Intervju med en influencer: Abigail Jones, chefsassistent

Vi intervjuade Abigail Jones, VD-assistent på Good Hair Day (ghd) och årets administrativa assistent 2018, för att få ta del av hennes erfarenheter inom tjänsteresehantering. Med hennes egna ord:

Att se till att hela resan är under kontroll från det ögonblick när hen reser iväg till det att han är tillbaka på kontoret, och att det finns en tydlig resplan. Att se till att flyg- och tågresor är bokade i enlighet med vår policy, att han vet vart hen ska och att det finns en plan B ifall det sker förändringar.

Till exempel när Eurostar-personalen strejkade fick jag sätta upp VD:n på flera väntelistor för att få en plats på flyget och vi fick vara beredda på att ändra alla bekräftade planer.

Jag älskar problemlösning och att använda hjärnan – jag gillar de där riktigt besvärliga och oväntade logistiska mardrömmarna som man inte kan förutse. Ju mer utmanande ett problem är, desto intressantare är det för mig. Jag tycker också om människor – det är väldigt intressant att se hur olika människor fungerar och beter sig. Jag har jobbat med så många olika personligheter i olika sektorer och branscher och har fått träffa så många olika sorters människor!

Jag tror att chefsassistenter och administrativa assistenter ofta måste lära sig saker och ting från början och inte nödvändigtvis har någon att be om hjälp. Jag tror att jag har börjat känna mig mer bekväm i rollen med tiden, tack vare övning och praktisk erfarenhet.

Jag tror att det är bra att vara tydlig med fakta och erbjuda många alternativ. Våga säga det du vill och tro på det du säger.

Chefsassistentens roll har förändrats och fortsätter att växa. Administrativ personal jobbar med många olika uppgifter såsom evenemang, projektledning, HR- och CSR-uppgifter och sociala engagemang. Ofta får de en sorts personalchefsroll.

För tillfället använder vi ett företag som erbjuder bokning på nätet, per telefon eller via en app. För mig är det viktigt att de är i tid och lätta att få tag på om det uppstår problem. Det finns ingenting värre än en taxi som är sen och en förare som är omöjlig att få tag på!

Jag undrar om resande kommer att bli mycket mer normaliserat och vardagligt, eftersom människor kan jobba på distans var som helst i världen, eller om resandet kommer att minska drastiskt på grund av utmärkta möjligheter för videokonferenser och virtuella alternativ. Jag hoppas att företagen drar nytta av flexibiliteten i att kunna arbeta på distans och virtuellt.

Det finns så många! Den gången när en konferens måste flyttas från en stad till en annan på grund av en förfärlig bombattack, den gången när VD:n insåg att han glömt att ta med någon som helst form av ID-handling till flygplatsen, den gången när en annan VD som precis var på väg att gå ombord på ett flygplan plötsligt kom på att han inte ville åka med planet utan ville ha en biljett till ett helt annat land och den gången när en (annan) VD fick ett sammanbrott för att ett askmoln hindrade alla flyg från att lyfta. Inte ens de mest genomtänkta planerna beaktar att folk kan få infall och plötsligt ändra sig!

Ta saker som de kommer och ta det inte personligt. Och ännu viktigare – du är precis lika viktig som den person du jobbar för och den enda som kommer att satsa tid och energi på att utveckla din karriär i den utsträckning du vill – är du själv.

Uber for Business ger företag möjlighet att hantera förmånliga resor för medarbetare och gäster via en central kontrollpanel som håller koll på alla Uber-resor och priser. Till funktionerna hör:

Läs mer och registrera dig här.