Dla firm

Jak stworzyć przyszłościowe zasady dotyczące przejazdów

6 lutego 2019 / Europa

Dla menedżerów ds. podróży zarządzanie programem przejazdów jest codziennym obowiązkiem – tak samo ważnym, jak regularne sprawdzanie powiązanych z nimi zasad.

Choć zmiana zasad dotyczących przejazdów może nie odbywać się tak często, jak przetwarzanie zwrotów kosztu czy tworzenie budżetu, menedżerowie ds. podróży muszą zwracać uwagę na ogólny obraz sytuacji. Technologie i trendy związane z podróżą zmieniają się, dlatego niektóre zasady mogą z łatwością, choć niekoniecznie w sposób zamierzony, stać się nieistotne.

Nie oznacza to jednak, że konieczne będzie wprowadzenie ogromnej liczby poprawek za każdym razem, kiedy pojawia się coś nowego. Wystarczy odrobina planowania z wyprzedzeniem, aby opracować przyszłościowe zasady, które zmieniają się wraz z podróżami biznesowymi.

Czym są przyszłościowe zasady?

Cel przyszłościowych zasad jest prosty – uwzględnić nowe zmiany w podróżach służbowych bez konieczności całkowitej zmiany zasad dotyczących przejazdów. Podstawy takich zasad są solidne, ale elastyczne; zaprojektowane w taki sposób, aby absorbować wszelkie zmiany, które mogą pojawić się w trendach dotyczących podróży i technologii.

Dlaczego to ważne?

Celem przyszłościowych zasad dotyczących przejazdów jest uniknięcie ich całkowitego przepisywania lub całkowitej zmiany za każdym razem, gdy pojawia się nowa technologia lub aplikacja.

Do zmian, które dotyczą całej branży, może nie dochodzić tak często, jednak jeśli takie zmiany się pojawią, ich efekt lawinowo wpływa na każdy sektor firmy. Podróżujący wolą rezerwować połączenia przez internet, a nie w biurach podróży. Przejazdy z pomocą aplikacji przyćmiły zamawianie taksówek jako preferowaną metodę transportu w przypadku podróży służbowych. Każdy element podróży, od zarezerwowania lotu do powrotu z lotniska, został ulepszony przez te nowe usprawnienia technologii podróży i zachowań podróżujących.

Niestety nie wszystkie zasady dotyczące przejazdów stworzono tak, by reagowały na szybko pojawiające się poważne zmiany. Restrykcyjne programy, niejasne reguły i skomplikowane zasady mogą znacząco utrudnić uwzględnienie nowych trendów, technologii i oczekiwań podróżujących.

Dlatego kiedy w podróżach służbowych pojawia się stała zmiana, a zasady dotyczące przejazdów za nią nie nadążają , może to nieumyślnie uniemożliwić podróżującym wykorzystanie bardziej skutecznych, tańszych i wygodniejszych narzędzi. Taka sytuacja prowadzi do nieprzestrzegania zasad, co może spowodować poważne problemy.

Wskazówki dotyczące tworzenia przyszłościowych zasad

  • Opracuj każdą część zasad dotyczących przejazdów tak, by podróż była przyjemnością. Czy podróżujący mogą łatwo sprawdzić te zasady? Jak łatwa jest zmiana planu podróży? Czy podróżujący wiedzą, jak zatwierdzić przejazd? Gdy zasady dotyczące przejazdów będą zawierały rozwiązanie tych problemów, konieczność przepisywania zasad w przyszłości będzie mniej prawdopodobna.
  • Unikaj wytycznych, które mogą ograniczać podróżujących. Dawanie im wolnej ręki, a także zapewnianie elastycznych wytycznych, znacznie ułatwia dopasowanie się do pojawiających się zmian dotyczących podróży.
  • Obserwuj, jak zmienia się przyszłość. Twoje zasady nie dotyczą lotów w kosmos (a przynajmniej jeszcze nie teraz), ale sposoby podróży nieuchronnie nadal będą się zmieniać. Przeszkody w dostosowaniu się do przyszłych zmian mogą występować w różnych formach, od ograniczonych możliwości oferowanych podróżującym przez widoczność zasad, po łatwość ich przestrzegania. Naprawienie tych detali teraz znacząco ułatwi podróż podróżującym w przyszłości.

Podsumowanie

Od sformułowania samych zasad do wprowadzenia ich w całej firmie, każda część procesu zarządzania podróżami odgrywa pewną rolę w zabezpieczaniu ich przed przyszłymi zmianami. Każda firma i wszystkie zasady muszą uwzględniać swoją kulturę i potrzeby.