如何提升商务差旅期间员工的合规性

Published: November 4, 2024

A strong business travel policy should be an effective tool for helping you keep your travel budget in line, reduce compliance risks, and ensure a streamlined process for bookings and expense management. But the policy can only achieve those things if employees actually follow it.

Business travel policy compliance is an important goal for businesses to work toward. To keep your company’s business travel running smoothly, consider how best to encourage adherence to your business travel policy.

商务差旅期间员工合规性管理的意义

商务差旅合规性是指，员工遵守商务差旅政策中的规定。该术语的概念也可以进一步拓宽，确保员工遵守所有适用的法律要求，这意味着好的差旅政策应该涵盖这些要求。

商务差旅合规性分为若干类

企业商务差旅合规性是指，确保企业在商务差旅活动中遵守以下规定：

税务合规性：企业必须对所有差旅费用进行准确报告，并支付与商务差旅相关的所有税费和社会保障费，以免遭受处罚，同时优化税收利益。
跨国差旅合规性：跨国商务差旅通常伴随着工作许可和签证要求。差旅政策应考虑到员工合法前往派遣地所要办理的手续。
关照义务：旅行总是伴随着一定的风险。公司有责任在员工出差期间采取措施，保障员工的健康和安全。您还必须制定相应的计划，以应对可能出现的任何紧急情况。

何时对政策进行审查和更新

制定清晰、合理的差旅政策对于企业实现差旅合规性来说至关重要。过时或不切实际的政策必将导致合规性问题。如果员工在遵守当前政策方面感到困难，请考虑是否需要更新政策内容。

出现以下几种常见情况时，表明是时候该修订商务差旅政策了：

公司规模、组织结构或业务战略发生了重大转变
合规率偏低，为提高合规率所做的工作没有取得成果
经常听到员工对政策的负面反馈，和/或愿意遵守政策的员工也对政策内容感到困惑或不解
员工很难有效地跟踪财务状况并遵守当前流程
之前为出差路线和住宿费用所设定的预算和成本限制已过时；鉴于最近的通货膨胀率，即便是几年前确定的出行价格如今也可能显得不合时宜

即使上述问题均未出现，仍有必要养成每年审查差旅政策并按需更新的习惯。

了解政策合规性方面的挑战

确保公司差旅合规性可能并非易事，原因主要有以下几点：

员工对政策缺乏了解。若员工对商务差旅政策缺乏了解，他们就无法遵循政策内容。缺乏了解是部分员工未能遵守政策内容的常见原因，也是可预见的原因。

员工不理解政策内容。如果政策比较复杂，内容不够明确，那么即使员工有意愿遵守政策，也很难完全按照政策行事。

员工很难在规定的预算内找到合适的选择。从预算角度来看，为各项预订和住宿费用设定可接受的最高限额是一项合理的策略，但这往往无法涵盖特殊情况或价格上涨的情况。例如，有些员工可能会去物价较高的目的地，有些员工可能需要临时预订行程。对于他们来说，很难在规定范围内找到合适的选择。

员工认为公司的软件或流程很复杂。许多企业要求员工使用特定的软件工具来进行预约和管理费用，并制定了明确的差旅规划和报销流程。如果对员工而言，这些软件不便使用，或这些流程过于繁琐，他们便难以始终确保合规。

员工不认同公司政策的某些方面。如果员工觉得公司的政策过于死板、规定太多或执行难度太高，他们可能会选择不遵守这些政策。在某些情况下，他们可能确实有道理。例如，如果您强制要求员工预订某家航空公司的航班，但该航空公司前往目的地的唯一航班需要长达 10 小时的中转时间。这无疑会让他们感到极为不便。公司政策需要为例外情况和特殊情况留出余地，以免造成这种情况。

政策的执行手段比较有限。如果差旅经理没有有效的手段来执行差旅政策，那么试图说服员工遵守政策就会变得非常困难。您需要想办法让相关人员都支持您，并让违反政策的员工承担相应责任。

合规性改进策略

许多常见的不合规问题都可以通过正确的方法来解决。您可以通过以下步骤，让员工更好地遵守商务差旅政策。

明确沟通。向员工普及差旅政策。确保差旅政策成为新员工培训的必修内容。如果更新或更改政策，及时通知所有员工。确保员工在需要的时候，都能轻松找到并查阅政策内容。如果只是给员工发送一封关于政策的邮件，他们很快就会忘记。确保员工在每次规划新行程时，都知道如何找到最新版本的政策文件。
使用直观的监控与报告工具。选用合适的技术工具，可以为所有相关人员简化复杂的合规性管理工作。选用直观的预订、费用报告及差旅监控工具，不仅可以确保出差人员和行政人员保持信息同步，还可以确保差旅全程的合规性。
实施奖励和处罚措施。在执行政策时，要做到有赏有罚。针对合规行为和违规行为，分别提出合理的奖罚依据。例如，对于合规记录优秀的员工，每完成几次出差任务就可以获得一次升级待遇，而违规的员工则可能会在以后的差旅申请或报销方面遭到拒绝。
开展定期培训。向员工普及差旅政策是一个持续性的过程。应积极寻求多种方法，不断提醒员工政策内容及提供遵守政策的建议，包括召开必须参加的年度研讨会，也包括向所有员工定期发送电子邮件进行提醒，以及偶尔要求管理者在他们的团队沟通中重申政策的重要性。
乐于倾听反馈意见。一个好的政策应该能够同时满足员工个人利益和企业整体利益。您一定不想看到政策引起争议。让员工知道您乐于接受他们的建议。如果他们认为报销流程过于繁琐，或预订选项太过有限，请倾听他们的意见，并考虑做出合理的调整。
定期更新政策。一个好的差旅政策不应是一成不变的，而应根据当前的出行趋势、企业需求以及员工偏好进行调整。您需要对政策进行定期审查和更新。