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Comment élaborer une politique de déplacement évolutive

6 février 2019 / Europe

Pour les gestionnaires des déplacements, l’examen régulier des politiques régissant un programme de déplacements est une tâche tout aussi importante que la gestion quotidienne dudit programme.

S’il est moins fréquent de modifier une politique de déplacement que de procéder à des remboursements ou d’établir des budgets, les gestionnaires des déplacements doivent néanmoins toujours veiller à garder une vue d’ensemble. Au fil de l’évolution des tendances et des technologies du secteur des déplacements, certaines parties d’une politique peuvent rapidement se révéler inutiles.

Cela ne signifie pas pour autant qu’il soit nécessaire de procéder à une révision complète des politiques de déplacement dès qu’une nouveauté se présente (sauf, peut-être, pour la première révision). Il suffit d’anticiper un peu, afin d’être en mesure d’élaborer des politiques évolutives capables de s’adapter aux différents changements dans le secteur des déplacements professionnels.

Qu’est-ce qu’une politique évolutive ?

Une politique évolutive a un objectif simple : s’adapter aux différentes évolutions du secteur des déplacements professionnels sans nécessiter à chaque fois une révision complète. Elle se fonde sur une base à la fois solide et flexible, capable d’absorber tous les changements en termes de tendances et de technologies.

Pourquoi est-ce si important ?

Une politique de déplacement évolutive a l’avantage de ne pas avoir à être entièrement réécrite ou révisée en profondeur dès qu’une nouvelle technologie ou application apparaît sur le marché. (En fonction de votre entreprise et de la date à laquelle votre politique a été rédigée, il se peut cependant qu’une refonte globale soit nécessaire la première fois.)

Les perturbations à l’échelle de tout le secteur sont relativement rares, mais lorsqu’elles se produisent, ce sont tous les services de l’entreprise qui sont touchés. Les réservations en ligne ont pris le pas sur les agences de voyage. Pour se déplacer par voie terrestre, les voyageurs d’affaires préfèrent désormais commander une course partagée plutôt que de héler un taxi.

De la réservation d’un vol jusqu’au retour au domicile, chaque étape du voyage a été bouleversée par les récentes avancées technologiques et les nouveaux comportements des voyageurs.

Malheureusement, toutes les politiques de déplacement n’ont pas été élaborées pour tenir compte des évolutions majeures aussi rapidement qu’elles se présentent. Programmes restrictifs, règles imprécises ou politiques complexes : il peut s’avérer extrêmement difficile de tenir compte des nouvelles tendances, technologies et attentes des voyageurs.

Lorsqu’un véritable changement de cap se produit dans le secteur des déplacements professionnels, si votre politique de déplacement n’a pas suivi, vous risquez involontairement d’empêcher vos employés de profiter de nouveaux outils plus pratiques, efficaces et économiques. Cela vous entraîne vers une non-conformité qui risque, à terme, de causer des problèmes bien plus importants.

Astuces pour élaborer une politique évolutive

  • Concevez l’intégralité de votre politique de déplacement en gardant comme objectif la fluidité de l’expérience des voyageurs. Les règles sont-elles aisément consultables par les voyageurs ? Est-il facile de changer d’itinéraire ? Les voyageurs savent-ils comment obtenir le feu vert pour une course ? Si vous vous assurez que la réponse à ces questions apparaît clairement dans votre politique de déplacement, vous éviterez d’avoir à la réécrire à l’avenir.
  • Évitez les directives qui placent les voyageurs dans un cadre absolu. Une approche non-interventionniste, avec des consignes offrant une liberté raisonnable dans la prise de décision, permet de tenir compte bien plus facilement des évolutions au fur et à mesure qu’elles se présentent.
  • Ne perdez pas l’avenir de vue. Votre politique ne concerne pas les vols dans l’espace (en tout cas, pas encore), mais le secteur des déplacements va inexorablement continuer d’évoluer. Les obstacles aux évolutions futures peuvent prendre de nombreuses formes, qu’il s’agisse d’options limitées pour les voyageurs, d’accessibilité à la politique ou de facilité d’application. Le fait de régler ces détails dès maintenant permettra d’améliorer grandement l’expérience à venir des voyageurs.

En résumé

De la politique en elle-même jusqu’au déploiement à l’échelle de l’entreprise, chaque étape du processus de gestion des déplacements joue un rôle important dans votre évolutivité future. Toutes les entreprises et politiques doivent tenir compte de leur culture et de leurs besoins particuliers. S’assurer du caractère évolutif d’une politique peut, de ce fait, sembler d’autant plus ardu, voire décourageant.

Pour vous guider dans vos décisions lors de la révision (ou de la première élaboration) de votre politique de déplacement, Uber for Business a développé un modèle pour chaque étape du processus.

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