优步企业版和 Nvan 简化差旅合规性的方法

月末一到，财务团队忙着追踪收据，员工则在手机里一张张翻找截图。这些问题司空见惯，而且代价高昂。

全球商务旅行协会表示，大约 19% 的费用报告存在错误。每个错误平均需要 18 分钟才能解决，成本约为 52 美元。如果有成千上万份存在错误的报告，那么其后果不容小觑。

在最近的一次网络研讨会上，优步企业版和 Navan 探讨了问题的根源，以及为什么真正的问题不在于员工，而是系统。

流程缺陷的隐性成本

大多数费用违规都发生在行程结束很久之后。到那时，一切都太迟了。

对于员工来说，这个过程充满了不便：需要为收据截屏，需要手动输入数据，并在行程结束后几天或几周内回复政策问题。对于财务团队来说，这意味着处理时间更长、月末结算延迟，并且审批费用之后很久才能发现违反政策的情况。

事实是，即使是最希望合规的员工有时也会记不住政策细节或提交存在问题的报告，尤其是在手动处理的情况下。这些小错误会转化为巨大的时间和金钱成本。

而且这些错误比您想象得更常见。根据德勤的数据，只有 56% 的差旅者每次都使用公司偏好的预订工具，这意味着很大一部分差旅支出发生在系统之外，无法追踪且不符合政策规定。

如果无法依赖记忆、屏幕截图或月末调查即可确保合规，那是不是可以为您省去很多麻烦？优步企业版和 Navan 的集成功能可自动实现合规，差旅者和财务团队都不需要完成额外的工作。

员工使用商务账户在优步应用中叫车时，只能选择符合政策的行程类型。如果需要输入项目或客户代码，系统会在员工叫车时要求输入，而不是等到过几天记忆模糊之后。

行程结束后，行程详情（包括商家/优步、车费、时间戳和小费）会自动同步到 Navan。费用报告将自动生成，无需手动上传，不会缺少任何数据，也不需要进一步说明。无需人工操作，可以大大节省管理费用的时间。

除了更顺畅的乘车体验和更清晰的报告之外，还有更多好处。

对于管理员来说，集成可以让管理访问权限变得更加轻松。您可以一次同步整个员工名册，系统会在员工加入或离开公司时自动更新。无需再手动清理，也不会再遇到员工离职后访问权限出问题的尴尬情况。

同样的自动化功能也适用于餐点。要在深夜通过 Uber Eats 优食订餐？没问题！企业可以制定政策规则，控制允许下单的餐点类型和时间，从而防止违反政策的支出（例如在午餐时点一轮玛格丽塔鸡尾酒），而无需进行微观管理。

对于需要追踪可持续发展目标的团队，集成中还提供内置指标。公司可以访问电动汽车使用情况数据，跟踪碳足迹的减少情况，并将所有这些数据纳入其治理报告，而且这些都不需要额外增加工作量。

以下是新流程的示例：

无需管理收据。避免审批延误。无需后续跟进。

您可以极其快速地设置和采用。

对于管理员：管理员可以在 15 分钟内通过 Navan 操作面板关联现有的优步企业版账号，或创建新账号。
对于员工：团队成员会收到加入公司优步企业版账号的邀请。接受后，成员可以在应用中切换商务账户并关联付款方式。就是这么简单！无需下载新应用，也无需培训。
对于公司：大多数企业会先从试点小组开始，然后逐渐在内部推广，并且很快就会广泛采用。员工会体验到省时的优势，并且不会再因违规而被点名，优步商业版将变得不可或缺。