Le guide complet de la gestion des déplacements professionnels

Les responsables des déplacements professionnels élaborent des politiques de déplacement détaillées qui s'alignent sur les objectifs et les besoins uniques de leur entreprise.

Par exemple, un responsable des déplacements peut établir des politiques pour les cas suivants :

• Procédures de réservation. Définir les processus de réservation de trajets, de vols et de chambres d'hôtels.

• Directives sur les classes de voyage. Établir des normes pour l'usage de la classe affaires ou économique en fonction de la distance, de la durée ou du niveau des collaborateurs.

• Normes d'hébergement. Spécifier le type, le budget et la catégorie d'hébergements autorisés (par exemple, la location de chambres d'hôtels ou de logements).

• Notes de frais et remboursement. Fixer des limites aux indemnités journalières pour les repas et les frais accessoires, et établir des procédures pour le suivi et la soumission des frais de déplacement.

• Utilisation des technologies. Mettre en œuvre un logiciel ou des applications de gestion des déplacements pour simplifier les préparatifs de voyage, l'analyse des données et les rapports.

Les responsables des déplacements professionnels supervisent la coordination et l'exécution des programmes de déplacements professionnels pour les collaborateurs. Ils peuvent organiser eux-mêmes directement tous les aspects des voyages, gérer une équipe interne de coordinateurs de déplacements ou travailler avec des agents de voyages tiers.

Aujourd'hui, il est aussi essentiel d'adopter des applications de déplacements professionnels qui aident les responsables à rationaliser les programmes de déplacement au sein de leur organisation. Une application de déplacements professionnels vous aide dans les aspects suivants :

• Suivi automatisé des dépenses. Supprime la nécessité d'enregistrer des copies papier des reçus en ajoutant automatiquement au système les trajets et repas à passer en notes de frais.

• Contrôle centralisé à partir d'un tableau de bord. Offre une visibilité complète sur les politiques, les procédures, les notes de frais, les budgets et les plans de déplacement.

• Rapports et suivi en temps réel. Offre un aperçu complet des programmes de déplacements personnalisés avec des mises à jour en temps réel sur les déplacements, les repas, les frais divers et plus encore.

• Gestion simplifiée des déplacements. Avec des limites flexibles et personnalisables pour la réservation de trajets, l'achat de repas et le traitement des paiements (comme la facturation sur une carte personnelle avec remboursement ou sur une carte professionnelle).

Les responsables des déplacements doivent offrir des déplacements confortables aux collaborateurs tout en respectant le budget alloué par l'entreprise à ce poste de dépenses.

Pour ce faire, les responsables explorent les possibilités d'économies sur les coûts, identifient les périodes de déplacement les plus intéressantes et négocient des réductions avec les fournisseurs de déplacements.

Un responsable des déplacements peut, par exemple, identifier et réserver des vols en dehors des heures de pointe pour une équipe participant à une conférence internationale. Il peut aussi suivre les prix des trajets partagés pour optimiser les horaires de déplacement et réserver des chambres d'hôtel en profitant de réductions réservées aux entreprises.

Les responsables des déplacements professionnels sont aussi chargés du suivi des données de déplacements. Garder un œil sur les données de déplacements aide à plusieurs titres :

• Suivi des dépenses. Le fait d'effectuer un suivi des frais de déplacements professionnels permet d'identifier les habitudes de dépenses et de montrer où l'entreprise peut réduire les coûts.

• Détermination des habitudes de déplacement. En ayant accès aux données historiques de déplacements, les responsables identifient des modèles et des tendances, ce qui les aide à prévoir les préférences et les besoins futurs en matière de déplacements.

• Comparaison des programmes avec les normes du secteur. Les responsables des déplacements comparent les dépenses et les politiques de leur entreprise avec les références du secteur, afin de mieux comprendre leur performance.

• Analyse des performances des fournisseurs. L'évaluation des données sur les fournisseurs peut révéler leur fiabilité, la qualité de leur service et leur valeur.

Les responsables obtiennent ces commentaires à l'aide d'enquêtes menées auprès des collaborateurs, de rapports sur le secteur du déplacement, de logiciels de gestion des déplacements et de plateformes de déplacements tierces.

Les responsables des déplacements professionnels travaillent en étroite collaboration avec les responsables des RH afin d'élaborer des protocoles de devoir de diligence pour leurs collaborateurs.

Dans le contexte des déplacements professionnels, le devoir de diligence inclut les éléments suivants :

• Assurer la santé des collaborateurs. Veiller au bien-être et à la bonne santé des collaborateurs en déplacement et s'assurer qu'ils ont accès aux soins de santé et à l'assistance nécessaires.

• Subvenir aux besoins de base. Il s'agit du fait de tout mettre en œuvre pour que les collaborateurs aient accès aux commodités essentielles, comme des aliments et des boissons de qualité, et un hébergement confortable.

• Protéger les collaborateurs. Tenir les voyageurs à l'écart des situations où ils pourraient être victimes de harcèlement, de stress ou de discrimination.

Les responsables des déplacements professionnels n'ont pas seulement à s'occuper de la coordination et de la gestion des déplacements professionnels. Ils sont aussi chargés d'établir des relations avec les meilleurs partenaires et fournisseurs du secteur.

Cela comprend l'établissement d'accords de réduction et de confort avec les compagnies aériennes, la négociation d'accords avec les chaînes hôtelières et la sélection des meilleures applications de trajets partagés.

Ils travaillent aussi en étroite collaboration avec les équipes internes et la haute direction pour s'assurer que les stratégies et les contrats de déplacement s'alignent sur les objectifs commerciaux globaux.