Simplifier le suivi des notes de frais et améliorer l'efficacité

L'automatisation transforme l'ensemble du processus des frais de déplacement, de la réservation au suivi des notes de frais. Les collaborateurs peuvent facilement envoyer leurs reçus de trajets partagés ou de billets d'avion. Ensuite, le système assigne automatiquement les dépenses aux catégories de notes de frais correspondantes.

Les processus obsolètes impliquent que les collaborateurs conservent les reçus papier et saisissent manuellement les coûts individuels de chaque article composant le repas. L'automatisation saisit les reçus numériques et les détails des dépenses lors de l'achat. De cette façon, les collaborateurs n'ont pas à établir de rapports fastidieux, et l'entreprise, elle, gagne une visibilité complète sur les dépenses.

Le traitement des notes de frais relatives aux fournitures de bureau, factures de téléphone et abonnements peut prendre beaucoup de temps. L'automatisation permet de disposer d'un système qui saisit les demandes de remboursement codées. Les collaborateurs peuvent soumettre des demandes à tout moment et de n'importe où, et les employeurs peuvent rapidement les approuver.

C'est indéniable, le suivi automatisé des notes de frais libère un temps considérable. Avec les méthodes manuelles, les collaborateurs doivent souvent consacrer des heures à remplir des formulaires et envoyer des rapports. En numérisant chacune de ces tâches, l'automatisation réduit considérablement les efforts.

Fini les saisies manuelles dans les feuilles de calcul ! Désormais, les collaborateurs n'ont plus qu'à prendre une photo de leurs reçus à l'aide de l'application mobile. Ces informations sont alors mises en ligne automatiquement, puis triées au sein du système des notes de frais. Ainsi, le temps qu'ils consacrent aux rapports diminue, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

L'élimination des formalités administratives et des feuilles de calcul accélère aussi le traitement. Avec l'automatisation, les managers peuvent approuver les dépenses en quelques étapes, sans risquer de retards manuels. L'efficacité opérationnelle se voit ainsi grandement améliorée.

Avec leurs longues chaînes d'approbation et leurs vérifications manuelles, les méthodes traditionnelles entraînent souvent des retards de paiement. Grâce au suivi automatisé, les rapports sont traités en temps réel.

Vous pouvez ainsi rembourser vos collaborateurs plus vite, ce qui présente des avantages pour tout le monde : ils perçoivent leur argent plus rapidement et vous allouez moins de ressources aux processus d'approbation. Cela permet également d'améliorer la satisfaction et la confiance de vos équipes envers l'entreprise.

Les processus manuels sont sources d'erreurs, ce qui peut entraîner des saisies de données incorrectes, des erreurs de calcul ou des pertes de reçus. Les inexactitudes compromettent l'intégrité des enregistrements financiers et entraînent des risques de conformité.

L'automatisation atténue ces risques en normalisant les procédures et en réduisant l'intervention humaine. Les outils numériques valident automatiquement les notes de frais conformément aux politiques et aux réglementations, et signalent les écarts ou violations afin qu'ils soient soumis à examen. Cette approche réduit les erreurs de reporting et garantit une meilleure conformité.

L'automatisation du suivi des notes de frais optimise le flux de travail en offrant une source d'informations centralisée. Elle favorise une meilleure collaboration et une communication plus efficace. Elle offre aussi une transparence totale sur les données des notes de frais, permettant ainsi aux parties prenantes de déceler des modèles et des tendances.