Het ultieme veiligheidsplan voor elke zakenreis

Wanneer jij of je medewerkers zakenreizen maken, lijkt de rit zelf misschien het minste van je zorgen. Je wilt een goede indruk maken op mogelijke klanten, perfecte presentaties geven, relaties opbouwen en deals sluiten. Maar als het fout gaat tijdens de rit, dan zul je niks gedaan krijgen.

Hanteer een actieplan voor veiligheid tijdens elke rit en zorg dat alle reizigers de basisbeginselen kennen en toepassen. Dit kan helpen om onaangename verrassingen te voorkomen zodat iedereen zich op het werk kan concentreren.

Zorg dat veilige gewoonten op reis onderdeel zijn van het plan dat jou, je medewerkers en de belangen van het bedrijf beschermt terwijl je op zakenreis bent.

Heb je de vliegtickets gekocht? Begin dan gelijk het aansluitende vervoer te regelen Je kunt binnen een paar minuten uitzoeken hoe je op het vliegveld komt en van het vliegveld naar het hotel. Plan je rit naar het vliegveld de dag voordat je vertrekt. Zo weet je zeker dat je op tijd komt.

En nog belangrijker: zoek uit welke vervoersmogelijkheden er zijn wanneer je bent geland. Dit is van extra belang als je naar een nieuwe stad of een onbekend land reist. Is er een shuttledienst naar je hotel? Hoe zit het met taxi’s op het vliegveld? Als er een app voor het delen van ritten zoals Uber beschikbaar is, dan kun je je rit aanvragen zodra je koffers op de bagageband liggen.

Op elk vliegveld zijn er verschillende vervoersopties, zoals shuttlediensten, taxi’s, bussen en treinen. In bepaalde steden zijn er verleidelijk goedkope en ogenschijnlijk makkelijke vervoersopties zoals taxi’s zonder vergunning, particuliere busjes of limo’s die buiten werktijd op het vliegveld rondhangen op zoek naar nog een extra ritje. Hoewel het aantrekkelijk klinkt om in een limousine aan te komen bij je hotel, kun je beter niet instappen bij een willekeurige chauffeur.

Je hebt geen garanties wat betreft veiligheid en kosten, en of je deze kosten bij terugkomst kunt declareren. En ondanks dat het openbaar vervoer waarschijnlijk prima in orde is, kan het vervelend zijn om die laatste kilometers naar je hotel te moeten lopen. Vraag ritten aan via een vertrouwde, internationale app en je hebt een betere kans om op tijd, en veilig, bij je bestemming te komen.

Als je naar Londen vliegt voor een conferentie en daar vaker bent geweest, dan stap je gewoon op het vliegtuig en kun je het rustig aan doen. Maar wanneer je naar een stad of land reist waar je nog nooit bent geweest, kun je de reis een stuk makkelijker maken als je wat informatie opzoekt over de bestemming.

Zoek naar restaurants in de buurt van het hotel, bestudeer de lokale gebruiken en zoek informatie op over de nuances van lokale bedrijfspraktijken. Zorgplicht is extra belangrijk als het om verre reizen gaat. Het is dan jouw taak om de potentiële risico’s van de reis in te schatten en om te zorgen dat medewerkers zich bewust zijn van zaken zoals terrorisme en sociale onrust. De omstandigheden kunnen snel veranderen. Is er dus twijfel is over de veiligheid of stabiliteit van de bestemming, controleer het dan opnieuw vlak voor vertrek.

Als je telefoon soms kuren heeft, een kapot scherm heeft of niet goed oplaadt, los dit dan op voordat je vertrekt. Je wilt niet ergens stranden of te laat komen voor een vergadering omdat je telefoon het niet meer doet na aankomst in München. En als het bedrijf waarvoor je werkt logins met meervoudige verificatie of sms-codes gebruikt, dan kan een niet-werkende telefoon desastreus zijn.

Als je telefoon in prima staat verkeert, neem dan maatregelen om te zorgen dat dit ook zo blijft. Gebruik een degelijk hoesje en een screenprotector om je telefoon te beschermen tegen valpartijen onderweg. En hoewel het altijd goed is om een internationale stekker bij je te hebben, ben je met een (volledig opgeladen) powerbank van een goede kwaliteit en een extra kabel altijd verzekerd van voldoende stroom, waar je ook bent.

Vooral wanneer je alleen reist naar of in een onbekend land, is het belangrijk apps te gebruiken waarmee collega’s en familie je locatie kunnen vinden. Als er iets naars gebeurt (of je simpelweg de weg kwijtraakt), kun je grotere problemen voorkomen door jezelf makkelijk vindbaar te maken. Apps zoals Uber die je locatie delen, kunnen het ook makkelijker maken om met medereizigers af te spreken.

Als je via de Uber-app een rit aanvraagt, kun je je locatie makkelijk delen met collega’s zodat ze weten waar je naartoe gaat en wanneer je aankomt. Dit is vooral handig wanneer je de omgeving niet kent. Reismanagers hebben met Uber for Business de beschikking over extra functies. Denk hierbij aan de integratie met International SOS waardoor je bedrijf toegang heeft tot belangrijke locatie- en veiligheidsinformatie om actie te kunnen ondernemen in kritieke situaties.

Wanneer je onderweg bent, heeft het beschermen van je persoonlijke informatie, de intellectuele eigendommen van je bedrijf en privégegevens van klanten altijd prioriteit. Op reis neemt het gevaar om apparaten kwijt te raken of te worden gehackt enorm toe. Volg deze stappen om je gegevens te beveiligen als je onderweg bent:

Je telefoon, laptop, tablet en andere apparaten moeten altijd zijn vergrendeld met veilige pincodes, wachtwoorden of biometrische beveiligingen. Log altijd uit wanneer je klaar bent met je werk.

Volgens Infosecurity Magazine is 87% van de medewerkers ooit een USB-drive verloren zonder dit te melden aan het bedrijf waarvoor zij werken. Opslag in de cloud (liefst aangeboden via de werkgever) is veel veiliger en je kunt geen spullen kwijtraken.

Openbare wifi biedt geen bescherming voor je webactiviteiten en je gegevens zoals je bedrijfsnetwerk dit kan doen. Met openbare wifi is het alsof je in een glazen kamer aan een supergeheim project werkt. Gebruik je telefoon als wifi-hotspot of vraag je werkgever om een mobiele hotspot.

Als je naar het buitenland reist, zorg dan dat je goed bent ingeënt en dat je gezond genoeg bent om te reizen. Controleer of je ziektekostenverzekering dekking biedt voor de bestemming, zorg dat alle medewerkers een adequate reisverzekering hebben en ga na of iedereen weet hoe zij op reis gebruik kunnen maken van medische noodhulp. Alle reizigers moeten een kaartje bij zich dragen met de contactgegevens van het bedrijf en alarmnummers zodat ze in geval van nood snel hulp kunnen inroepen.

Weer naar huis gaan kan behoorlijk lastig zijn als je je ID kwijtraakt. Houd je paspoort en ID altijd bij je en neem een kopie van je identiteitsbewijs mee in je bagage. Je kunt je identiteitsbewijs ook scannen en in de cloud bewaren als back-up.

Hoewel je misschien nooit kunt voorkomen dat er tijdens een reis iets gebeurt, is het toch nuttig om een zakelijk reisplan te hebben. Door deze veilige gewoonten voor zakenreizen onderdeel te maken van je reisbeleid zijn zowel reizigers als de belangen van je bedrijf beter beschermd.

Uber for Business helpt plannen voor zakenreizen te versimpelen en biedt een betrouwbare manier om in meer dan zestig landen veilig naar je volgende vergadering te komen. Daarnaast heb je voordelen zoals moeiteloze onkostendeclaraties en zichtbaarheid op ritniveau. Meld je vandaag nog aan.