Leverage Uber for Business

Interviews met influencers: Abigail Jones, directie-assistente

19 augustus 2019 / Europa

We hebben Abigail Jones, directie-assistente van de CEO bij ghd en PA van het jaar in 2018, geïnterviewd over haar visie op zakelijk reismanagement en wat zij uit ervaring heeft geleerd. In haar eigen woorden:

Ik ben begonnen als PA in de kunstwereld (vanwege mijn diploma‘s in Kunstgeschiedenis en Cureren) en ben daarna overgestapt naar de liefdadigheidssector. Het was in 2008, na de financiële crash, vrij makkelijk om uitzendjobs op te pakken in allerlei sectoren die voorheen niet mogelijk waren voor mij wegens gebrek aan ervaring. Toen begon ik dus in meer sectoren te werken. Naarmate mijn carrière zich ontwikkelde, werkte ik op hogere niveaus en nu bij C-Suite. Vorig jaar won ik PA van het jaar 2018 en momenteel ben ik finalist voor Executive Assistant van het jaar 2019 in het Verenigd Koninkrijk.

Ik coach en begeleid ook andere EA’s en PA’s, en ben een spreker op het EA/PA-netwerk, wat ik graag doe. Naast mijn werk houd ik van reizen en bezoek ik zoveel mogelijk musea en galeries.

Reismanagement voor de directie-assistente

1. Wat is je grootste prioriteit als het gaat om reizen beheren voor de CEO?

Zorgen dat de reis goed geregeld is vanaf het moment dat hij vertrekt totdat hij weer terug is op kantoor, inclusief een duidelijke route. Zorgen dat vluchten en treinen volgens ons beleid worden geboekt, dat de CEO weet wat de bestemming is en dat er een plan B is voor het geval er iets verandert. Toen ik bijvoorbeeld tijdens de stakingen bij Eurostar een vliegticket moest boeken, betekende dit dat ik de CEO op meerdere wachtlijsten moest zetten en erop voorbereid moest zijn om alle bevestigde plannen aan te passen.

2. Wat vind je het leukste aan je werk?

Ik vind het erg leuk om problemen op te lossen en om mijn hersenen te gebruiken. Ik hou van lastige logistieke nachtmerrie-aanvragen die je niet kunt voorspellen. Hoe uitdagender het probleem, hoe interessanter het voor mij is. Ik hou ook van mensen. Leren hoe verschillende mensen werken en hoe ze zich gedragen is erg intrigerend. Ik heb met zoveel verschillende soorten persoonlijkheden in verschillende sectoren en bedrijfstakken gewerkt en zoveel mensen ontmoet.

3. Wat zijn de belangrijkste uitdagingen geweest?

Ik denk dat EA’s en PA’s vaak dingen helemaal vanaf het begin moeten leren en niet per se iemand anders kunnen vragen om hulp. Ik denk dat mijn zelfvertrouwen binnen deze functie zich door de tijd heen heeft ontwikkeld, aan de hand van praktijkervaring en oefening.

4. Wat zijn je geheimen om te communiceren en te zorgen dat belangrijke besluitvormers luisteren?

Ik denk dat het handig is om de feiten duidelijk op een rij te zetten en om veel opties te hebben. Kom voor jezelf op en heb vertrouwen in wat je zegt.

5. Welke invloed heeft technologie gehad op de reisprogramma’s waaraan je hebt gewerkt?

“Het is zoveel makkelijker om reizen te boeken en wijzigen dan voorheen. Ik vind het leuk om reizen te boeken in apps die worden gesynchroniseerd met agenda’s en die herinneringen sturen. En ik ben erg blij met de waarschuwingen die je in realtime laten weten of er een probleem is.”
Abigail Jones, directie-assistente voor de CEO, ghd

6. Welke andere veranderingen heb je opgemerkt binnen deze industrie?

De EA-functie is veranderd en blijft groeien. Admin-professionals hebben een enorme taak, waaronder evenementen, reizen, projectmanagement, HR- en CSR-verantwoordelijkheden, sociale verplichtingen. Hun rol verandert geleidelijk naar die van hoofd personeel en organisatie.

7. Hoe beheer je momenteel de reizen over de weg voor je CEO? Welke punten zijn voor jou belangrijk bij een oplossing voor vervoer over de weg?

We gebruiken op dit moment een voorkeursbedrijf en kunnen online, telefonisch of via een app boeken. Voor mij is het belangrijk dat ze op tijd zijn en makkelijk bereikbaar zijn als er een probleem is. Er is niets erger dan een taxi die te laat is en een chauffeur die je met geen mogelijkheid kunt bereiken.

8. Er komt een nieuwe generatie op de arbeidsmarkt en technologie en zakelijke prioriteiten blijven zich ontwikkelen. Hoe denk je dat zakenreizen er over tien jaar uitzien? Waar ben je het meest enthousiast over?

Ik vraag me af of reizen veel normaler en alledaagser wordt of dat reizen drastisch zal afnemen als gevolg van uitstekende videoconferenties en online opties zodat mensen op afstand kunnen werken vanaf elke bestemming ter wereld. Ik hoop dat bedrijven de flexibiliteit van werken op afstand en online werken zullen omarmen.

9. Kun je ons één opmerkelijk verhaal vertellen over zakelijk reismanagement tijdens je carrière?

Er zijn er zoveel geweest! De keer dat een conferentie verplaatst moest worden van de ene stad naar de andere vanwege een vreselijke bomaanslag; de keer dat mijn CEO besefte dat hij vergeten was enige vorm van identificatie mee te nemen naar het vliegveld; de keer dat een andere CEO die op het punt stond om aan boord te gaan, besloot dat hij niet in het vliegtuig wilde stappen en een ticket naar een heel ander land wilde; en de keer dat een (andere) CEO een inzinking kreeg omdat een aswolk verhinderde dat vluchten zouden vertrekken.

Hoe perfect je plan ook is, het kan nooit rekening houden met mensen die spontaan van gedachten veranderen.

10. Ten slotte, wat is de belangrijkste les die je in je carrière hebt geleerd?

Blijf kalm en neem dingen niet persoonlijk. En vergeet nooit dat je net zo belangrijk bent als de persoon die je ondersteunt. En niemand anders zal zoveel tijd en energie steken in je carrière als jij.

Uber for Business helpt bedrijven om voordelige ritten te regelen voor medewerkers en gasten via een centrale dashboard die Uber-ritten en -kosten bijhoudt. Een aantal functies: