A Samsara torna os eventos virtuais especiais com Vouchers para Uber Eats

A Samsara é líder no setor industrial da Internet das Coisas (IoT), com mais de 1300 colaboradores em todo o mundo. As soluções da empresa combinam hardware, software e nuvem para permitir a visibilidade, as análises e a inteligência artificial em tempo real. Os seus clientes incluem empresas de transporte e de alimentos e bebidas, além de cidades como Boston e Fort Lauderdale. Devido ao rápido ritmo de inovação da Samsara, incluindo mais de 100 funcionalidades no último ano, são necessárias reuniões frequentes para garantir que a equipa ampliada está sempre a par de tudo. A empresa reúne os colaboradores em lançamentos de vendas (SKO) semestrais que, tradicionalmente, são realizados junto da sede em São Francisco. Após o início da COVID-19, os líderes da empresa perceberam que o evento de agosto de 2020 teria de ser realizado online.

Embora as opções de alojamento de vídeos e apresentação online de oradores fossem simples, a melhor forma de organizar um almoço para os participantes não era tão clara. A equipa de marketing estava responsável pelo evento e contactou o departamento financeiro para explorar as melhores opções. A Samsara já tinha colaborado com o Uber para Empresas para criar vouchers de viagens para a festa de fim de ano e simplificar as viagens em trabalho dos colaboradores. A empresa apercebeu-se de que pode existir uma boa opção com o Uber Eats.

"Inicialmente, pensámos em pedir aos colaboradores para gastarem um valor fixo no almoço e receberem um reembolso", refere Meteb Al-Fayez, Gestor de aquisições da Samsara. "O problema é que isso resultaria em tanto os colaboradores como a equipa financeira terem de lidar com muita burocracia. Gastamos, em média, 2 minutos a processar cada relatório de despesas. Potencialmente, isto iria gerar mais de 45 horas de trabalho. E isto sem ter em conta o tempo que os colaboradores teriam de gastar para elaborarem os relatórios."

Al-Fayez contactou o Uber para Empresas para conversarem sobre as opções empresariais disponíveis através da plataforma Uber Eats. Como o almoço do SKO era uma necessidade pontual para um único dia, os vouchers para o Uber Eats faziam mais sentido do que implementar um programa de refeições empresarial contínuo. Os vouchers são benefícios de refeições, com restrições de horas e configuráveis, enviados aos destinatários sob a forma de um código exclusivo. Assim, a Samsara podia definir as regras e políticas de controlo dos vouchers e monitorizar as taxas de utilização.

"Os nossos colaboradores preferem não utilizar os cartões de crédito pessoais para este tipo de despesas e depois ter de ficar à espera do reembolso. Os vouchers Uber ajudaram-nos a evitar esta situação e achamos que foram uma ótima opção", refere Al-Fayez.

O programa de almoço para o SKO foi um sucesso imediato e resultou em:

• Colaboradores felizes: os vouchers eram fáceis de utilizar e os colaboradores não tiveram de se preocupar com relatórios de despesas.
• Redução dos custos: a Samsara pagou apenas o montante gasto pelos colaboradores que utilizaram os vouchers e não o montante máximo permitido, como acontece com os cartões oferta. O custo baseou-se na utilização real.
• Redução do tempo despendido em tarefas administrativas: a equipa financeira conseguiu evitar gastar até 45 horas a elaborar relatórios de despesas.
• Gestão simplificada do centro de custos: o dashboard do Uber para Empresas tornou mais fácil a tarefa de atribuir os montantes gastos ao centro de custos correto no backend.

"É raro um projeto ficar abaixo do orçamento. O Uber para Empresas ajudou-nos a reduzir as despesas com refeições para as reuniões de lançamento de vendas e, simultaneamente, permite-nos apoiar os restaurantes locais", afirma Angelina Elhassan, Diretora de eventos e marketing de campo da Samsara. "Adorámos o facto de os custos dos vouchers se basearem na utilização real e não em projeções. Saímos sempre a ganhar."

Desde o sucesso durante o SKO, a equipa da Samsara já começou a utilizar os vouchers para o Uber Eats para interagir com os colaboradores, clientes e potenciais clientes durante almoços de formação e outros eventos virtuais.

"Tenho dado acesso ao nosso dashboard do Uber para Empresas a alguns colaboradores para poderem criar vouchers para os seus próprios eventos", acrescenta Al-Fayez. "Permitimos que façam uma gestão direta e a minha equipa sabe que é fácil monitorizar os custos associados."