利用优步的差旅与报销手册, 简化整个组织/公司的差旅管理工作

差旅与费用管理并不仅仅是财务部门的问题，也影响着整个公司。无论您的公司是 30 人的初创企业，还是 3 万人的全球性机构，所面临的痛点都出奇地相似：收据丢失、政策违规、数据分散以及持续不断的清理工作。

在优步，我们深知这些问题带来的影响。因此，我们摆脱了耗时的人工流程，打造了一个能够消除阻力、自动执行合规并随业务增长而扩展的系统。

在最近一次与优步差旅和费用管理专家 Justin Reyhl 和 Dennis Fowler 共同举办的网络研讨会上，我们深入探讨了这些自动化工作流程的运作方式，以及它们如何让所有相关人员受益。

告别耗时的人工差旅和报销流程

我们的目标很简单:消除由人工完成的重复步骤, 让您的团队无法专注于高价值工作。使用优步企业版, 您可以将交通费用和餐点费用直接存入后台系统, 无需索取收据, 无需手动输入, 行程后也无需提交任何书面文件。

以下是现实中针对贵组织中 3 种不同人员群体的情况:员工、经理以及财务和差旅与报销团队。

对于员工:消除差旅体验

告别人工完成差旅和报销流程, 减少行程中的干扰。利用报销系统的自动化功能, 商务差旅变得更直观, 员工可以专注于自己的工作, 无需操心行政工作。

提交零交通和餐点费用报告

传统的差旅和报销工作流程迫使员工成为兼职会计师:收集收据、填写表格, 并等待审批。但使用优步企业版, 您无需提交行程或餐点费用。员工只需在优步乘客端中通过其商务账户叫车, 其余的部分就会在幕后自动完成。

雷尔解释说, 优步已从自费报销平台中完全移除这些交易: “员工只需使用集中式的优步账号预约优步行程就可以了。我们已经为员工完成了预约费用部分的全自动化处理。”

无需领取收据或手动输入

人工流程会降低员工的工作效率, 并可能会导致成本高昂的错误。数据输入错误、重复输入或收据缺失, 导致管理费用快速增加。

“我们非常重视尽量减少报销步骤, 甚至实现报销完全自动化, ”雷尔说, 使用优步企业版, 交易详情会直接传入后台系统, 员工无需输入数据或查找相关文件。

更快、更可靠的出行体验

繁琐的差旅和报销费用报销流程会给每个人带来负担, 也让财务团队感到不愉快。因此, 优步企业版打造了一个系统, 员工无需再担心每项费用和许可事项。福勒解释说: “我们允许针对不同员工提供某些级别的服务。例如, 如果你是高管, 你可以选择某些行程类型, 所有这些行程类型都由优步系统在幕后管理。”

员工使用优步企业版账户时, 系统仅会显示符合批准政策的行程类型。

结果如何? 员工可以放心预约符合要求的行程, 无需记住遵守规则。乘客只需前往目的地, 然后即可重新开始工作。

对于经理:节省宝贵时间并改进监督

如果管理者缺乏洞察力, 他们往往会在问题已经发生之后才做出反应。优步企业版可帮助经理提前处理支出问题, 无需费心进行人工审核。

实时了解团队的支出模式

在没有预警系统的情况下，超支问题可能直到为时已晚才被发现，从而无法及时纠正。正如 Fowler 所说：“经理看到预算超支时会感到吃惊，而员工也不知道哪些费用是允许报销的。”这种脱节导致了预算的无形增长，并给各方都带来了困惑。

优步企业版为管理者提供了可直接访问的操作面板，能够实时显示支出情况。从差旅量、行程类型到政策合规性，企业经理可以迅速发现任何异常情况并立即处理。

将更多时间用于专注于核心职责

经理最适合领导团队和制定策略, 而不是整理收据或解决差旅和报销费用错误。但传统系统通常需要做这些工作:人工审核费用报告, 说明一次性的政策, 并与员工跟进。

使用优步企业版, 这些任务基本上迎刃而解。“我们简化了经理的审批流程,”Rey 说, “我们只是在月底向他们提供员工活动的概况, 没有要求他们逐笔审核交易。” 这种轮班让经理每个月都能腾出大量时间, 以便用在最需要的地方。

对于财务和差旅和报销团队:变消极管理为主动管理

财务和差旅和娱乐负责人不能等到月底才发现问题。使用优步企业版, 他们可以实时查看消费数据, 并使用自动控制功能, 以减少错误、加快对账速度, 并在问题出现之前强制合规。

所有门店的实时支出信息

数据分散在各个系统中, 或隐藏在电子表格中, 财务团队不得不浪费时间追踪数据。这种延迟会让你难以发现趋势、管理预算或快速回答问题。

优步企业版将所有这些信息汇集于一处。“我们已将优步企业版的数据整合到数据整合工具中, 以帮助推动合规并让您了解总体支出情况, ”Reyhal 说。财务团队可以立即追踪资金去向、时间及原因, 可按地区、员工和时间段查看。

自动合规性监控

人工审核只能发现他们想要的内容, 而且往往为时已晚。如果违反政策的行为或欺诈行为可能持续数月之久, 那就存在风险。

使用优步企业版时, 系统会在订票时自动执行政策规则。系统会基于员工角色、行程类型和地理位置设置限制条件。这种自动化操作大大降低了系统接收到违规收费或重复收费的风险。

简化月末结算流程

手动对账会消耗时间, 还会延迟报告。从追踪收据到更正编码错误, 旧的账簿记账方法流程缓慢, 还容易出错。

使用优步企业版, 可以省去大部分此类工作。交易已预先编码, 自动关联到员工个人资料, 并直接流入报销系统。正如雷尔所解释的那样, “您可以使用一张......信用卡支付 1000 次行程, 然后在后台进行会计处理。” 成果:成交周期更快, 预测更准确, 人工工作量也大幅减少。