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Las 4 características de un programa de viajes de negocios que prioriza al usuario

29 de enero, 2018 / Global
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Cuando tus empleados viajan por negocios, sienten que el programa de viajes de tu empresa ¿es una ayuda o un obstáculo?  Si es la última opción, puede que necesites realizar algunos ajustes significativos.

Es probable que tu programa de viajes se haya calificado según dos variables: el ahorro de dinero y la seguridad del empleado. En teoría estos programas ya cumplieron con sus objetivos. Como administrador de los viajes del equipo, garantizas el mejor precio, gestionas la rendición de gastos a la empresa y tienes un sistema para hacer un seguimiento de la ubicación de los empleados.

Pero, en realidad, un programa de viajes no es un éxito total, a menos que los empleados estén satisfechos. Es probable que los empleados no completen un proceso que no les resulta fácil y, por lo tanto, no cumplan con los reglamentos de la empresa.

En esta publicación analizaremos las cuatro características de los programas de viaje que respetan la cantidad de horas que pasan viajando, el ritmo apresurado y, a menudo, la vida atareada que llevan los empleados sin que pierdas el control.

Ya sea que estés implementando un nuevo programa o ajustando el actual (administrado o abierto), priorizar a los empleados te ayudará a mejorar su satisfacción y, aunque pueda sorprenderte, tu seguridad y visibilidad


1: Tu misión principal es eliminar la fricción

Está claro que tu programa de viajes parece eficaz desde tu punto de vista. Pero, ¿cuándo fue la última vez que compraste un boleto de avión o enviaste un recibo sin interrupciones? ¿Qué tan seguido inviertes un día o dos en seguir los pasos de los empleados que viajan con más frecuencia, constantemente en el límite de los reglamentos de la empresa? Si no lo recuerdas, es hora de refrescar la memoria.

Suena obvio, pero vale la pena repetirlo. Los empleados quieren un programa de viajes que sea simple y fácil de usar de principio a fin. Para conseguirlo, pregúntate cuál es el propósito de cada clic que haces y cada formulario que llenas. Si estás confundido, tienes muchas preguntas o vuelves a verificar lo que haces, es probable que tus empleados se sientan de la misma manera. Esas complicaciones explican por qué hay tasas altas de viajes que no cumplen con el reglamento del programa. Por lo tanto, es posible que necesites ajustar las partes del proceso que son ajenas al empleado que viaja por trabajo.

Qué hacer: Cada trimestre siéntate con cinco empleados en cada etapa del proceso de viajes y observa sus comportamientos. Pregúntales dónde pueden acceder al reglamento de viajes. No es posible avanzar sin saber las reglas.


2: Estás preparado para las apps que tus empleados ya usan

Pedirle a tus empleados que aprendan a usar un nuevo sistema o se acuerden de otra contraseña es priorizar al administrador y no al viajero. Está claro que los empleados no quieren tener ni gestionar múltiples cuentas: cuatro de cada cinco personas se oponen a usar cualquier sitio web para crear una cuenta. ¿Por qué, entonces, un administrador de viajes requeriría que lo hagan? Adáptate a lo que ellos ya tienen, no los obligues a adaptarse a ti.

Al usar una app confiable, familiar y reconocible, los administradores ayudan a que más empleados estén cómodos con el programa de viajes. Es probable que entre las apps novedosas, la mayoría sean para pedir viajes, como Uber. Por lo tanto, no hay curvas de aprendizaje.

Estas apps ya tienen una estructura empresarial incorporada, lista para que la disfrutes. Los empleados solo tendrán que seleccionar una opción diferente dentro de la cuenta existente. No tendrán que recordar otra contraseña ni otro usuario.

Qué hacer: En cada etapa de viaje del empleado, asegúrate de estar brindándole el nivel de flexibilidad adecuado para pedir viajes con las apps que conocen. Si no está permitido en el reglamento, considera la posibilidad de integrarlo y piensa en cómo aumentaría el nivel de satisfacción.


3: Escuchas lo que tus empleados quieren

No es posible construir un programa que priorice a los empleados sin saber qué quieren.

Los empleados quieren que los escuchen y necesitan una manera de transmitir su opinión. Los administradores de viajes que piden comentarios de los empleados son receptivos y proactivos, y ayudan a que los empleados sientan que tienen una participación dentro de la empresa. Crear y mantener un intercambio de comentarios constante, con encuestas y atención en persona, ayuda a que el programa que prioriza al empleado que viaja tenga en cuenta lo que el empleado quiere.

Salesforce es un gran ejemplo. En un seminario web de Uber para Empresas reciente, el administrador de viajes de Salesforce para América habló sobre cómo usa el software Salesforce Chatter para recolectar los comentarios de los empleados y compartirles información importante. Con Chatter los empleados que viajan pueden hacer preguntas, los administradores pueden enviar actualizaciones de la industria y la empresa, y los proveedores pueden compartir incentivos que promueven confianza en la marca entre los empleados. A través de este canal, los empleados, apodados “Road Warriors”, pueden enviar sugerencias con facilidad mientras que los administradores de viajes mantienen una línea abierta de comunicación. Todo desde un solo lugar conveniente para todos.

Qué hacer: Usa los comentarios de los empleados para conocer qué información necesitan y dónde quieren recibirla. Pregúntales a quién acuden y adónde se dirigen cuando tienen dudas. Puede que te des cuenta de que necesitas un canal de comunicación, un grupo o algo similar.


4: Mides gastos y seguridad, pero satisfacción también

Como administrador de viajes, ya sabes lo importante es medir los gastos y las tasas de uso para determinar el rendimiento. Si no se mide la satisfacción del empleado, ¿qué tan exitoso es el programa de viajes? A medida que estos programas evolucionan, la utilidad que puede darle el usuario se vuelve una prioridad.

La manera más fácil de evaluar la satisfacción de los empleados es preguntarles. Enviarles una encuesta después de cada viaje es un modo simple de incorporar una red de comentarios al programa existente. Las preguntas pueden ser sencillas, como “¿qué tan satisfecho estás con el programa?”, o solicitar detalles sobre las opciones de hotel, vuelos y transportes terrestres. La nueva calificación de un programa que prioriza al empleado que viaja es un promedio de ocho o nueve en una escala de 10.

Qué hacer: Crear y enviar una encuesta corta (de dos minutos como máximo) a los empleados después de cada viaje. Si es muy frecuente, redúcela a una vez por trimestre.


En resumen: ¿Por qué la satisfacción del empleado es importante?

Adoptar un programa que prioriza al empleado que viaja consume tiempo y esfuerzo, incluso si mejoras el programa existente o implementas uno nuevo. Sin embargo, esta elección garantiza un cumplimiento del programa de viajes por parte de los empleados. Si están menos distraídos con las idas y vueltas del sistema, es más probable que solo lo usen y viajen. Cuando cumplen con el reglamento, viajan seguros y dentro de los límites establecidos en el programa.

Estas cuatro características reducen el estrés y aumentan la satisfacción del empleado que usa lo que ya conoce, puede transmitir sus comentarios y disfruta de las actualizaciones.

Al final del día, si los empleados están contentos, es más probable que cumplan con el reglamento de viajes. Sin duda es una situación beneficiosa para todos.