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Tres preguntas que se hacen los empleados que viajan por trabajo

23 de febrero, 2019 / Estados Unidos

Si eres gestor de viajes, seguro que tienes que lidiar con preguntas sobre reservas o reembolsos de gastos de viaje cada día. Pero no eres vidente.

Sabemos que es difícil entender todos los detalles del proceso de toma de decisiones de un empleado, independientemente de que se hagan encuestas y se programen reuniones con ellos.

En esta publicación, hablaremos de las preguntas que más se hacen los empleados antes de un viaje y de la forma en la que los gestores de viajes pueden responderlas. Hemos recopilado los resultados de la investigación que llevó a cabo el equipo interno de experiencia de usuario de Uber, cuyo objetivo era entender la motivación y las decisiones que toman los empleados cuando viajan.

Pregunta 1: ¿Cómo puedo hacer que este viaje no me suponga tanto estrés?

El 44 % de los encuestados afirmó que viajar sin estrés es muy importante para ellos. Esto se debe a que saben de primera mano cómo afecta el estrés a su rendimiento. Tener una agenda muy apretada y dedicar tiempo a resolver pequeños problemas puede provocar mucho estrés y distraer al trabajador de sus objetivos. Por ello, los empleados quieren evitar todos los inconvenientes que puedan surgir en cada viaje.

Aunque parezca evidente que los trabajadores no quieren estar estresados, es importante que los gestores de viajes entiendan el grado de estrés que puede suponer cada problema. Una comida rápida puede parecer menos estresante que un vuelo retrasado, pero ambas situaciones son igual de molestas. Aunque el empleado no pueda controlar ninguna de las dos, la primera afecta directamente a sus necesidades personales básicas. Recuerda que los trabajadores tienen sus propias necesidades. Si no se satisfacen, será más difícil que se centren en el objetivo de su viaje.

Cómo ayudar a los empleados

  • No escatimes en tiempo de viaje. Una agenda llena de compromisos es una fuente segura de problemas para los empleados. Sin embargo, si tienen tiempo suficiente para descansar, podrán centrarse en su bienestar y prepararse mejor para cumplir sus objetivos.
  • Simplifica el proceso. Todas las instrucciones relacionadas con el viaje deben ser claras, concisas y fáciles de seguir, desde cómo hacer las reservas hasta cómo solicitar el reembolso de los gastos, pasando por los cambios de planes.

Pregunta 2: ¿Estoy empleando bien mi tiempo?

No nos sorprende que la encuesta indique que el objetivo principal de los empleados que viajan por trabajo es obtener el mejor resultado para la empresa. La encuesta también desveló que uno de los factores que más preocupan a los empleados es llegar tarde a una cita durante un viaje de empresa. Estas dos afirmaciones destacan la importancia que tiene la organización del tiempo durante los viajes, independientemente de si se trata de no llegar tarde, tener un momento para repasar o tardar menos en desplazarse para dedicar más tiempo a los clientes.

La eficiencia ayuda tanto a los trabajadores como a los gestores de viajes. Toda la empresa se beneficia cuando los empleados están física y mentalmente dedicados a su trabajo y no preocupados por la organización del viaje. Afortunadamente, no es difícil ser eficiente. Los gestores de viajes pueden escoger vuelos directos y hoteles cercanos, y deben reflejar estas preferencias en la política de viaje oficial.

Cómo ayudar a los empleados

  • Elimina los pasos innecesarios de la política de viaje. Evita duplicar las responsabilidades de los trabajadores cuando viajan. De este modo, también conseguirás que la política de viaje de la empresa sea más eficiente.
  • Elige lo más cómodo siempre que sea posible. Los productos y servicios fiables, conocidos y fáciles de usar son garantía de eficiencia, confianza y bienestar para el viajero. Esto es todo lo que se necesita para obtener resultados que impulsen el crecimiento de la empresa.

Pregunta 3: ¿Puedo confiar en este producto o servicio?

Los resultados de nuestra encuesta demuestran que los empleados que viajan por trabajo quieren evitar riesgos siempre que sea posible. De hecho, para el 61 % de ellos, la fiabilidad es una de las 3 prioridades más importantes.

Los viajeros no quieren encontrarse con sorpresas ni probar cosas nuevas cuando tienen algo importante que hacer. Quieren soluciones eficaces que funcionen y ofrezcan una experiencia de usuario conocida y en la que puedan confiar.

La fiabilidad es la clave de una planificación eficiente y sin estrés. Cuando los trabajadores saben qué van a encontrar, su estrés se reduce y trabajan de forma más eficiente. Sus expectativas pueden ser tan sencillas como tomar un café en una cadena de hoteles que conozcan o tan complejas como saber cómo cambiar un billete de avión con una compañía aérea concreta.

La fiabilidad desempeña un papel importante en toda la empresa. Las empresas invierten mucho tiempo y dinero en planificar los viajes de negocios. Utilizar un proveedor, servicio o procedimiento totalmente nuevos puede afectar negativamente a sus finanzas.

Cómo ayudar a los empleados

  • Trabaja con empresas de confianza. El hecho de que los empleados no tengan que aprender nada nuevo reduce su estrés. De este modo, pueden centrarse en su próxima reunión, exposición o conferencia.

Resumen

Cuando los empleados que viajan por trabajo toman decisiones, quieren asegurarse de que estas sirvan para obtener los resultados que se han propuesto. Esto implica tener en cuenta tres factores: eficiencia, fiabilidad y reducción del estrés. Un servicio o producto fiable no deja margen para imprevistos durante un viaje. Además, las decisiones eficientes ahorran mucho tiempo. Juntas, la fiabilidad y la eficiencia reducen el estrés del empleado, que puede sacar todo su potencial. A la larga, las decisiones inteligentes de los viajeros evitan tener que preocuparse por sus planes de viaje y les permiten centrarse en conseguir ese cliente.