Os 4 princípios de um programa de viagens corporativas voltado para o colaborador

Provavelmente o seu programa já foi avaliado com base em duas variáveis: economia de custos e segurança do viajante. No papel, os programas normalmente já alcançaram esses objetivos: como responsável pelas viagens da equipe, você garante o melhor preço, controla os gastos e tem um sistema que monitora a localização dos colaboradores que estão viajando.

Mas um programa de viagens só pode ser considerado um sucesso se os colaboradores estiverem satisfeitos com ele. E você sabe o motivo: é pouco provável que os colaboradores sigam um processo complicado, e o abandono dos procedimentos só gera mais gastos que vão estourar o seu orçamento.

Neste artigo, vamos analisar as quatro características dos programas de viagens corporativas que são úteis para o seu controle, enquanto respeitam as longas horas, o ritmo acelerado e a vida desafiadora de quem está sempre viajando.

Quer você esteja montando um programa novo ou revisando o atual, pensar primeiro nos colaboradores aumenta suas chances de sucesso, pois melhora a segurança, a satisfação deles e sua visibilidade sobre o processo.

Claro, o seu programa de viagens pode parecer eficiente para você, mas quando foi a última vez que você parou para marcar um voo ou enviar um recibo, do início ao fim? Com que frequência você passa um ou dois dias na estrada, simulando a rotina dos colaboradores que mais viajam e testando o seu programa?  Se você não se lembra, pode estar na hora de se atualizar.

Parece óbvio, mas vale a pena repetir: os colaboradores querem um programa de viagens que seja fácil de usar do início ao fim. Para chegar a esse ponto, é preciso se perguntar qual é o propósito de cada clique e de cada formulário preenchido. Se você ficar confuso, fazendo perguntas ou tendo que verificar a mesma coisa várias vezes, é bem provável que seus colaboradores sintam o mesmo. Esses pontos críticos explicam o que está por trás dos altos índices de dispersão e não conformidade, mostrando que está na hora de ajustar as partes do processo que não ajudam os viajantes.

O que fazer: a cada trimestre, acompanhe cinco colaboradores em cada estágio do seu processo de viagem e observe em silêncio o que eles fazem. Pergunte a eles onde encontrar as regras de viagens da empresa. Nenhum programa vai funcionar se os colaboradores não souberem as regras.

Pedir aos colaboradores que aprendam um novo sistema ou se lembrem de mais uma senha é uma coisa que ajuda você, mas não quem viaja. Ninguém quer ter que administrar várias contas. Para se ter uma ideia, quatro em cada cinco pessoas pensam duas vezes antes de usar qualquer site se precisam criar uma conta. Já imaginou o que acontece quando um gestor pede que os viajantes criem contas desnecessárias? Exatamente. Baixa adesão. Faça o possível para ir até os seus colaboradores em vez de forçá-los a ir até você.

Ao usar um app conhecido e confiável, os gestores de viagens reduzem o número de colaboradores com problemas para usar o sistema. Bons exemplos de apps são os de mobilidade urbana, como por exemplo a Uber.

E eles geralmente já têm recursos para empresas.  Os colaboradores só precisam escolher uma opção diferente na conta que já possuem. Não precisa de mais logins e nem senhas.

O que fazer: a cada etapa da jornada dos seus colaboradores, verifique se você oferece o nível adequado de flexibilidade para eles usarem os apps que estão acostumados. Caso suas regras não permitam isso, pense na possibilidade de integrar esses apps e em como isso melhoraria a adesão de seus colaboradores.

É impossível fazer um programa voltado para os colaboradores sem que eles sejam consultados.

Eles querem ser ouvidos, e precisam de um canal de comunicação aberto para isso. Os gestores de viagens que solicitam feedback estão sendo receptivos e proativos, e, ao participar, os colaboradores sentem que desempenham um papel mais importante na empresa. Criar e manter um canal de feedback constante, seja através de pesquisas de satisfação ou simplesmente mantendo sua porta aberta para os colaboradores, ajuda a garantir que o programa sempre considere as necessidades deles.

Um ótimo exemplo vem da Salesforce. Recentemente, em um seminário virtual da Uber para Empresas, o próprio gestor de viagens da Salesforce para as Américas mostrou como usa o software Salesforce Chatter para receber feedback e compartilhar informações. Pelo Chatter, os colaboradores podem fazer perguntas, os gestores podem compartilhar novidades da empresa e do setor, e os fornecedores preferenciais podem compartilhar promoções para fidelizar os clientes. Com esse canal, os colaboradores têm uma forma de dar sugestões, enquanto os gestores mantêm uma linha de comunicação aberta. Tudo em um espaço conveniente para todos.

O que fazer: aproveite o processo de observação mencionado acima para perguntar que tipo de informação falta a quem viaja e onde seria bom que essa informação estivesse. Pergunte a quem eles se dirigem quando têm dúvidas. Isso pode ajudar você a entender como um canal ou grupo de comunicação pode melhorar seu programa.

Como gestor de viagens, você já sabe como é importante controlar gastos e o índice de utilização para determinar o desempenho geral. Mas é possível considerar um programa de viagens um sucesso completo sem medir a satisfação do colaborador? Conforme esses programas amadurecem, fica mais importante ter certeza de que eles funcionam para o usuário final.

A forma mais simples de avaliar a satisfação é perguntando. Enviar uma pesquisa depois de cada viagem é uma maneira fácil de incluir o feedback na sua estrutura atual. As perguntas podem ser simples, como “qual seu nível de satisfação?”, ou podem incluir detalhes sobre o hotel, voo e conforto do transporte terrestre.

O que fazer: elabore e lance uma pesquisa rápida (de no máximo 2 minutos) que possa ser enviada depois de cada viagem. Se as viagens são muito frequentes, você pode fazer pesquisas trimestrais, por exemplo.

Assumir uma abordagem voltada para os colaboradores requer tempo e adaptação, independentemente de você estar melhorando um programa atual ou implementando um novo. Mas isso pode ser o diferencial que vai garantir que seus colaboradores participem do seu programa. Se eles não tiverem que se preocupar tanto com os obstáculos no sistema, é mais provável que cumpram as regras. E, com isso, viajam mais seguros e dentro das regras definidas pelo programa.

Esses quatro princípios reduzem o estresse e aumentam a satisfação dos colaboradores com o processo.

E, no fim das contas, quanto mais felizes seus colaboradores estiverem, maiores as chances de cumprirem as regras de viagens. E todos saem ganhando.