen i konsthistoria och kurering) och gick sedan vidare till välgörenhetssektorn. Efter finanskrisen 2008 var det lätt att hitta vikariat inom olika branscher som tidigare var stängda för mig på grund av min brist på erfarenhet och jag började jobba i mer affärsorienterade miljöer. Allt eftersom min karriär utvecklades gick jag vidare till allt högre nivåer, och nu arbetar jag inom företagsledningen. Förra året utsågs jag till årets administrativa assistent 2018 och just nu är jag finalist i tävlingen för årets chefsassistent 2019 i Storbritannien.

Jag är också coach/mentor för andra chefsassistenter och administrativa assistenter och håller ofta föredrag inom vårt yrkesnätverk, vilket jag verkligen gillar. Utanför jobbet gillar jag att resa och besöka så många museer och gallerier jag kan.


Resehantering ur en chefsassistents perspektiv

1. Vilken är din högsta prioritet när du administrerar resor för VD:n?

Att se till att hela resan är under kontroll från det ögonblick när hen reser iväg till det att han är tillbaka på kontoret, och att det finns en tydlig resplan. Att se till att flyg- och tågresor är bokade i enlighet med vår policy, att han vet vart hen ska och att det finns en plan B ifall det sker förändringar.

Till exempel när Eurostar-personalen strejkade fick jag sätta upp VD:n på flera väntelistor för att få en plats på flyget och vi fick vara beredda på att ändra alla bekräftade planer.


2. Vad är det bästa med ditt jobb?

Jag älskar problemlösning och att använda hjärnan – jag gillar de där riktigt besvärliga och oväntade logistiska mardrömmarna som man inte kan förutse. Ju mer utmanande ett problem är, desto intressantare är det för mig. Jag tycker också om människor – det är väldigt intressant att se hur olika människor fungerar och beter sig. Jag har jobbat med så många olika personligheter i olika sektorer och branscher och har fått träffa så många olika sorters människor!


3. Vilka är de största utmaningarna som du har upplevt?

Jag tror att chefsassistenter och administrativa assistenter ofta måste lära sig saker och ting från början och inte nödvändigtvis har någon att be om hjälp. Jag tror att jag har börjat känna mig mer bekväm i rollen med tiden, tack vare övning och praktisk erfarenhet.


4. Vilka är dina bästa knep när det gäller att kommunicera och se till att beslutsfattarna lyssnar?

Jag tror att det är bra att vara tydlig med fakta och erbjuda många alternativ. Våga säga det du vill och tro på det du säger.


5. Hur har tekniken påverkat de reseprogram som du har jobbat med?

“Det är så mycket enklare att boka och boka om resor nuförtiden. Jag gillar att kunna boka resor via appar som synkroniserar med kalendrar och skickar påminnelser, och jag uppskattar aviseringar som meddelar om problem i realtid.”

Abigail Jones, VD-assistent

6. Vilka andra förändringar har du lagt märke till under din tid i branschen?

Chefsassistentens roll har förändrats och fortsätter att växa. Administrativ personal jobbar med många olika uppgifter såsom evenemang, projektledning, HR- och CSR-uppgifter och sociala engagemang. Ofta får de en sorts personalchefsroll.


7. Hur hanterar du för närvarande marktransporten för VD:n? Vad kräver du av en lösning för marktransport?

För tillfället använder vi ett företag som erbjuder bokning på nätet, per telefon eller via en app. För mig är det viktigt att de är i tid och lätta att få tag på om det uppstår problem. Det finns ingenting värre än en taxi som är sen och en förare som är omöjlig att få tag på!


8. En ny generation är på väg in i arbetslivet och tekniken och företagens prioriteringar utvecklas hela tiden. Hur tror du att affärsresandet kommer att se ut om tio år? Vad ser du mest fram emot?

Jag undrar om resande kommer att bli mycket mer normaliserat och vardagligt, eftersom människor kan jobba på distans var som helst i världen, eller om resandet kommer att minska drastiskt på grund av utmärkta möjligheter för videokonferenser och virtuella alternativ. Jag hoppas att företagen drar nytta av flexibiliteten i att kunna arbeta på distans och virtuellt.


9. Har du något särskilt minne från din karriär inom tjänsteresehantering som sticker ut?

Det finns så många! Den gången när en konferens måste flyttas från en stad till en annan på grund av en förfärlig bombattack, den gången när VD:n insåg att han glömt att ta med någon som helst form av ID-handling till flygplatsen, den gången när en annan VD som precis var på väg att gå ombord på ett flygplan plötsligt kom på att han inte ville åka med planet utan ville ha en biljett till ett helt annat land och den gången när en (annan) VD fick ett sammanbrott för att ett askmoln hindrade alla flyg från att lyfta. Inte ens de mest genomtänkta planerna beaktar att folk kan få infall och plötsligt ändra sig!


10. Slutligen, vilken är den viktigaste lärdomen som du har skaffat under din karriär?

Ta saker som de kommer och ta det inte personligt. Och ännu viktigare – du är precis lika viktig som den person du jobbar för och den enda som kommer att satsa tid och energi på att utveckla din karriär i den utsträckning du vill – är du själv.


Uber for Business ger företag möjlighet att hantera förmånliga resor för medarbetare och gäster via en central kontrollpanel som håller koll på alla Uber-resor och priser. Till funktionerna hör:

  • kontohantering för att ge medarbetare åtkomst och övervaka reseaktivitet
  • enkel utgiftshantering och anteckningar
  • anpassade resepolicyer
  • anpassningsbara reserapporter.

Läs mer och registrera dig här.