Samsara gör virtuella evenemang minnesvärda med hjälp av Uber Eats-kuponger

Samsara är ledande inom det industriella sakernas internet (IoT) med över 1 300 medarbetare över hela världen. Företagets lösningar kombinerar hårdvara, programvara och molnet för att möjliggöra insyn, analyser och AI i realtid. Bland kunderna finns transportföretag och livsmedels- och dryckesföretag, samt städer som Boston och Fort Lauderdale. På grund av Samsaras snabba innovationstakt, inklusive fler än 100 funktioner under det senaste året, behövs regelbundna sammankomster för att det utökade teamet ska hålla sig helt uppdaterat. Företaget samlar sin personal till försäljningskickoffer (SKO) två gånger om året, som traditionellt hålls nära huvudkontoret i San Francisco. När Covid-19 slog till stod det klart för företagets ledningsgrupp att evenemanget i augusti 2020 skulle behöva hållas online.

Även om alternativen för att vara värd för videor och presentera talare online var enkla var det bästa sättet att vara värd för lunch för deltagarna mindre tydligt. Marknadsföringsteamet ansvarade för evenemanget och tog kontakt med ekonomiavdelningen för att utforska de bästa alternativen. Samsara hade tidigare samarbetat med Uber for Business för att skapa resekuponger till sin julfest samt för att effektivisera tjänsteresorna för sina medarbetare. De insåg att det kanske fanns ett bra alternativ med Uber Eats.

”Ursprungligen diskuterade vi att be medarbetarna att spendera ett visst belopp på lunch och få ersättning”, säger Meteb Al-Fayez, inköpschef på Samsara. ”Utmaningen var att det skulle ha skapat mycket pappersarbete för både medarbetarna och ekonomiteamet. Vi lägger i genomsnitt 2 minuter på att behandla varje kostnadsrapport, så det fanns potential för mer än 45 timmars arbete. Detta inkluderar inte ens den tid som medarbetarna skulle ha lagt på att skriva rapporterna själva.”

Al-Fayez tog kontakt med Uber for Business för att diskutera de företagslösningar som erbjuds via Uber Eats-plattformen. Med tanke på att SKO-lunchen bara var ett engångsbehov var Uber Eats-kuponger mer logiskt än ett löpande måltidsprogram för företaget. Kuponger är tidsbegränsade, konfigurerbara måltidsförmåner som levereras till mottagaren som en unik kod, så att Samsara kunde ange kupongregler och policykontroller samt spåra inlösningsfrekvenser.

”Våra medarbetare föredrar att inte lägga utgifter på sina egna kreditkort och vänta på att få ersättning. Uber-kuponger hjälpte oss att undvika detta scenario och var ett bra alternativ för oss”, säger Al-Fayez.

SKO-lunchprogrammet blev en omedelbar succé och resulterade i:

• Nöjda medarbetare: Kupongerna var enkla att använda och medarbetarna slapp krångla med en utgiftsrapport.
• Kostnadsbesparingar: Samsara betalade bara för det belopp som medarbetarna spenderade med kupongerna, inte det högsta tillåtna beloppet, som de skulle ha gjort med ett presentkort. Kostnaden baserades på faktisk användning.
• Minskad administrativ tid: Ekonomiteamet slapp lägga så mycket som 45 timmar på utgiftsrapporter.
• Smidig hantering av kostnadsställen: Kontrollpanelen för Uber for Business gjorde det enkelt att tilldela de spenderade medlen till rätt kostnadscenter i back-end.

Det är sällsynt att man lyckas hålla sig under budget för ett projekt. ”Uber for Business hjälpte oss att sänka måltidskostnaderna för vår säljkickoff samtidigt som vi stöttade lokala restauranger”, säger Angelina Elhassan, Samsaras chef för evenemang och fältmarknadsföring. ”Vi gillade verkligen att kupongkostnaderna baserades på faktisk användning och inte prognoser. Det var en riktig win-win.”

Efter framgången med SKO har Samsara-teamet redan börjat använda Uber Eats-kuponger för att skapa kontakt med medarbetare, kunder och potentiella kunder under lunch-and-learns och andra virtuella evenemang.

”Jag har gett några medarbetare åtkomst till vår kontrollpanel för Uber for Business så att de kan skapa kuponger för sina egna evenemang”, tillägger Al-Fayez. ”De har befogenhet att hantera dem direkt, och mitt team vet att de tillhörande kostnaderna kommer att vara lätta att spåra.”