差旅计划的 5 个必备要素

无论公司大小，打造同时有利于企业和员工的差旅计划可能并非易事，而对于团队和资源有限的中小型企业来说，则更加困难。

但公司规模不应该妨碍您打造出色的差旅计划。再小的公司也可以充分利用差旅的诸多优势，包括深化业务关系、推动销售、提升员工士气、拓展业务范围。

那么，要打造透明、高效且有助于员工发挥发展的差旅计划，关键要素是什么？我们一起来看看。

1.清晰撰写的规程

强有力的差旅计划始于强有力的沟通。模糊的规程会让员工感到迷茫，甚至会造成代价高昂的失误，让员工失去出差的机会。

每项差旅政策都需要就经过批准的住宿、交通选择和其他详细信息制定明确的书面指南，包括：

预订流程
出行舱位选择
每日开支
住宿限制
差旅人员安全措施
费用报告和报销
已批准的平台

该计划还必须明确界定每个参与者的角色和责任，包括指定所有者，该所有者可以证明每个决定的合理性，并向员工传达具体信息。解释政策背后的原因有助于建立信任，鼓励员工采用这些政策，让他们心中有数、放心出行并获得支持。

2.有条不紊的预算管理和报销

精确的会计核算是差旅计划背后的动力，对于实现财务目标和建立长久持续的计划至关重要。虽然设定[最佳差旅预算] (https://www.uber.com/us/zh/business/articles/corporate-travel-budget/) 可能会让人备感压力，但也有一些方法可以帮到您：制定可行的预算需要采取以下步骤：

分析差旅历史数据，了解差旅趋势和成本节省情况
列出计划的目标，比如建立酒店合作伙伴关系
将预期费用分为交通、餐食和住宿等类别
为每个类别分配预算
建立适当的批准流程
监控计划开展情况，并根据最新信息调整计划

设定好预算之后，如何按预算执行呢？科技可以为您提供极大的帮助。优步企业版等差旅管理平台可以自动完成费用追踪等琐碎任务，帮助您节省时间，无需处理纸质收据，还可以查看地面交通费用。

对于差旅人员，优步商务账户等功能可将商务差旅费用和个人费用区分开来。无论是差旅人员还是财务人员，都无需寻找和上传收据，也不必通过个人银行卡处理报销事宜。对于差旅经理来说，优步企业版平台通过与 SAP Concur、Coupa 和 Navan 等领先的费用管理系统整合，自动转发收据，简化了会计流程，更加轻松顺利。

3.一站式操作面板上的数据

如果重要的差旅信息（如地面交通和送餐数据）分散在不同的平台上，便很难同时密切关注所有信息；如果您是唯一的差旅管理人员，便会更困难。结果会如何呢？安全受到影响，支出无法控制地猛增，供应商则被忽视。

一站式平台将重要的差旅数据集中在同一个地方，便于查看，可以帮助领导层证明差旅的价值，保护差旅人员，并标记不符合政策的费用。例如，优步企业版操作面板在同一个综合视图中提供行程与餐点、碳排放及费用的信息。差旅经理可以使用操作面板来发现差旅规律，设置规则和限制，根据行业标准制定基准指标，并分析供应商表现。

4.为员工身心健康提供支持

出差很“折腾人”，员工对每一趟颠簸、每一次倒时差都深有体会。正因如此，您的差旅计划必须包含相关政策和福利，让商务差旅不仅仅是一项义务。

好的差旅计划可以帮助差旅人员拓展公司业务和个人视野。通过自定义选项、奖励和休闲，以下功能可以做到这一点：

餐食和交通选择。从餐食到无障碍出行，每位差旅人员都有各自的需求。通过各种派送和网约车选项，您的差旅计划可以满足员工各不相同的需求。这样做旨在帮助您的企业机构履行其员工关照义务，同时关注团队的心理和身体健康。
旅行奖励。方便员工集体出行，是提升士气的一种方式。另一种方法是提供旅行奖励，例如，帮助他们加入航空公司或酒店的忠诚度计划，或为他们提供礼品卡或额外的假期。
商务休闲机会。商务差旅期间的休闲时光是差旅计划中越来越受欢迎的元素。让员工有时间“充电”、探索新目的地或拜访亲朋好友，可以减少工作倦怠，并为您降低差旅成本。