الأعمال

3 أسئلة يطرحها مسافرو الأعمال على أنفسهم أثناء الرحلة

23 فبراير، 2019 / الشرق الأوسط

إذا كنت أحد مديري شؤون السفر، فمن المحتمل أن تكون معتاداً على الإجابة عن الأسئلة المتعلقة بحجز رحلة أو إرسال النفقات، ولكنك لست عرّافاً تقرأ الأفكار.

قد يكون من الصعب تحديد بعض الجوانب من عملية اتخاذ المسافر للقرار، حتى عندما يتم إرسال استطلاعات رأي ما بعد الرحلة وتحديد مواعيد المتابعات المنتظمة مع المسافر.

في هذا المنشور، نقدم لك إرشادات بشأن الأسئلة الملحة كثيراً التي تدور في ذهن المسافرين وكيف يمكن لمديري شؤون السفر المساعدة على طمأنتهم بشأنها. وقد تمكَّنا من جمع بعض الرؤى من بحث أجراه فريق أبحاث تجارب المستخدمين (UXR) في أوبر، والذي يهدف إلى تحديد جوانب عملية اتخاذ المسافر للقرار واهتماماته خلال الرحلة.

السؤال الأول: كيف يمكنني جعل هذه الرحلة خالية من الضغوط قدر الإمكان؟

في استطلاع الرأي الذي أجريناه، صرح 44% من المسافرين بأنه من المهم بالنسبة لهم أن تكون الرحلة خالية من الضغوط. وذلك لأن المسافرين يعرفون مدى تأثير الضغط على أدائهم بشكل مباشر. فقد يشكّل العمل وفقاً لجدول مواعيد مزدحم وتخصيص الجهد لمواجهة العقبات البسيطة ضغطاً غير ضروري ويشتت انتباه المسافر عن المهمة التي هو بصددها. لذا، فإن المسافرين يحرصون على تجنب الاحتكاكات أثناء الرحلة قدر الإمكان.

وإذا كان من الواضح أن المسافرين لا يريدون أن يشعروا بالضغط، فمن المهم أن يدرك مديرو شؤون السفر مدى تأثير عوامل الضغط وطبيعتها. فمع أن خيارات الوجبات الغذائية غير الصحية قد تبدو أقل تأثيراً من تأخير رحلة طيران بسبب تغيُّر جدولها الزمني، إلا أن كلتا الحالتين قد يكون لهما نفس التأثير. وعلى الرغم من أن التأخير قد يكون خارجاً عن إرادة المسافر، إلا أن الغذاء الصحي يؤثّر على الرعاية الشخصية الأساسية. تذكَّر أن المسافرين لديهم احتياجات أيضاً، وأن عدم تلبيتها يؤدي إلى تقليل مدى تركيزهم على الهدف من الرحلة.

كيفية إزالة مخاوف المسافر

  • احرص على توفير وقت سفر إضافي. يزيد جدول المواعيد المتراكم من مخاوف المسافر، في حين يساعد توفير بعض الوقت الإضافي المسافرين على التركيز على رفاهيتهم والاستعداد بشكل مناسب لتحقيق الهدف من الرحلة.
  • احرص على تسهيل الإجراءات. يكون ذلك بدءاً من حجز الرحلة وإجراء تغييرات أثناء الرحلة وحتى إرسال النفقات بعد العودة، مع مراعاة أن تكون جميع تعليمات المسافرين واضحة وموجزة وسهلة الاتِّباع.

السؤال الثاني: هل يساعدني ذلك على استغلال وقتي بشكل جيد؟

كما هو متوقع، فقد أكّدت نتيجة استطلاع الرأي مرة أخرى أن الهدف الأساسي للمسافر هو تحقيق نتائج العمل المنشودة. كما توصّل أيضاً إلى أن المسافرين يشعرون بالقلق من الوصول المتأخر أو فوات موعد بالكامل أثناء رحلة العمل. فكلاهما يبرز أهمية التوقيت الفعال أثناء السفر، إمّا للوصول في الموعد المحدد، وهو ما يوفّر وقتاً إضافياً لإضافة اللمسات الأخيرة، أو الوصول من مكان إلى مكان آخر في وقت أقل وبالتالي قضاء وقت أكبر مع العملاء.

وكما تبيّن، فإن الفعالية تساعد المسافرين ومديري شؤون السفر على حد سواء. هذا فضلاً عن استفادة الشركة بالكامل عندما يدّخر المسافر طاقته البدنية والذهنية للعمل الذي هو بصدده، بدلاً من الانشغال بالتفاصيل المتعلقة بترتيبات السفر. وتجدر الإشارة إلى أن السعي لتحقيق هذه الفعالية ليس بالأمر الصعب، حيث يمكن لمديري شؤون السفر اختيار رحلات جوية مباشرة وفنادق قريبة ومراعاة هذه التفضيلات بشكل مناسب في سياسة التنقل الرسمية.

كيفية إزالة مخاوف المسافر

  • احرص على استبعاد الخطوات غير الضرورية من سياسة التنقل. حاول استبعاد الخطوات غير المهمة من مسؤوليات المسافر. إذ ستكون النتيجة النهائية هي سياسة تنقل أكثر فعالية للشركة أيضاً.
  • احرص على توفير وسائل الراحة كلما أمكن ذلك. يساعد اختيار الخدمات والمنتجات المألوفة سهلة الاستخدام والمحبوبة على تحقيق الفعالية والموثوقية ورفاهية المسافر، ما يسهم بدوره في تحقيق النتائج الناجحة التي من شأنها تنمية عملك.

السؤال الثالث: هل يمكنني الاعتماد على هذا المنتج أو هذه الخدمة؟

توصّل استطلاع الرأي الذي أجريناه إلى أن مسافري الأعمال يميلون إلى تجنب المخاطر، حيث إن 61% من الذين شاركوا في الاستطلاع يضعون الموثوقية ضمن أهم 3 أولويات بالنسبة لهم أثناء السفر للعمل.

لا يرغب المسافرون في حدوث أي مفاجآت أثناء الرحلة ولا في التعرض لتجربة أشياء جديدة عندما يكونون بصدد إنجاز إحدى المهام. وإنما يريدون حلولاً مجرَّبة تعمل بشكل متوقع وتوفّر تجربة مألوفة للعملاء يمكنهم الاعتماد عليها.

تعَد الموثوقية عنصراً أساسياً في التخطيط الذي يهدف إلى تحقيق الفعالية وتجنّب الضغط. فمعرفة ما يُتوقع حدوثه تساعد على الحد من مستويات الضغط والعمل بكفاءة. وقد تكون هذه التوقعات بسيطة المستوى مثل طلب قهوة الصباح في سلسلة فنادق معروفة، أو عالية المستوى مثل معرفة إجراءات إعادة تحديد موعد رحلة جوية لدى شركة طيران محدّدة.

ومن الجدير بالذكر أن الموثوقية تلعب دوراً أكبر على مستوى الشركة. كما أنه يتم تكريس الكثير من الوقت والموارد لتخطيط رحلة عمل تابع للشركة. وقد يكون استخدام بائع أو خدمة أو إجراء غير مجرَّب احتمالاً مكلِفاً بالنسبة للدخل الصافي للشركة.

كيفية إزالة مخاوف المسافر

  • احرص على التعامل مع علامات تجارية مجرَّبة ومضمونة. يساعد عدم التعرض لتجارب سيئة على تخفيف الضغط على المسافرين من خلال دعم التجارب التي يعرفونها داخلياً وخارجياً. وهذا يؤدي إلى تصفية ذهنهم للتركيز على الاجتماعات أو العروض التقديمية أو المؤتمرات.

ملخص لما سبق

عندما يتخذ مسافرو الأعمال قرارات أثناء الرحلة، فإنهم يودّون التأكُّد من أن اختياراتهم ستدعم النتائج الإيجابية المتوقع تحقيقها أثناء الرحلة. وهذا يتضمن تحقيق ثلاثة متطلبات أساسية، وهي الكفاءة والموثوقية وتقليل الضغط. إذ لا يدع المنتج أو الخدمة الموثوق منها مجالاً كبيراً للمفاجآت أثناء السفر، كما أن الخيارات الفعالة توفّر وقتاً ثميناً. فكلاهما يعمل جنباً إلى جنب على تقليل الضغط على المسافر، الأمر الذي يضمن بدوره أن يؤدي عمله على أكمل وجه. وعلى المدى الطويل، فإن اختيارات المسافر الجيدة تجنبه القلق الكبير بشأن خطط السفر وتساعده على التركيز بشكل أكبر على هذه المهمة الجديدة.