Quatro perguntas que deve fazer aos seus viajantes frequentes

Realizar inquéritos aos viajantes deve ser o primeiro passo para aperfeiçoar a sua política de viagens, quer esteja a esboçar a primeira política de viagens da sua empresa ou a atualizar as orientações existentes.

A utilização de inquéritos formaliza e automatiza o processo de recolha de opiniões, tratando-se de uma forma simples de envolver frequentemente os viajantes na fase inicial do processo.

Como responsável pelas viagens, não se limita apenas a gerir viagens e despesas. Tem, também, como objetivo aumentar a satisfação dos viajantes. Como pode avaliar a satisfação dos viajantes sem sair do lugar? Solicitar a partilha de opiniões não pressupõe análises numéricas exaustivas em folhas de cálculo complexas. Envolve, sim, contactar e dialogar com os viajantes.

Realizar inquéritos aos seus colaboradores é uma das formas mais rápidas, organizadas e eficientes de recolher dados brutos de opiniões honestas, essenciais para implementar melhorias no programa. A experiência dos trabalhadores relativamente à aplicação da política de viagens demonstra rapidamente se as políticas que faziam sentido em teoria realmente funcionam na prática. Além disso, pode optar por solicitar o envio de opiniões anonimamente, para obter opiniões sem filtros sobre os pontos fortes e fracos da política de viagens.

A realização de inquéritos é particularmente importante para empresas em crescimento que estejam a desenvolver políticas de viagens e despesas. As empresas mais pequenas e mais recentes não possuem a mesma infraestrutura consolidada que as grandes empresas. O inquérito de colaboradores numa empresa em crescimento constitui uma oportunidade única de criar, desde o início, uma política que realmente reflita aquilo que os viajantes querem.

Cada empresa irá incluir no inquérito questões diferentes, dependendo dos respetivos objetivos, no entanto, as quatro perguntas que reunimos aqui irão apontá-lo na direção certa.

Os seus trabalhadores estão totalmente satisfeitos, totalmente insatisfeitos ou num ponto intermédio? Esta pergunta básica pode parecer demasiado simples, no entanto, há uma razão para que seja a base de praticamente todos os inquéritos: permite obter rapidamente um ponto de referência da satisfação geral. Também é fácil fazer o acompanhamento deste indicador: se, quando realizar o inquérito pela segunda vez, o número aumentar, significa que o seu programa de viagens está a funcionar; caso contrário, é altura de analisar mais aprofundadamente aquilo que funciona na sua empresa.

Como apresentar a questão: utilize uma escala simples, de um a dez, sendo que um corresponde à pior classificação e dez à melhor. Se a média for aproximadamente oito ou superior, saberá que o seu programa de viagens está no bom caminho. Realize inquéritos sempre que quiser: recolha opiniões após cada viagem ou mensalmente, dependendo dos viajantes e da frequência das respetivas viagens.

Algumas ferramentas de inquérito também permitem incluir uma pergunta sobre o porquê de a classificação de uma das respostas ser inferior a um determinado limiar, o que constitui uma ferramenta valiosa de recolha de dados de opinião qualitativos.

Ao contrário de si, os viajantes não conhecem os pormenores da política de viagens da empresa. Avaliar o conhecimento dos viajantes irá ajudar a consciencializar sobre as orientações da política de viagens, algo essencial na gestão das viagens e das despesas. Afinal, nenhum viajante quer descobrir, quando regressa da viagem, que gastou demasiado ou que não é elegível para um reembolso.

Como apresentar a questão: pergunte aos viajantes sobre aquilo que sabem, ou pensam que sabem. Utilize o inquérito para pedir aos viajantes que autoavaliem o respetivo grau de conhecimento através de uma escala com controlo deslizante ou selecionando uma opção, como, por exemplo, “Não conheço muito bem a política” ou “Conheço muito bem a política e as regras”. Se os resultados do inquérito indicarem que os viajantes não estão familiarizados com os detalhes do programa, considere formas de tornar as orientações mais acessíveis, como, por exemplo, através de perguntas frequentes de fácil acesso.

Uma vez que o impacto das aplicações se estende a todos os aspetos do processo de viagem, é natural que os seus viajantes frequentes queiram desfrutar, nas viagens de negócios, das mesmas opções de que desfrutam no seu tempo livre, como, por exemplo, para alojamento alternativo, ofertas de transporte, aplicações de agendamento de viagens e muito mais. O facto de ignorar estas preferências quando existem opções adequadas ao contexto empresarial não implica que deixem de ser utilizadas; pode significar, simplesmente, que continuarão a existir práticas que não estão em conformidade com a política de viagens e despesas.

Além disso, os seus colaboradores já estarão familiarizados com estas aplicações e não terão de aprender a utilizar plataformas novas nem de se lembrar (ou de se esquecer…) de nomes de utilizador e palavras-passe novas.

Como apresentar a questão: não inclua apenas um menu pendente com as aplicações mais comuns. Forneça espaço para que os viajantes escrevam as próprias respostas. Pode descobrir aplicações populares úteis ou acabar por incorporar algumas das suas aplicações favoritas na política de viagens.

Ao desenvolver ou atualizar a sua política de viagens, é possível que alguns elementos passem despercebidos. A realização de inquéritos aos viajantes é a forma perfeita de descobrir aquilo que poderá faltar no seu programa.

Como apresentar a questão: faça uma pergunta aberta em que esteja claro que devem responder ao “porquê”. O espaço em branco permite que os viajantes redijam livremente as respetivas respostas e mencionem outros pontos que podem não ter sido abordados no inquérito. Incentive os seus viajantes a escrever as próprias respostas da forma mais eficiente possível: em lista, notas breves ou, inclusivamente, parágrafos inteiros. Adicionalmente, relembre os inquiridos de que as respetivas respostas são anónimas ou dê-lhes a possibilidade de enviarem as respetivas opiniões anonimamente, de modo a obter opiniões sem filtros.

Os melhores programas de viagens são aqueles que minimizam o stress dos viajantes e maximizam a simplicidade para o utilizador final. A recolha das opiniões dos seus viajantes através de inquéritos regulares permite-lhe estar a par das necessidades dos viajantes e assegurar taxas de satisfação mais elevadas, podendo, igualmente, ajudar a reduzir as despesas não abrangidas pela política.

Com um inquérito amplo que aborde a satisfação de forma geral e que permita recolher opiniões específicas, poderá criar uma excelente base de conhecimento e aproximar-se mais da política ideal para os seus viajantes.