Uber for Business

A abordagem da Uber: a extraordinária Rochelle Biss apresenta quatro métodos práticos que os assistentes pessoais e os assistentes executivos podem adotar para se adaptarem à nova normalidade.

13 de outubro de 2020 / Portugal

Enquanto assistente executiva do principal responsável do Uber para Empresas na região EMEA e da pessoa responsável pela direção sénior das viagens na região EMEA, Rochelle Biss está intimamente familiarizada com os desafios que a pandemia da COVID-19 criou para os assistentes pessoais e executivos.

Recentemente, conversámos com a Rochelle para conhecer a sua perspetiva sobre como enfrentar esta nova normalidade, assegurando o seu próprio bem-estar e ajudando a unir a sua comunidade, tendo em conta os novos desafios.

Nesta entrevista, Rochelle partilha alguns pontos de ação práticos para que os assistentes pessoais e executivos tenham um impacto positivo neste momento.

Passamos a palavra a Rochelle…

Tire partido da sua rede de apoio

Os assistentes executivos resolvem problemas. Para mim, é muito importante ter uma forte rede de apoio, com a qual possamos partilhar boas práticas internas, discutir desafios comuns e conjugar recursos para trabalhar de forma mais eficaz.

Isto é algo particularmente importante neste momento, em que todos enfrentamos novos desafios na forma como trabalhamos. Vamo-nos adaptando à medida que avançamos!

Recomendo vivamente a criação de um canal no Slack ou um chat no Teams para assistentes executivos. Assim, é possível agendar reuniões semanais para refletirmos e partilharmos os desafios. Desta forma, poderá beneficiar de maior visibilidade relativamente a problemas empresariais, para que possa antecipar tendências e prevenir problemas.

Crie um plano que priorize os cuidados pessoais

Tive de aprender a ser a minha própria assistente executiva. Enquanto assistentes executivos, temos tanto controlo sobre a agenda dos nossos superiores que é fácil esquecermo-nos de nós próprios e da nossa rotina. Especialmente agora que estamos a lidar com este novo mundo profissional. Em particular se trabalharmos com uma equipa global, os fusos horários podem impedir-nos de desconectar.

Recomendo vivamente que outros assistentes pessoais e executivos criem uma agenda que inclua tempo para as atividades que contribuem para o seu bem-estar.

Gosto de fazer as seguintes perguntas:

  • Agendei pausas curtas regulares?
  • Defini tempo para almoçar e os meus superiores sabem que estarei indisponível?
  • Em que alturas penso ir correr, praticar yoga ou ouvir um podcast?
  • A partir de que horas fico indisponível? Os meus superiores têm conhecimento disso?

Descobri que, se não agendar pausas, tempo para almoçar, fazer exercício, ouvir podcasts e para me desconectar à noite, simplesmente nada disto irá acontecer. Se isto ocorrer durante uma ou duas semanas, não há problema, mas, a longo prazo, saímos prejudicados.

Ajude a equipa a socializar

Já mencionei que os assistentes executivos são defensores da comunidade e este papel é ainda mais importante quando os membros das equipas estão dispersos. Enquanto assistentes executivos, o nosso trabalho é ser inclusivos e encorajar o envolvimento de todas as pessoas sem pressões.

É por isso que tentei organizar várias atividades a diferentes momentos. Queríamos que as pessoas se reunissem de forma informal e não só num contexto profissional.

Estas são as seis atividades que funcionaram muito bem no nosso caso:

  1. Noites de perguntas em equipa
  2. Almoços virtuais
  3. Jogo de adivinhar quem é quem com fotografias da infância
  4. Jogos online durante as pausas para café (pessoalmente, adoro o Pictionary)
  5. Aulas de culinária através do Zoom
  6. Demonstrar gratidão diariamente através do Slack

Tem sido ótimo envolver os membros da equipa na organização destas diferentes atividades. Isto não só significa que não somos responsáveis por tudo (também merecemos uma pausa!), como também descobrimos que, muitas vezes, o planeamento e a logística dos eventos já ajudam a fortalecer o espírito de equipa.

Certifique-se de que a sua equipa se sente valorizada

Não existe nenhum manual de instruções para lidar com a COVID e toda a gente se sente de alguma forma pressionada. Considero-me sortuda por trabalhar para uma empresa que me faz sentir muito valorizada e apoiada.

Recebemos crédito mensal para viagens Uber e pedidos Uber Eats, algo que adoro. Costumo utilizá-lo principalmente em pedidos Uber Eats. Liberta-me tempo, oferece variedade, reduz o desperdício alimentar e permite-me apoiar os meus restaurantes locais preferidos.

Sei que este crédito Uber Eats é uma regalia muito popular na Uber, por isso, é algo que recomendo que todos os assistentes executivos considerem implementar para a respetiva equipa. Especialmente agora que todos estamos sujeitos a maior pressão do que o normal.

Na Uber, os colaboradores costumam pedir refeições se trabalharem até tarde ou para almoços virtuais com clientes, por exemplo. Antes da situação atual, também era comum que fosse utilizado em viagens de negócios. Da minha parte, é fácil aprovar todas as despesas da equipa através do painel de controlo do Uber para Empresas. O envio e o processamento dos recibos são automáticos, o que simplifica o processo para os administradores.

E há um ponto muito importante que gostaria de enfatizar. Os assistentes executivos já são muito bons nisto, porque se dedicam a questões de organização, mas é muito importante escolher ferramentas que nos facilitem a vida. O panorama tecnológico muda rapidamente, por isso, não podemos menosprezar as novas ferramentas que podem resolver um problema ou agilizar um processo.

Este blogue faz parte da iniciativa “The team that Eats together”, uma série de conteúdos que explora a nova normalidade e como melhorar o mundo profissional de modo a satisfazer as expetativas dos colaboradores.

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Volte a reunir a equipa, onde quer que se encontre.

Comece a utilizar o Uber Eats para Empresas.