Como funciona o pagamento de diárias?

Última atualização: 2 de dezembro de 2024

A diária é uma ferramenta valiosa para lidar com despesas relacionadas ao trabalho, mas entender como ela funciona pode ser um desafio, especialmente se sua empresa ainda não tiver políticas em vigor. Este guia indicará os prós e contras do pagamento de diárias, desde o seu significado até as vantagens que isso oferece para empresas e colaboradores.

Afinal, qual é a origem da palavra «per diem» (diária), usada no inglês?

Ela vem do latim "per diem", que significa "por dia". No contexto empresarial, o "per diem" ou a diária se refere a um subsídio que uma empresa oferece para cobrir despesas corporativas durante viagens a trabalho ou atribuições temporárias. Essas despesas diárias podem incluir refeições, hospedagem, entre outras.

Como funcionam as diárias?

Agora que você tem uma compreensão básica do que é o pagamento de diárias, vamos nos aprofundar nas diferentes formas de pagamento e reembolso disponíveis. Embora os valores possam variar dependendo da empresa e das circunstâncias específicas, existem 3 tipos principais de pagamentos de diárias: fixas, parciais e reembolso.

Diária fixa

Uma diária fixa é um valor diário predeterminado oferecido para cobrir despesas. Esse valor é geralmente calculado com base em certos fatores, como localização, época do ano e padrões do setor. Os valores fixos proporcionam aos colaboradores a flexibilidade de gastar como quiserem dentro do limite determinado e eliminam geralmente a necessidade de enviar recibos ou documentação para cada despesa.

Os valores fixos são normalmente cobertos por meio de pagamento antecipado ao colaborador ou por meio de um cartão de crédito corporativo.

Diária parcial

Em alguns casos, as empresas podem oferecer um pagamento parcial de diárias, o que significa cobrir uma parte das despesas diárias, enquanto o colaborador é responsável pelo restante. Por exemplo, para uma viagem de um dia, uma empresa pode oferecer um subsídio de diárias para refeições, mas esperar que o colaborador gerencie seu próprio transporte.

O pagamento de diária parcial também é comum no primeiro e no último dia de uma viagem a trabalho mais longa, quando o colaborador costuma passar o dia no escritório.

Reembolso de valor pago pelo próprio colaborador

O colaborador paga as despesas relacionadas ao trabalho e envia os recibos para a empresa. Embora essa opção tipicamente exija mais papelada e manutenção de registros, ela pode ser uma abordagem útil para colaboradores com despesas únicas ou incomuns que não se encaixam no valor de diária padrão de uma empresa.

O que as diárias cobrem?

Depois de saber o que é uma diária, como você decide o que cobrir em sua apólice? Alguns dos custos mais comuns cobertos pelas diárias incluem:

Refeições

As refeições geralmente são cobertas pelas diárias. Isso pode incluir café da manhã, almoço, jantar e até lanches ou coffee breaks.

Hospedagem

Quartos de hotel, aluguéis de curta duração ou outras acomodações necessárias para sua estadia geralmente são cobertas pelas diárias. Isso também pode incluir impostos ou encargos, como taxas de resort.

Extras

O pagamento de diárias pode cobrir vários custos incidentais, como transporte de e para o seu local de trabalho, taxas de estacionamento e serviços de lavanderia.

Alguns exemplos de custos que normalmente não são reembolsados via pagamento por diária:

Itens pessoais

São despesas não relacionadas a atividades corporativas, como produtos de higiene pessoal, roupas e entretenimento.

Atividades não relacionadas ao trabalho

Atividades de lazer, como passeios turísticos ou hobbies pessoais, geralmente não são cobertas por diárias.

Gastos excessivos

Se os gastos de um colaborador forem considerados excessivos ou injustificados, você poderá se recusar a devolver o valor de algumas ou todas as despesas associadas.

Como os valores das diárias são definidos

Os valores das diárias podem variar dependendo de vários fatores, incluindo leis federais, políticas da empresa, variações do custo de vida e padrões do setor. Vamos analisar melhor como esses fatores desempenham um papel importante na definição dos valores das diárias.

Leis federais

Os requisitos específicos para diárias podem ser aplicados no seu setor. Nos EUA, a GSA (General Services Administration – Administração de Serviços Gerais) define os valores das diárias para funcionários do governo. Empresas privadas e outras organizações podem usar os valores da GSA como ponto de partida na hora de definir os seus.

Para viagens internacionais, o Departamento de Estado dos EUA estabelece os valores das diárias para funcionários federais. Esses valores são baseados no custo de vida dos países e cidades para onde os funcionários estão viajando.

O IRS também divulgou o Aviso 2023-68 com os valores das diárias para 2024. O documento apresenta os valores especiais de diárias que os contribuintes podem utilizar em 2024 para justificar despesas comerciais comuns e necessárias realizadas fora do domicílio.

Variações do custo de vida

Os valores das diárias costumam ser ajustados de acordo com as diferenças no custo de vida entre as regiões. Um colaborador que viaja para uma cidade de custo alto, como Nova York ou São Francisco, por exemplo, pode receber uma diária mais alta do que alguém que viaja para um local mais acessível.

Padrões do setor

Alguns setores estabeleceram valores das diárias com base nas necessidades e expectativas exclusivas dos seus colaboradores. Antes de estabelecer sua política, considere as despesas típicas e pesquise os valores que outras organizações estão oferecendo.

Quais são as vantagens do pagamento de diária?

Pagar diárias oferece muitas vantagens para empresas e colaboradores. Entender essas vantagens pode ajudar você a tomar decisões mais embasadas sobre como implementar o pagamento de diárias. Veja algumas das vantagens mais importantes:

Para empresas

Simplifique o acompanhamento de despesas: oferecer aos colaboradores uma diária fixa facilita na hora de acompanhar e gerenciar as despesas, porque não há necessidade de revisar os recibos individualmente.
Melhore o controle de custos e a conformidade: estabelecendo diárias que podem ajudar as empresas a controlar custos, reduzir a carga tributária e garantir a conformidade.
Atraia e retenha talentos: oferecendo diárias competitivas que podem tornar uma empresa mais atrativa para futuros colaboradores e ajudar a manter a equipe existente.
Reduza a carga de trabalho administrativa: diminua a quantidade de papelada e o tempo gasto analisando recibos individualmente para processar relatórios de despesas, liberando seu pessoal para outras tarefas importantes.

Para colaboradores

Aumente a previsibilidade financeira: recebendo uma diária fixa que permite que os colaboradores planejem seus gastos de forma mais eficaz, porque sabem quanto dinheiro têm disponível.
Aumente a flexibilidade: com as diárias, os colaboradores têm a liberdade de alocar seus gastos da melhor maneira possível, o que pode levar a uma experiência de viagem mais agradável e menos estressante.
Reduza a documentação: as diárias podem minimizar a necessidade de os colaboradores terem que guardar todos os recibos e enviarem relatórios detalhados de despesas.
Possíveis vantagens fiscais: Em alguns casos, os pagamentos de diárias podem ser considerados rendimentos não tributáveis, dependendo das circunstâncias específicas e das leis tributárias aplicáveis.

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