Como redigir uma política de viagens corporativas

Última atualização: 12 de setembro de 2024

No ritmo acelerado dos negócios de hoje, viagens são fundamentais para as operações, tanto em startups quanto em empresas já estabelecidas. Mas sem diretrizes adequadas, a gestão de despesas pode ser desafiadora. É aqui que uma política de viagens corporativas se torna importante. Neste artigo, vamos apresentar um guia completo para criar uma política de viagens corporativas eficaz, equilibrando as necessidades da empresa e a satisfação dos colaboradores, ajudando a garantir a conformidade e melhorando a gestão geral das viagens.

O que é uma política de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas é um conjunto de diretrizes que descreve as regras e os regulamentos para viagens de colaboradores. Geralmente, ela abrange aspectos como reservas de viagens, acomodações, procedimentos de reembolso e despesas permitidas. Uma política de viagens bem definida garante que todas as despesas relacionadas a viagens sejam gerenciadas de forma eficaz, permaneçam dentro do orçamento da empresa e ofereçam clareza aos colaboradores sobre o que eles podem esperar em viagens a trabalho.

Por que sua empresa precisa de uma política de viagens?

Ter uma política de viagens robusta oferece vários benefícios para os colaboradores e para a empresa. Ela ajuda a cumprir os padrões da empresa, além de melhorar a segurança e a experiência de viagem para os colaboradores. Com uma política de viagens clara, os colaboradores compreendem melhor as diretrizes e as recomendações da empresa, reduzindo riscos relacionados à segurança, entre outros incidentes, durante as viagens. Além disso, uma política bem elaborada pode aumentar a motivação e satisfação dos colaboradores ao definir expectativas claras e oferecer suporte durante viagens a trabalho.

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Etapas para redigir sua política de viagens corporativas

Criar uma política de viagens pode parecer difícil, mas com diretrizes claras é possível. Confira as principais etapas para desenvolver uma política abrangente:

1. Identifique as necessidades de viagens da sua empresa

Para começar, determine o propósito da sua política de viagens. Quais são seus principais objetivos? Por exemplo, o objetivo é respeitar o orçamento da empresa, cumprir as normas de segurança ou simplificar os processos de gestão de viagens. Considere os tipos de viagem que seus colaboradores farão,como domésticas ou internacionais, e a frequência. Essas informações ajudarão você a desenvolver uma política que atenda às necessidades específicas da sua empresa.

2. Defina suas diretrizes

O próximo passo é estabelecer o que os colaboradores podem fazer e o que não fazer ao solicitar uma viagem. Isso inclui identificar os fornecedores aprovados e especificar as taxas de reembolso para cada tipo de despesa. Confira se as diretrizes são diretas e estão alinhadas com os objetivos da empresa identificados anteriormente.

3. Estabeleça procedimentos de aprovação e relatórios

Depois de definir as diretrizes para reservas de viagens, é essencial estabelecer processos de aprovação e criação de relatórios. Defina claramente quem tem autoridade para aprovar as solicitações de viagem e quais critérios devem ser considerados antes da aprovação. Além disso, descreva a documentação que os colaboradores precisam enviar para comprovar cada despesa, como recibos ou faturas. Especifique aos colaboradores o prazo para o envio das solicitações de reembolso e o recebimento do valor.

4. Considere opções flexíveis para seus colaboradores

Flexibilidade é fundamental para criar uma política de viagens corporativas eficaz. Ao oferecer uma variedade de opções e acomodar as preferências individuais, você incentiva a adesão à política e aumenta a satisfação do colaborador. Confira algumas ideias de como incorporar a flexibilidade:

Incentive experiências locais. Ajude seus colaboradores a explorar os restaurantes e estabelecimentos que atendem às preferências deles.
Inclua opções de hospedagem alternativas. Ofereça a opção de ficar em um apartamento ou co-living para colaboradores que preferem um ambiente mais domiciliar ou que precisam de estadias mais longas.
Ofereça uma ajuda de custo. Essa abordagem permite que os colaboradores tomem as próprias decisões em relação a despesas com viagens dentro de um orçamento predefinido.

5. Otimize o formato e a acessibilidade da sua política

Confira se sua política de viagens é fácil de entender e usar. Considere criar um modelo de política de viagens com títulos claros, tópicos e outros elementos de formatação para facilitar sua compreensão. Além disso, disponibilize a política em formato impresso e digital para todos os colaboradores.

Principais tópicos a serem abordados em sua política de viagens a trabalho

Embora não exista uma abordagem única para todos, alguns tópicos são essenciais ao criar uma política de viagens corporativas. Considere estes 3 pilares principais:

Organização de viagens

Defina claramente os meios de transporte e acomodações aceitáveis para evitar confusão. Por exemplo, você pode exigir que os colaboradores fiquem em hotéis específicos ou que usem as companhias aéreas de sua preferência. Para facilitar o processo de reserva, considere contatar agentes de viagens aprovados pela empresa ou ferramentas de reserva online que atendam aos seus padrões.

Despesas e reembolso

Outro elemento importante é descrever os procedimentos de despesas e reembolsos de viagens. Defina um valor exato para ajuda de custo com despesas comuns, como hospedagem, passagens aéreas, aluguel de carro e refeições para simplificar o acompanhamento e a criação de relatórios. Considere investir em recursos como um app para celular ou plataforma online, como a Uber para Empresas, para ajudar os colaboradores a elaborar os relatórios de despesas. Essas ferramentas permitem que os recibos sejam enviados diretamente para seu sistema de gerenciamento de despesas, simplificando o processo de reembolso.

Segurança e proteção

A segurança deve ser uma prioridade nas sua política de viagens. Ofereça orientações sobre o que fazer em caso de emergência e identifique os locais que não são seguros no momento. Considere oferecer treinamento específico e informações sobre contatos de emergência para que os colaboradores possam viajar em segurança.

7 obstáculos comuns na hora de criar uma política abrangente

A criação de uma política de viagens corporativas tem seus desafios. Confira abaixo 7 obstáculos comuns e dicas para superá-los:

Como conciliar as necessidades da empresa com as preferências dos colaboradores: Encontrar um equilíbrio entre eficiência de custos e satisfação do colaborador é essencial para uma política eficaz.

Como acompanhar regulamentos de viagens: Consulte com frequência os sites do governo e das companhias aéreas para acompanhar as recomendações de viagem, os requisitos de visto e as diretrizes de saúde mais recentes para garantir que sua política reflita os padrões atuais.

Como garantir a consistência: Desenvolva um sistema para monitorar e garantir o cumprimento da política em todos os departamentos.

Como atender a necessidades de viagem incomuns: Considere fazer adaptações para colaboradores com necessidades específicas, como deficiências ou condições médicas.

Como comunicar a política de forma eficaz: Todos os colaboradores devem conhecer a política de viagens e saber onde encontrar as informações relevantes.

Auditoria de despesas: Defina uma equipe para acompanhar regularmente as despesas de viagem ajuda a manter os gastos dentro do orçamento.

Como manter a política de viagens atualizada: Revise e atualize constantemente a política para refletir as mudanças na tecnologia e as necessidades do colaborador.

Gerenciamento simplificado de viagens corporativas com a Uber para Empresas

Simplificar a experiência das viagens a trabalho não precisa ser complicado. Ao abordar elementos críticos, como organização de viagens, despesas, reembolso e segurança, você pode criar uma política de viagens funcional que atenda às necessidades da sua empresa e dos seus colaboradores.

Quer uma maneira fácil de gerenciar suas viagens corporativas? A Uber para Empresas oferece vários recursos para ajudar as empresas a garantir o cumprimento das políticas de viagens. Com a Uber para Empresas, é possível definir limites de gastos para os colaboradores, acompanhar despesas e receber relatórios detalhados sobre as viagens.

Perguntas frequentes

Qual é o objetivo de uma política de viagens da empresa?
O objetivo de uma política de viagens é oferecer aos colaboradores orientações para reservar viagens, gerenciar despesas e manter a segurança. Uma política de viagens ajuda a garantir que todos os colaboradores sigam os mesmos padrões e procedimentos para viagens e pode ajudar a gerenciar as despesas e reduzir os riscos para a empresa. Ao oferecer orientações e recursos claros para viagens, é possível melhorar a eficiência e reduzir o estresse dos colaboradores que viajam com frequência.
O que deve ser incluído em uma política de viagens?
Uma política de viagem abrangente deve conter tópicos como reserva e organização, despesas e reembolso, segurança e proteção, e procedimentos de aprovação e relatórios. Isso inclui orientações sobre quais meios de transporte são aceitáveis, quais acomodações são aprovadas e os valores máximos que podem ser reembolsados por refeições, hospedagem e transporte. A política também precisa especificar o processo para obter aprovação das viagens e como informar despesas e enviar solicitações de reembolso.
Quais são as práticas recomendadas para as políticas de viagens corporativas?
Entre as práticas recomendadas para as políticas de viagens corporativas, estão investir o tempo necessário para criar uma política clara e abrangente, priorizar a segurança, aproveitar a tecnologia e revisar e atualizar continuamente a política. Juntos, esses elementos ajudarão a garantir que sua política de viagens permaneça relevante e eficaz.