如何在保持管理的同时扩展出行和餐饮服务

为一名员工安排一次行程很简单。但当百名员工在数十个城市打车和订餐呢？这个时候，系统的问题就会显现：收据堆积如山，违规行为在数周后才被发现，维持企业运转的行政工作量随着员工人数同步激增。

随着团队规模的扩大，那些适用于规模较小的员工名册的方法不太可能满足新的需求。鉴于 44% 的差旅采购商预计公司将在 2026 年增加预算；因此，制定合适的方案比以往任何时候都重要。

在近期的一场网络研讨会中，优步企业版专家 Vanessa Snow 与 Jenn Tornatore-Knutson 分享了不同规模的组织如何在不增加行政负担的情况下，制定可根据规模调整的行程和餐点方案。以下是核心要点：

先构建框架，再规模化扩张

优步企业版之所以能高效实现差旅与餐饮的规模化管理，其关键在于方案与群组之间的逻辑关联。

方案规定了员工使用优步企业版的方式：可使用的行程类型、公司可支付的餐费额度，以及方案适用的时间和地点。群组决定了哪些人员有权使用哪些方案。完成一次设置后，您就可以在群组层面管理访问权限，而无需逐个员工进行管理。

“先从结构入手，”优步全球战略客户高级经理 Vanessa Snow 表示，“即便结构并不完美，但确立了方案框架就等于有了一个极佳的起点。”

毕竟，并非每位员工都需要同样的体验。这就是行程类型分级的用武之地。

确保员工名册准确无误，无需为此投入大量精力

只有当方案和群组中的成员实时更新，这些方案和群组才能发挥作用。但在大多数组织中，名单变动频繁。

“在大公司，员工名册从来不是一成不变，”优步全球战略客户经理 Jenn Tornatore-Knutson 表示，“员工入职、离职、转岗或晋升，变动无处不在。”

优步企业版可以与主流的人力资源和财务工具整合，无需手动更新即可实现数据及时更新：

• 通过与 SAP Concur 等提供商进行员工名册同步集成，让您的员工名单可以自动保持一致。一旦员工离职，其权限立即撤销。

  • 此外，借助优步企业版和 SAP⁠Concur 的整合，您还可以同步特定的一部分员工（如某个部门、办公地点或成本中心），而非全员同步。然后，您可以在应用更改前预览影响，并在发送邀请前批量导入员工。

• 对于已经建立了 SFTP 工作流程的组织，SFTP 可以自动执行定时同步。

• 通过 Okta 或 OneLogin 进行的 SCIM 配置可实现即时同步——即在员工入职时开通权限，在员工离职时撤销权限。

• 在尚未实施自动同步的情况下，可以通过上传 CSV 文件来批量添加用户或进行一次性刷新。

无论您选择哪种方式，好处都是一样的：以尽可能少的行政投入获取准确的员工名册数据。