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Táticas práticas para adaptar o espaço físico do seu escritório

18 de maio de 2021 / Portugal

Neste artigo, partilhamos alguns pontos de ação para ajudar outros gestores imobiliários e de instalações a se adaptarem a esta nova normalidade. 

Passamos a palavra ao Mike. 

Reajustar espaços de trabalho específicos

Na Uber, estamos a analisar um modelo híbrido de regresso ao trabalho, porque é isso que os nossos colaboradores querem. É a natureza humana, as pessoas querem trabalhar juntas. A colaboração está ligada ao escritório, mas também sabemos, com toda a certeza, que as pessoas conseguem trabalhar a partir de casa a longo prazo. 

Os nossos escritórios têm de refletir esta nova necessidade de flexibilidade. O mais importante para nós agora é reajustar o nosso espaço físico, porque, provavelmente, já não será necessário haver um espaço específico para cada colaborador. Em vez disso, precisamos de mais espaços configurados para inovação e colaboração.

Quatro passos para reajustar:
  1. Fazer um inquérito à força de trabalho; 
  2. Calcular quantas pessoas estarão no escritório de uma só vez;
  3. Identificar espaços para remoção e reaproveitamento de secretárias:
  4. Introduzir um sistema de reservas de espaço de trabalho.

Entrevistar ou fazer um inquérito à sua força de trabalho é um bom ponto de partida. Assim, terá uma boa ideia de quais são as equipas que precisam de um espaço de trabalho específico e poderá calcular quantas secretárias serão necessárias. Diria que, provavelmente, terá uma redução de cerca de 50% no número de secretarias, pelo menos a curto prazo. Depois, os espaços onde não são necessários lugares individuais podem ser reorganizados para permitir que as pessoas trabalhem melhor em conjunto. 

Introduzir um modelo híbrido de fornecimento de refeições 

As conversas informais, como as que ocorrem durante o almoço, são extremamente úteis para a produtividade e a motivação. Sabemos que os nossos colaboradores veem as refeições em conjunto como uma parte importante do regresso ao escritório. O desafio é garantir que essas interações continuem a ocorrer, mesmo quando as opções habituais de fornecimento de refeições estão fora da mesa. E de um modo seguro em relação à COVID, obviamente. 

A questão é: como podemos ajudar as pessoas a desfrutarem de refeições em conjunto em todas as fases? 

  • 1.ª fase. Abertura do escritório para um pequeno grupo de pessoas. Nesta fase, o que faz mais sentido são as refeições pré-embaladas, uma vez que ainda há demasiadas incertezas em torno do habitual fornecimento de refeições. 
  • 2.ª fase. Aumento do número de colaboradores no escritório. À medida que mais pessoas começam a voltar ao escritório, reintroduza o habitual fornecimento de refeições juntamente com pedidos individuais de refeições pré-embaladas. 
  • 3.ª fase. A nova normalidade e o modelo híbrido. As pessoas vão acabar por querer “voltar ao normal”, mas também há a nova flexibilidade a ter em consideração. Provavelmente, o habitual fornecimento de refeições quentes será sempre valorizado, mas, na perspetiva da flexibilidade e do desperdício, faz sentido permitir que as pessoas peçam as suas próprias refeições pré-embaladas.

Usar o Uber Eats para Empresas é ótimo porque pode criar e gerir facilmente planos de refeições personalizados e flexíveis para toda a força de trabalho. Significa que tem uma infraestrutura preparada para lidar com as refeições no escritório em todas as fases e independentemente do que possa acontecer no futuro. 

Depois, do ponto de vista imobiliário, trata-se de garantir que há espaço suficiente, cumprindo o distanciamento social, para as pessoas desfrutarem das refeições em conjunto. Quer se trate de refeições quentes ou de refeições que pediram. 

Democratizar as informações a nível global 

Organizar o regresso ao trabalho é um projeto gigantesco. Temos centenas de escritórios em todo o mundo. Operamos em grande escala e cada escritório rege-se pelas regras da cidade onde está localizado ou até mesmo pelas diferentes jurisdições dessa cidade.

Tem sido crucial equilibrar os princípios fundamentais globais, como definir a segurança como uma prioridade máxima, com a implementação local. Temos trabalhado com autoridades de saúde locais em todo o mundo para nos ajudarem a implementar localmente a nossa perspetiva de segurança em primeiro lugar, porque o que é adequado em Berlim pode não ser em Buenos Aires e por aí em diante.

Para implementar localmente uma política global, e evitar que o negócio fique fragmentado por escritório, é necessário manter uma supervisão geral. Organizar o regresso ao trabalho é um processo lento e iterativo. 

Recomendo vivamente que os gestores imobiliários e de instalações partilhem os seus conhecimentos com a empresa. Pode ser tão simples como configurar um canal no Slack e ter reuniões semanais para falar sobre o ponto de situação, para garantir que as informações são partilhadas e poder acelerar a aprendizagem. 

Colaborar com criadores de conteúdos

Quando começámos a reabrir os nossos escritórios, percebemos que a experiência dos colaboradores estava em perigo. Um aspeto muito importante era a ansiedade que os colaboradores sentiam em voltar ao escritório. Por exemplo, “Como vai ser esta nova normalidade? Como é que as coisas vão funcionar?” Para acalmar a ansiedade em torno destas incógnitas, temos criado vídeos que dão vida à nova experiência de escritório. 

As pessoas responsáveis pelas instalações e o imobiliário devem colaborar com criadores de conteúdos para criar conteúdos que desmistifiquem as alterações. Provavelmente, tem dezenas ou até centenas de pessoas a coordenar as alterações a partir da respetiva perspetiva funcional. Trabalhe com criadores de conteúdos para comunicar estas alterações de forma coesa, para ajudar os colaboradores a saber o que devem esperar e como se devem comportar. 

Este blogue faz parte da iniciativa “The team that Eats together”, uma série de conteúdos que explora a nova normalidade e como melhorar o mundo profissional de modo a satisfazer as expectativas dos colaboradores.

Volte a reunir a equipa, onde quer que se encontre.

As opiniões e pontos de vista apresentados baseiam-se na investigação realizada e não representam uma política oficial da Uber ou de qualquer uma das suas subsidiárias. Os exemplos de conselhos mencionados neste artigo baseiam-se em informações de fontes abertas e as suposições feitas no artigo não refletem a posição da Uber.