Guide d'initiation aux déplacements avec Uber pour l'enseignement supérieur
Qu'est-ce qu'Uber ?
Uber est une plateforme qui met en relation les passagers et les chauffeurs sur une application mobile facile à utiliser. Qu'il s'agisse d'un trajet pour vous rendre à l'aéroport, d'un déplacement pour assister à une conférence ou d'un moyen de transport pendant votre prochaine mission scientifique, Uber vous offre une solution flexible et sans stress.
Qu'est-ce que Travel ?
L'outil Uber Travel permet aux établissements d'enseignement supérieur de prendre en charge le coût des trajets avec Uber pour leurs collaborateurs, ce qui simplifie le processus de gestion des notes de frais.
Une fois inscrit au programme de voyages de votre établissement, un profil professionnel sera ajouté à votre compte Uber. Vous pourrez ainsi facilement basculer entre vos profils professionnel et personnel, ce qui facilitera le paiement de vos courses et repas lors de vos déplacements.
Premiers pas
Téléchargez l'application Uber et créez votre compte
Vous aurez besoin de l'application Uber et d'un compte Uber pour participer au programme de déplacements de votre établissement. Si vous n'avez pas encore de compte Uber, suivez ces étapes pour commencer.
- Rendez-vous dans l'App Store ou sur Google Play sur votre smartphone
- Téléchargez l'application Uber
- Créez votre compte Uber en fournissant les informations nécessaires et en suivant les instructions dans l'application.
- Définissez un mot de passe robuste
- Associez un moyen de paiement si nécessaire
Remarque : Si vous avez déjà un compte passager Uber, vous n'avez pas besoin d'en créer un nouveau avec votre adresse e-mail professionnelle. Votre profil professionnel sera associé à votre compte Uber personnel existant. Pour en savoir plus sur la création d'un compte, rendez-vous ici.
Rejoindre par invitation
Une fois que votre établissement vous a ajouté au programme, vous recevez un e-mail d'Uber vous invitant à rejoindre son compte professionnel. Acceptez l'invitation pour activer votre compte et commencer à utiliser le programme de déplacements de votre établissement pour vos trajets et vos repas.
- Ne transférez pas les invitations : Les liens d'invitation sont personnalisés pour votre adresse e-mail. Si vous transférez des e-mails ou partagez des liens avec des collègues, ils ne pourront pas les utiliser pour rejoindre le programme de l'entreprise.
- Connectez-vous avec un compte existant : Si vous utilisez déjà Uber, vous devez vous connecter à l'application à l'aide des identifiants de votre compte personnel. Ne créez pas de nouveau compte si vous en avez déjà un.
Une fois que vous aurez accepté l'invitation et que vous vous serez connecté(e), votre profil professionnel apparaîtra dans la section Paiement de votre Wallet.
Rejoindre à l'aide d'un code QR
Vous pouvez recevoir un QR code à l'adresse e-mail d'établissement scolaire ou le trouver sur le portail des déplacements de votre établissement
Pour l'inscription avec un QR code :
- Scannez le QR code avec votre appareil mobile ou votre smartphone
- Suivez les instructions et saisissez vos informations
- Connectez-vous à votre compte Uber personnel existant
- Tout est prêt !
Rejoindre via la recherche
Il est possible de rechercher le programme de déplacements de votre établissement dans l'application Uber.
Pour vous inscrire au programme de déplacements de votre établissement via la recherche, procédez comme suit:
- Ouvrez l'application Uber et sélectionnez Compte en bas à droite.
- Choisissez Wallet.
- Faites défiler l'écran jusqu'à Profils de course et sélectionnez Ajoutez un autre profil professionnel.
- Choisissez Commencez. Lorsque l'application vous y invite, saisissez votre adresse e-mail professionnelle.
- Vous devrez ensuite confirmer votre identité pour continuer. Suivez les instructions pour confirmer votre identité.
- Une fois la vérification effectuée, vous pourrez sélectionner votre établissement scolaire et choisir Inscrivez-vous maintenant.
Connexion via code PIN
Votre établissement peut également vous fournir un code à saisir manuellement pour rejoindre le programme dans l'application Uber.
- Ouvrez l'application Uber et sélectionnez Compte en bas à droite.
- Choisissez Wallet.
- Faites défiler l'écran jusqu'à Profils de course et sélectionnez Ajoutez un autre profil professionnel.
- Choisissez J'ai un code.
- Saisissez le code de l'entreprise à 8 chiffres et sélectionnez Suivant.
- Saisissez votre adresse e-mail professionnelle et sélectionnez Suivant.
- Vous devrez ensuite confirmer votre identité pour continuer. Suivez les instructions pour confirmer votre identité
- Une fois la vérification effectuée, vous pourrez sélectionner votre établissement scolaire et choisir Inscrivez-vous maintenant.
Ajoutez un délégué pour gérer vos trajets professionnels à votre place
Uber vous permet désormais de sélectionner un délégué pour commander des trajets en votre nom pendant vos déplacements. Pour configurer cette option :
- Ouvrez l'application Uber et sélectionnez Compte en bas à droite.
- Choisissez Wallet.
- Faites défiler l'écran jusqu'à Profils de course et sélectionnez le profil professionnel de votre établissement.
- Sélectionnez Ajoutez un délégué.
- Lorsque l'application vous y invite, saisissez le numéro de téléphone du délégué de votre choix. Pour le sélectionner parmi vos contacts, sélectionnez Choisissez parmi les contacts de l'appareil.
La personne que vous avez choisie recevra ensuite une invitation par e-mail. Après avoir accepté l'invitation, elle pourra commander des trajets professionnels pour vous avec son compte Uber dans l'application ou sur un navigateur Web.
Ajoutez-vous en tant que délégué
Si vous devez gérer les déplacements et commander des trajets pour d'autres personnes de votre établissement, vous pouvez demander à devenir leur délégué.
Pour commencer, suivez ces étapes :
- Ouvrez l'application Uber et sélectionnez Compte en bas à droite.
- Choisissez Wallet.
- Faites défiler l'écran jusqu'à Profils de course et sélectionnez Gérez les déplacements professionnels d'autres personnes.
- Choisissez Commencez.
- Vous pouvez demander l'accès délégué pour un passager en saisissant son adresse e-mail professionnelle ou son numéro de téléphone portable, lorsque l'application vous y invite. Vous pouvez également générer un QR code que cette personne pourra scanner.
- Une fois votre demande acceptée, vous pourrez commander des trajets en son nom avec son profil professionnel.
Utilisez votre profil professionnel
Pour appliquer l'indemnité de déplacement de votre employeur à un trajet avec Uber, suivez les étapes ci-dessous.
- Ouvrez l'application Uber et saisissez l'adresse de destination dans le champ Où allez-vous ?
- Vérifiez que le lieu de prise en charge et la destination sont exacts.
- Assurez-vous d'avoir activé votre profil professionnel.
- Sélectionnez Choisissez pour confirmer votre option de trajet.
- Sélectionnez Confirmez la prise en charge pour confirmer votre lieu de prise en charge.
En attente de votre chauffeur
Pendant que votre chauffeur est en route, appliquez ces bonnes pratiques :
- Suivez l'arrivée du véhicule dans l'application Uber.
- Lorsque votre chauffeur se trouve à quelques minutes, rendez-vous au lieu de prise en charge.
- Une fois votre véhicule arrivé, consultez les détails de votre trajet avant de monter à bord et vérifiez que le numéro de la plaque d'immatriculation affiché dans l'application correspond à celui du véhicule. Souvent, les chauffeurs vous demanderont votre nom avant de commencer le trajet.
- Vous pouvez aussi activer la vérification par code dans les paramètres du compte de l'application.
- Bon trajet ! Une fois votre trajet terminé, vous n'avez pas à vous soucier du paiement, car votre moyen de paiement est déjà associé à votre compte Uber. N'oubliez pas de noter votre trajet.
- Dites-nous comment votre trajet s'est déroulé en lui attribuant une note. Vous pouvez également adresser un compliment à votre chauffeur ou lui laisser un pourboire dans l'application. Les pourboires ne sont pas obligatoires. Votre établissement peut autoriser des pourboires allant jusqu'à 20 %. Veuillez vérifier cette information auprès du service des déplacements de votre établissement.
Obtenir de l'aide pour un voyage
Nous sommes là pour vous. Si vous rencontrez un imprévu pendant votre trajet, veuillez utiliser la rubrique Aide dans l'application Uber.
Comment accéder à la fonctionnalité d'aide :
- Ouvrez l'application Uber et choisissez Activité en bas de l'écran.
- Sélectionnez le trajet au cours de laquelle vous avez rencontré un problème.
- Faites défiler l'écran jusqu'à la section Aide pour accéder à diverses options d'assistance
- Sélectionnez l'une des options d'aide
- Discutez avec un agent d'assistance pour obtenir de l'aide.
Changement de moyen de paiement après la fin du trajet
- Il se peut que vous ayez besoin de changer de moyen de paiement après la fin du trajet. Dans la plupart des cas, un passager peut demander à changer de moyen de paiement pour un trajet passé jusqu'à 30 jours après la date du trajet. Pour les trajets effectués avec un profil professionnel, vous pouvez demander à changer de moyen de paiement jusqu'à 60 jours après la date du trajet.
Questions fréquentes
Je n'ai pas reçu d'e-mail pour activer mon compte Uber for Business. Quelle est la marche à suivre ?
Si vous n'avez pas reçu d'e-mail pour activer votre compte Uber for Business, cela signifie que nous n'avons pas trouvé de compte associé à votre adresse e-mail professionnelle. Vous pouvez toujours configurer un profil professionnel pour séparer les trajet et les repas professionnels et personnels, ainsi que pour simplifier la gestion des notes de frais.
- Sélectionnez un moyen de paiement pour votre compte professionnel
- Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir des rapports de déplacements
- Associez un service de gestion de notes de frais pour simplifier les rapports
- Parfait !
Comment activer les rapports de déplacements hebdomadaires ou mensuels ?
- Sélectionnez Paiement dans le menu de l'application et faites défiler l'écran jusqu'à Profils de course
- Sélectionnez Profils professionnels pour accéder à vos préférences
- Sélectionnez Rapport de déplacements pour recevoir vos rapports de déplacements chaque semaine ou chaque mois.
Comment modifier les paramètres de mon profil professionnel ?
- Dans le menu de navigation en bas de l'application, sélectionnez Compte, puis Wallet.
- Choisissez Profils de course, puis sélectionnez votre profil professionnel pour accéder à vos paramètres.
- Sélectionnez Moyen de paiement par défaut pour mettre à jour votre moyen de paiement, choisissez Rapports de déplacements pour recevoir vos rapports chaque semaine ou chaque mois, et choisissez Service de gestion de notes de frais pour actualiser les informations de ce service.
Qui sont vos partenaires pour la gestion des notes de frais ?
Nous travaillons avec Certify, Chrome River, Concur, Coupa, Expensify et bien d’autres services encore. Consultez tous les services de gestion de notes de frais ici.
Dois-je laisser un pourboire à mon chauffeur?
Les pourboires sont facultatifs, mais vivement recommandés avec l'option Pourboires automatiques activée.
Comment puis-je bénéficier de l'essai Uber One pendant 12 mois ?
- Vérifiez si votre organisation dispose d'un compte Uber for Business.
- Si oui, associez-le au compte de votre entreprise pour créer un profil professionnel.
- Une fois votre compte associé, vous verrez l’option de recevoir 12 mois d’abonnement Uber One offerts.
Puis-je utiliser Uber si j'ai un animal d'assistance ?
Oui, les animaux d'assistance sont autorisés à voyager avec leur maître dans tous leurs trajets avec Uber. Les lois fédérales et des États interdisent aux chauffeurs qui utilisent la plateforme Uber de refuser la prise en charge des passagers accompagnés d'animaux d'assistance, en raison de ces derniers, et d'adopter tout autre comportement discriminatoire à leur égard. Comme l'indiquent la Charte de la communauté et la Politique relative aux animaux d'assistance, les chauffeurs qui adoptent un comportement discriminatoire en ne respectant pas cette obligation légale s'exposent à l'interdiction définitive d'utiliser l'application Uber Driver.
Si vous vous voyez refuser un trajet en raison de votre animal d'assistance, vous avez différents moyens de signaler un refus de transporter un animal d'assistance.
Comment puis-je récupérer un article que j’ai perdu ?
Si vous pensez avoir oublié un objet dans le véhicule, nous vous recommandons d'utiliser la fonctionnalité Aide de l'application Uber afin de contacter directement votre chauffeur. Si vous n'en avez pas la possibilité parce que vous avez perdu votre téléphone, consultez cette ressource pour obtenir de l'aide afin de récupérer votre objet.
Que puis-je faire si je suis impliqué dans un incident de sécurité ?
Uber propose des outils de sécurité intégrés à l'application. Ouvrez le badge bleu en bas à droite de l'écran pendant votre trajet. Dans ces outils, vous pouvez appeler les services d'urgence locaux directement depuis l'application Uber. Pour en savoir plus, Regardez cette vidéo.
Pour signaler un incident grave impliquant un chauffeur ou un véhicule, suivez ces instructions.
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