Guide d’initiation aux voyages pour les études postsecondaires
Qu'est-ce qu'Uber?
Uber est une app mobile simple et conviviale qui met en relation des utilisateurs et des chauffeurs. Que ce soit pour une course vers l’aéroport, des déplacements pour une conférence ou du transport lors de votre prochain voyage de recherche, Uber propose une solution flexible et sans tracas.
Qu'est-ce que le voyage?
L’outil Travel d’Uber permet aux établissements postsecondaires de subventionner des courses avec Uber pour leurs employés, en simplifiant le processus de remboursement des frais.
Une fois que vous aurez rejoint le programme de voyages de votre établissement, un profil professionnel sera ajouté à votre compte Uber. Vous pourrez facilement basculer entre vos profils professionnel et personnel, ce qui simplifiera le paiement de vos courses et de vos repas pendant vos déplacements.
Premiers pas
Téléchargez l’app Uber et configurez votre compte
Vous aurez besoin de l’app Uber et d’un compte Uber pour participer au programme de déplacements de votre établissement. Si vous n’avez pas encore de compte Uber, suivez ces étapes pour commencer.
- Accédez à l’App Store ou à Google Play sur votre téléphone intelligent
- Téléchargez l'app Uber
- Créez votre compte Uber en fournissant les renseignements nécessaires et en suivant les étapes indiquées dans l'app
- Définissez un mot de passe fort
- Associer un mode de paiement au besoin
Remarque : Si vous avez déjà un compte de passager sur l'app Uber, vous n’avez pas besoin d’en créer un nouveau avec votre adresse courriel institutionnelle. Votre profil professionnel sera lié à votre compte personnel existant sur l'app Uber. Pour en savoir plus sur la création de compte, cliquez ici.
Inscription sur invitation
Lorsque votre organisation vous ajoute au programme, vous recevrez un courriel d’Uber vous invitant à rejoindre le compte d’entreprise de votre école. Acceptez l’invitation pour activer votre compte et commencez à utiliser le programme de déplacements de l’école pour les trajets et les repas.
- Ne transférez pas les invitations : Les liens d'invitation sont associés à votre adresse courriel. Transférer des courriels ou partager des liens avec d'autres collègues ne leur permettra pas de se joindre au programme de l'entreprise.
- Ouvrez une session dans votre compte existant: Si vous utilisez déjà Uber, ouvrez une session dans l'app avec les identifiants de votre compte personnel. Ne créez pas un nouveau compte si vous en avez déjà un.
Une fois que vous aurez accepté l’invitation et ouvert une session, votre profil professionnel s’affichera dans la Paiement section de votre Portefeuille.
Rejoindre à l'aide d'un code QR
Vous pourriez recevoir un code QR à votre adresse de courriel scolaire ou le trouver sur le site Web de voyages de l’établissement.
Pour participer à l'aide d'un code QR:
- Balayez le code QR avec votre appareil mobile ou votre téléphone intelligent
- Suivez les instructions et saisissez vos renseignements
- Ouvrez une session dans votre compte Uber personnel existant
- C'est réglé!
Rejoindre via la recherche
Le programme de voyages de votre établissement peut être recherché dans l’app Uber.
Pour vous inscrire au programme de déplacements de votre école à l’aide de la recherche, procédez comme suit :
- Ouvrez l'app Uber et sélectionnez Compte dans le coin inférieur droit.
- Sélectionnez Portefeuille.
- Faites défiler jusqu’à Profils de course et sélectionnez Ajouter un autre profil professionnel.
- Choisissez Commencer. Lorsque vous y êtes invité, saisissez votre adresse courriel institutionnelle.
- Vous devrez ensuite confirmer votre compte pour continuer. Suivez les instructions à l’écran pour ce faire.
- Une fois la vérification effectuée, vous pourrez sélectionner votre école et choisir S'inscrire maintenant.
Connexion à l'aide d'un NIP
Votre institution peut également fournir un code NIP que vous pouvez saisir manuellement dans l'app Uber pour vous joindre au programme.
- Ouvrez l'app Uber et sélectionnez Compte dans le coin en bas à droite.
- Sélectionnez Portefeuille.
- Faites défiler jusqu'à Profils de course et sélectionnez Ajouter un autre profil professionnel.
- Choisir J'ai un code NIP.
- Entrez le code d’entreprise à 8 chiffres et sélectionnez Suivant.
- Saisissez votre adresse courriel institutionnelle et sélectionnez Suivant.
- Vous devrez ensuite confirmer votre compte pour continuer. Suivez les instructions à l’écran pour ce faire.
- Une fois la vérification effectuée, vous pourrez sélectionner votre école et choisir S’inscrire maintenant.
Ajoutez un délégué pour gérer vos déplacements d'affaires à votre place
Uber vous permet maintenant de désigner une personne déléguée pour commander des courses à votre place pendant vos déplacements. Pour le configurer:
- Ouvrez l’app Uber et sélectionnez Compte en bas à droite.
- Sélectionnez Portefeuille.
- Faites défiler jusqu’à Profils de course et sélectionnez le profil professionnel de votre institution.
- Sélectionnez Ajoutez un délégué.
- Lorsqu’on vous y invite, entrez le numéro de téléphone de la personne déléguée de votre choix. Pour sélectionner cette personne dans vos contacts, sélectionnez Choisir à partir des contacts de l'appareil.
La personne que vous choisissez recevra ensuite une invitation par courriel. Une fois qu’elle l’a acceptée, elle pourra commander des courses d’affaires pour vous à l’aide de son compte Uber dans l’app ou un navigateur Web.
S’ajouter à titre de délégué
Si vous devez gérer les déplacements et commander des courses pour d'autres membres de votre département, vous pouvez demander à devenir leur délégué.
Pour commencer, procédez comme suit:
- Ouvrez l’app Uber et touchez Compte dans le coin inférieur droit.
- Sélectionnez Portefeuille.
- Faites défiler jusqu’à Profils de course et sélectionnez Gérer les courses professionnelles pour d’autres.
- Choisissez Commencez.
- Vous pouvez demander un accès délégué pour un passager en saisissant son adresse courriel institutionnelle ou son numéro de téléphone mobile, lorsque cela vous est demandé. De plus, vous pouvez générer un code QR que le passager pourra balayer.
- Une fois votre demande acceptée, vous pourrez commander des courses pour eux à l’aide de leur profil professionnel.
Utiliser votre profil professionnel
Pour utiliser votre avantage de déplacement d’employé pour une course avec Uber, suivez les étapes ci-dessous.
- Ouvrez l'app Uber et saisissez l'adresse de votre destination dans le champ “Où allez-vous ?”.
- Vérifiez vos adresses de prise en charge et de destination pour vous assurer qu’elles sont exactes.
- Assurez-vous d'avoir sélectionné votre profil professionnel.
- Sélectionnez Choisissez pour confirmer votre option de course.
- Sélectionnez Confirmer la prise en charge pour confirmer votre lieu de prise en charge.
En attente de votre chauffeur
Pendant que votre chauffeur est en route, suivez ces bonnes pratiques :
- Utilisez l’app Uber pour suivre l’arrivée du véhicule.
- Lorsque votre chauffeur est à quelques minutes de l'arrivée, rendez-vous à votre lieu de prise en charge.
- Une fois que le véhicule est arrivé, vérifiez les détails de votre course avant de monter à bord : assurez-vous que le numéro de plaque d’immatriculation affiché dans votre app correspond à celui du véhicule. Les chauffeurs demandent souvent aussi votre nom avant de commencer la course.
- Vous pouvez également activer la vérification par NIP dans les paramètres du compte de l'app.
- Profitez de votre course. Une fois votre course terminée, vous n'aurez pas à vous soucier du paiement, puisque votre mode de paiement est déjà lié à votre compte Uber. N'oubliez pas d'évaluer votre course.
- Faites-nous savoir comment s'est passée votre course en l'évaluant. Vous pouvez aussi faire un compliment à votre chauffeur ou ajouter un pourboire dans l'app. Les pourboires ne sont pas obligatoires. Votre établissement peut autoriser des pourboires jusqu'à 20%. Veuillez vérifier auprès du service des voyages de votre établissement pour confirmer.
Obtenir de l'aide pour une course
Nous sommes là pour vous. Si un imprévu survient pendant votre trajet, veuillez utiliser la section Aide dans l’app Uber.
Comment accéder à la fonctionnalité Aide :
- Ouvrez l'app Uber et sélectionnez Activité en bas de l'écran
- Sélectionnez le trajet où vous avez rencontré un problème
- Faites défiler jusqu'à la section Aide pour accéder à diverses options d'assistance
- Sélectionnez une des Aide options
- Clavardez avec un agent de l’assistance pour obtenir de l’aide
Modifier votre mode de paiement une fois la course terminée
- Il se peut que vous ayez besoin de changer votre mode de paiement une fois la course terminée. Un passager peut demander de changer le mode de paiement d'une course terminée jusqu'à 30 jours après la date de la course, dans la plupart des cas. Pour les courses associées à un profil professionnel, le délai pour faire la demande est de 60 jours.
Foire aux questions
Je n'ai pas reçu de courriel pour activer mon compte Uber for Business; quelle est la prochaine étape?
Si vous n’avez pas reçu de courriel pour activer votre compte Uber for Business, nous n’avons pas pu trouver de compte Uber for Business correspondant à votre adresse courriel professionnelle. Vous pouvez tout de même créer un profil professionnel pour séparer les trajets et les repas professionnels de l’usage personnel et faciliter la gestion des dépenses.
- Sélectionnez un mode de paiement pour votre compte d'entreprise
- Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir les rapports de déplacements
- Associez un fournisseur de gestion des dépenses pour des rapports simplifiés
- Tout est prêt!
Comment activer les rapports de déplacements hebdomadaires ou mensuels ?
- Dans le menu de l'app, touchez Paiement et faites défiler jusqu'à Profils de course
- Sélectionnez Profils professionnels pour accéder à vos préférences
- Sélectionnez Rapport de déplacement pour activer les rapports de déplacement hebdomadaires ou mensuels
Comment modifier les paramètres de mon profil professionnel?
- Dans votre app, touchez Compte dans la barre de navigation du bas, puis touchez Portefeuille.
- Choisissez Profils de déplacement, puis sélectionnez vos profils professionnels pour accéder à vos paramètres.
- Sélectionnez Paiement par défaut pour mettre à jour votre mode de paiement, choisissez Rapport de déplacements pour activer les rapports de déplacements hebdomadaires ou mensuels, et choisissez Fournisseur de gestion des dépenses pour mettre à jour votre fournisseur de gestion des dépenses.
Qui sont vos partenaires fournisseurs de solutions de gestion des dépenses?
Nous collaborons avec Certify, Chrome River, Concur, Coupa, Expensify et bien d'autres. Consultez tous les fournisseurs de gestion des dépenses ici.
Dois-je donner un pourboire à mon chauffeur?
Les pourboires sont facultatifs, mais fortement recommandés lorsque l’option de pourboire automatique est activée.
Comment puis-je obtenir l’essai de 12 mois d’Uber One?
- Vérifiez si votre organisation possède un compte Uber for Business.
- Si oui, associez votre compte à celui de votre entreprise pour créer un profil professionnel.
- Une fois votre compte lié, vous verrez l’option d’obtenir 12 mois d’abonnement Uber One à 0 $.
Est-ce que je peux commander une course avec Uber si j’ai un animal d’assistance?
Oui, les animaux d’assistance peuvent voyager avec leur propriétaire lors de n’importe quelle course avec Uber. Les lois des États et les lois fédérales interdisent aux chauffeurs qui utilisent l’app Uber de refuser un service aux passagers accompagnés d’animaux d’assistance en raison de ces animaux et, d’une manière générale, de faire preuve de discrimination à l’égard de passagers accompagnés d’animaux d’assistance. Comme l’expliquent les Règles de la communauté d’Uber et la Politique sur les animaux d’assistance, les chauffeurs qui adoptent un comportement discriminatoire en contravention de cette obligation légale perdront l’accès à l’app Chauffeur.
Si on vous refuse une course en raison d’un animal d’assistance, il existe plusieurs façons de déposer une plainte pour refus lié à un animal d’assistance.
Comment puis-je récupérer un objet que j’ai perdu?
Pour maximiser vos chances de retrouver un objet perdu, nous vous recommandons d’utiliser la section Aide de l’app Uber pour joindre directement votre chauffeur. Si vous avez perdu votre téléphone et ne pouvez pas le faire, veuillez consulter cette ressource pour obtenir de l’aide afin de récupérer votre objet.
Que puis-je faire si je suis impliqué dans un incident lié à la sécurité?
Uber propose une trousse de sécurité intégrée à l'app Uber. Touchez le badge bleu dans le coin inférieur droit pendant votre course. Dans cette trousse, vous pouvez appeler les services d'urgence locaux directement depuis l'app Uber. Regardez cette vidéo pour en savoir plus.
Pour signaler un incident grave impliquant un chauffeur ou un véhicule, veuillez consulter cette ressource.
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