الأعمال

كيفية تناول تمديدات مشاوير العمل في سياسة التنقل

20 ديسمبر، 2018 / الشرق الأوسط

هل يطلب موظفوك تمديد مشاوير العمل للحصول على قدر من الراحة والاسترخاء؟ وهل تلبي سياسة التنقل لديك هذا النوع من الطلبات العصرية؟

أصبحت تمديدات مشاوير العمل أمراً أكثر انتشاراً في بيئة العمل، حيث حدث ذلك في أكثر من 2.2 مليون مشوار عمل (1) أجريت في الفترة من 2016 إلى 2017. وقد يكون هذه النوع من المشاوير الذي يُعرفَ بتنقلات العمل والاستجمام المشتركة هو الطريقة المفضلة لموظفيك للحصول على إجازة، حيث إن عدداً قليلاً من الموظفين مَن يستفيدون بوقتهم الشخصي إلى أقصى حد.(2) ويمنح هذا التوجّه فرصةً للموظفين لقضاء فترات الإجازة قبل العودة إلى العمل بدون التأثير على مواعيد العمل النهائية المُلحّة. وسنحاول في هذا المنشور معرفة السبب الذي يدعو مديرو شؤون السفر إلى ضرورة صياغة سياسات لتنقلات العمل والاستجمام المشتركة، وذلك بهدف الحفاظ على سلاسة إجراءات التنقل وسهولة اتِّباعها بالشكل الصحيح. وقد يؤدي عدم تناول تنقلات العمل والاستجمام المشتركة إلى انتهاك السياسة المعمول بها، ما يؤثّر في التعويضات والحجوزات وغير ذلك.

تأكيد التزامك تجاه الموظفين الذين يطلبون وقتاً للرفاهية والاستجمام

تتيح تمديدات مشاوير العمل العديد من الإمكانات للموظفين، إلا أنها قد تؤدي أيضاً إلى حدوث مشاكل في ما يتعلق بالمسؤولية بالنسبة للشركات واختلاط الأمور بالنسبة للموظفين. وعند تناول دور تنقلات العمل والاستجمام المشتركة في سياسة التنقل لديك، من المهم التأكيد مجدداً على دورك كمرجع للموظفين الذين يريدون الحصول على عطلة من العمل. كذلك يجب مراعاة النقاط الحساسة الثلاث التالية عند تقييم سياسة التنقل بالنسبة لتنقلات العمل والاستجمام المشتركة، وهي:

  1. احرص على توضيح الفارق بين مشاوير العمل والمشاوير الشخصية. فبدون وجود سياسة رسمية لتنقلات العمل والاستجمام المشتركة، قد ينسى الموظفون الفصل بين النفقات الشخصية، أو قد يحاولون تضمينها، وذلك مثل تمديد الإقامة في الفنادق عند تقديم طلبات التعويضات. وقد تساعد الإرشادات المحددة الموظفين على الفصل بشكل صحيح بين هذين النوعين من المشاوير.
  2. حدّد الحالات التي بإمكان مديري شؤون السفر البت بقرارات بشأنها. على الرغم من أن الموظف يُعد فعلياً في عطلة أثناء أوقات الراحة والاستجمام، لكن يظل الغرض الأساسي من المشوار هو إنجاز مهام العمل. لكن هل ينبغي على الموظف البقاء على تواصل مع مدير شؤون السفر أثناء أوقات الراحة والاستجمام؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فمتى يتواصل معه؟ على سبيل المثال، قد يرغب بعض مديري شؤون السفر في معرفة التغييرات التي تطرأ على مسار المشوار على الفور. ويساعد تحديد هذه المعايير على ترسيخ دور مدير شؤون السفر بصفته مرجعاً بدون إثقال كاهل الموظفين أثناء أوقات راحتهم.
  3. تأكَّد من الالتزام بالسياسة. كلما زاد التزام الموظف، زادت قدرته على الاستمتاع بأوقات الراحة والاستجمام. فمن خلال مراعاة تضمين أوقات للراحة والاستجمام في سياستك، أنت تثبت اهتمامك بطلبات الموظفين عبر تلبية رغباتهم واحتياجاتهم.

3 أسئلة تساعدك على تحديد قواعد دائمة

ينبغي الحرص قدر الإمكان على الحد من الاختلاف مع الموظفين بشأن تمديدات مشاوير العمل. ويساعد تزويد الموظفين بإرشادات وتعليمات واضحة على تجنُّب المنازعات والصدامات عند عوتهم من المشوار. يجب مراعاة الأسئلة الثلاثة التالية أثناء تضمين تنقلات العمل والاستجمام المشتركة في سياستك:

  • هل تنقلات العمل والاستجمام المشتركة مسموح بها في جميع الأوقات؟ قد تقصر شركتك تمديدات مشوار العمل على عطلات نهاية الأسبوع أو الإجازات الرسمية. يجب تحديد الحالات التي يسمح فيها بتمديد مشاوير العمل حتى لو كانت الإجابة “في جميع الأوقات”.
  • هل الموافقة المسبَقة مطلوبة؟ يرجى تحديد المسؤول عن إبلاغهم وكيفية إبلاغهم. يمكن إبلاغهم بطريقة سهلة مثل رسالة إلكترونية أو ملاحظة في برنامج إدارة النفقات مثل Concur.
  • كيف يفصل الموظفون بين النفقات؟ احرص على توفير أدوات تُسهِّل على الموظفين الفصل بين نفقات العمل والنفقات الشخصية، مثل تطبيق أوبر للأعمال (Uber for Business).

بصفتك مديراً لشؤون السفر، فأنت لا تريد مطلقاً فرض رسوم إقامة في فندق في وقت الراحة أو مشواراً على حساب الشركة عن طريق الخطأ. ومن ثم نقترح عليك اتخاذ خطوة استباقية من خلال تسهيل الوصول إلى سياسة التنقل المعمول بها في الشركة بتوفير نُسخ عبر الإنترنت ونُسخ في وضع عدم الاتصال بالإنترنت، والأسئلة الشائعة، وتخصيص ساعات عمل بالشركة للإجابة عن الأسئلة بهذا الصدد إذا لزم الأمر.


يجب إعادة تحديد نظام التنقل لدى الشركة في حالة تداخل أوقات الراحة والاستجمام مع أوقات العمل. مع إشارة كل النتائج إلى استمرار ظاهرة تنقلات العمل والاستجمام المشتركة، يجب التعامل معها بشكل صحيح، حتى من جانب مديري شؤون السفر غير الملمّين بطبيعتها. تُعدّ سياسة التنقل المعمول بها في خدمة أوبر للأعمال (Uber for Business) وسيلة جيدة لمعرفة واقع هذا النوع الجديد من المشاوير.

يمكن أن يؤدي عدم تناول تنقلات العمل والاستجمام المشتركة في سياسة الشركة بشكل صحيح إلى التباس الأمور على الموظفين، بما في ذلك وجود مشاوير غير موافق عليها أو تقارير نفقات غير كاملة أو طلبات تعويضات ليس لها صلة بعمل الشركة. لذا احرص على اتخاذ خطوة استباقية من خلال تأكيد مسؤوليتك مجدداً للموظفين وتحديد إرشادات واضحة بشأن كيفية التعامل مع طلبات تمديد مشاوير الأعمال. ما هي النتيجة المتوقّعة؟ تساعد بذلك على سير الأمور بسلاسة، حيث يستمتع الموظفين ببعض الراحة والاسترخاء أثناء وقت السفر.

ملاحظات:
(1) 24 أكتوبر 2018. هل تستجم أثناء تنقلات العمل؟ هذه المسألة المثيرة أصبحت أكثر شيوعاً في العالم. Concur. https://www.concur.com/newsroom/article/bleisure-gaining-popularity-across-globe
(2) 24 مايو 2017. كشفت إحصائية أجرتها Glassdoor أن الأمريكيين يتنازلون عن نصف عطلاتهم المستحقة وإجازات عملهم. Glassdoor. https://www.glassdoor.com/about-us/glassdoor-survey-finds-americans-forfeit-earned-vacationpaid-time/