6 étapes clés pour mettre en place une politique de déplacements et optimiser vos coûts
25 octobre 2024 / France
Les voyages d’affaires constituent l’un des postes de dépenses les plus importants. Selon une récente étude d’Hotel Tech Report, l’hébergement consomme la plus grande part du budget des entreprises (34 %), suivi des repas (20 %) et des vols (entre 17 % et 27 %)1. Gérer les déplacements professionnels nécessite ainsi une optimisation des coûts. C’est là que la politique de déplacement entre en jeu. Levier particulièrement efficace pour la cohérence, transparence et conformité réglementaire des voyages professionnels, elle permet également une meilleure maîtrise des coûts. Voici 6 étapes clés pour définir une politique de déplacement efficace.
Politique de déplacements : un outil stratégique pour l’entreprise et ses employés
Tout Travel Manager ou Responsable Mobilité sait que la mise en place d’une politique voyages d’entreprise (PVE) joue un rôle clé dans la réussite des déplacements de ses collaborateurs.
Qu’est-ce qu’une politique de déplacements ?
Ce document définit les règles et procédures pour les voyages d’affaires. Autrement dit, il s’agit du cadre de référence pour la gestion des déplacements professionnels. De la planification de l’itinéraire au remboursement des frais professionnels, cet outil de standardisation énonce un ensemble de directives pour permettre le bon déroulement des voyages d’affaires.
Politique de déplacements : quels sont les avantages pour les employés ?
Une bonne gestion des déplacements influence naturellement l’efficacité et le bien-être des employés. Une politique bien pensée offre bon nombre de bénéfices :
- Une clarté et transparence sur les règles et les attentes en matière de déplacements professionnels.
- Une équité de traitement entre tous les collaborateurs.
- La simplification des procédures de réservation et de remboursement.
- Une meilleure compréhension des limites de dépenses autorisées.
- L’assurance d’un niveau de confort et de sécurité pendant les voyages.
- La possibilité de bénéficier de tarifs négociés avec les fournisseurs.
- Une réduction du stress lié à la prise de décisions pendant les déplacements.
- Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle grâce à des règles claires.
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Politique de déplacements : quels sont les avantages pour l’entreprise ?
Côté entreprise, l’impact sur la performance est aussi considérable, avec une ouverture du champ des possibles :
- Le renforcement de la culture d’entreprise via des pratiques cohérentes.
- Une optimisation et contrôle des coûts liés aux déplacements.
- Une amélioration de la visibilité sur les dépenses de voyage.
- Une standardisation des pratiques, qui facilite la gestion et le suivi.
- Un renforcement de la sécurité des collaborateurs et du devoir de vigilance.
- Une augmentation de l’efficacité des collaborateurs en déplacement.
- Une meilleure conformité avec les réglementations fiscales et légales.
- Une réduction des risques de fraude ou d’abus.
- Une amélioration de l’image de l’entreprise auprès des partenaires et clients.
- La facilitation de la négociation avec les fournisseurs grâce à des données consolidées.
- L’intégration plus aisée des objectifs de responsabilité sociale et environnementale.
- La simplification des processus d’audit et de reporting financier.
- Le renforcement de la culture d’entreprise via des pratiques cohérentes.
5 obstacles fréquents lors de l’élaboration d’une politique de déplacements
- Équilibrer besoins de l’entreprise et préférences des employés : trouvez un juste milieu entre rentabilité et satisfaction des employés.
- Se tenir au courant des réglementations : surveillez régulièrement les changements de réglementations de voyage pour rester à jour.
- Assurer la cohérence : veillez à l’application uniforme des politiques au sein de tous les services.
- Répondre aux besoins uniques des voyageurs : prenez en compte les besoins spécifiques (handicaps, problèmes médicaux) des employés.
- Communiquer efficacement la politique : informez clairement les employés et facilitez l’accès aux informations pertinentes.
Mettre en place une politique de déplacements efficace : les 6 étapes clés
Rédiger une politique de voyage demande une organisation minutieuse et un investissement en temps, pour analyser chaque situation, anticiper les scénarios et prendre les bonnes décisions. Voici 6 éléments essentiels à prendre en compte.
1. Identifiez les besoins de votre entreprise
Il convient d’abord de vous poser les bonnes questions :
- Quels sont les types de déplacements les plus fréquents (courts séjours, longs voyages, déplacements internationaux) ?
- Quels sont les profils des employés concernés ?
- Quels sont vos objectifs ? Il peut s’agir d’économiser sur les voyages d’affaires, appliquer un cadre précis, simplifier les procédures, offrir plus de flexibilité…
Une fois ces objectifs fixés, vous pouvez analyser les dépenses de voyage passées afin d’identifier les tendances et les opportunités d’optimisation.
2. Définissez des lignes de conduite
Vient le moment de poser un cadre précis et de fixer les règles. Pour définir la ligne directrice de votre politique de déplacement, quelques étapes se révèlent incontournables :
- Identifiez et approuvez les fournisseurs que les employés doivent exclusivement utiliser.
- Précisez les pourcentages de remboursement pour chaque type de dépense.
- Établissez des plafonds de dépenses pour l’hébergement, les repas et les transports.
- Définissez les classes de voyage autorisées, selon le niveau hiérarchique et la durée du trajet.
Vérifiez que ces lignes de conduite soient faciles à comprendre, et qu’elles répondent bien aux objectifs définis en amont.
3. Impliquez les parties prenantes
Pour vous donner toutes les chances de réussir votre projet, intégrez dans le processus de planification les différentes parties prenantes, et veillez à prendre en compte leurs besoins et préoccupations. Il est important d’informer l’ensemble des collaborateurs des objectifs de la politique et des avantages qu’il en tirera. Consultez en priorité les voyageurs fréquents, afin de recueillir rapidement leurs insights.
4. Établir des procédures de validation et de reporting
La politique de voyage de l’entreprise sert de garde-fou pour éviter les dépassements et les dépenses inappropriées. Il est donc important d’établir des règles d’approbation, en fonction du montant du voyage et de la destination, ainsi que des procédures internes associées aux achats. Vous pouvez également lister les documents que doivent fournir les collaborateurs, et désigner qui décide des approbations et des critères à prendre en compte.
5. Envisagez des options flexibles pour vos collaborateurs
Les voyageurs modernes sont en quête d’expériences uniques, adaptées à leurs sensibilités personnelles. Offrez à vos employés la possibilité de choisir leurs options de voyage :
- Des options de télétravail pour réduire les déplacements non essentiels.
- Les différents modes de transport (train vs avion, voiture…).
- Une éventuelle option de surclassement à la charge de l’employé.
- L’hébergement (hôtel vs location courte durée).
- La possibilité de combiner voyages d’affaires et congés personnels.
- Des options de télétravail pour réduire les déplacements non essentiels.
Vos employés veillent toujours au respect du budget fixé lors de leurs voyages professionnels ? N’hésitez pas à instaurer un programme de récompenses afin de les remercier et d’encourager leurs efforts !
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6. Partagez la politique de voyage avec tout le monde
Déployer les changements est une étape tout aussi importante. Mettez à disposition de l’ensemble des collaborateurs un document clair et accessible, expliquant les règles à suivre. Selon la taille de votre entreprise, partagez votre nouvelle politique de voyage à tous, ou à un groupe spécifique pour un projet pilote.
Afin de recueillir les réactions des employés, vous pouvez organiser des sessions de questions/réponses. Ils vous communiqueront des informations précieuses pour optimiser l’autonomie de vos équipes dans les processus de déplacements.
À retenir :
- Les voyages d’affaires constituent l’un des postes de dépenses les plus importants.
- La politique voyage d’entreprise est le levier le plus efficace pour réduire les coûts, garantir la cohérence, la transparence et la conformité réglementaire.
- Ce document écrit définit les règles et procédures pour les voyages d’affaires.
- 6 étapes suffisent pour créer une PVE efficace.
- Identifiez en premier lieu les besoins et les objectifs de l’entreprise.
- Afin de poser un cadre précis, fixez des lignes directrices.
- Impliquez les différentes parties prenantes, tout en tenant compte de leurs besoins et préoccupations.
- Précisez les règles d’approbation et les procédures internes associées aux achats.
- Offrez à vos employés la possibilité de personnaliser leurs déplacements.
- Lors de la diffusion de la PVE, vous pouvez recueillir les réactions de chacun dans le cadre de sessions de questions/réponses.
Uber for Business vous accompagne
Vous êtes responsable de la stratégie de mobilité de votre entreprise ? Vous souhaitez mieux gérer les déplacements professionnels de vos collaborateurs, tout en optimisant ce poste de dépense ? Uber for Business a conçu une série de fonctionnalités pour aider les entreprises à mettre en œuvre leur politique de déplacement.
Suivez et définissez des limites de dépenses, et recevez des rapports détaillés sur les voyages d’affaires de l’entreprise. Pour plus de tranquillité, vos collaborateurs bénéficient d’un moyen de paiement unique et centralisé. Grâce à ce système, plus besoin de se préoccuper des remboursements : tous les trajets sont facturés sur un seul et même compte.
Vous avez également la possibilité de choisir quels collaborateurs peuvent accéder au compte Uber for Business. Un tableau de bord personnalisé permet de gérer et consulter la liste des personnes concernées, mais aussi de définir un programme de courses adapté à vos besoins (paramètres de dépenses, indemnités, lieux, horaires et itinéraires des trajets).
Grâce à Uber For Business, les responsables de la gestion des voyages d’affaires peuvent élaborer une politique de déplacements qui optimise non seulement l’efficacité opérationnelle, mais contribue aussi au succès global de l’entreprise.
Publié par Uber
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