Interviews met influencers: Abigail Jones, directie-assistente

We hebben Abigail Jones, directie-assistente van de CEO bij ghd en PA van het jaar in 2018, geïnterviewd over haar visie op zakelijk reismanagement en wat zij uit ervaring heeft geleerd. In haar eigen woorden:

Zorgen dat de reis goed geregeld is vanaf het moment dat hij vertrekt totdat hij weer terug is op kantoor, inclusief een duidelijke route. Zorgen dat vluchten en treinen volgens ons beleid worden geboekt, dat de CEO weet wat de bestemming is en dat er een plan B is voor het geval er iets verandert. Toen ik bijvoorbeeld tijdens de stakingen bij Eurostar een vliegticket moest boeken, betekende dit dat ik de CEO op meerdere wachtlijsten moest zetten en erop voorbereid moest zijn om alle bevestigde plannen aan te passen.

Ik vind het erg leuk om problemen op te lossen en om mijn hersenen te gebruiken. Ik hou van lastige logistieke nachtmerrie-aanvragen die je niet kunt voorspellen. Hoe uitdagender het probleem, hoe interessanter het voor mij is. Ik hou ook van mensen. Leren hoe verschillende mensen werken en hoe ze zich gedragen is erg intrigerend. Ik heb met zoveel verschillende soorten persoonlijkheden in verschillende sectoren en bedrijfstakken gewerkt en zoveel mensen ontmoet.

Ik denk dat EA’s en PA’s vaak dingen helemaal vanaf het begin moeten leren en niet per se iemand anders kunnen vragen om hulp. Ik denk dat mijn zelfvertrouwen binnen deze functie zich door de tijd heen heeft ontwikkeld, aan de hand van praktijkervaring en oefening.

Ik denk dat het handig is om de feiten duidelijk op een rij te zetten en om veel opties te hebben. Kom voor jezelf op en heb vertrouwen in wat je zegt.

De EA-functie is veranderd en blijft groeien. Admin-professionals hebben een enorme taak, waaronder evenementen, reizen, projectmanagement, HR- en CSR-verantwoordelijkheden, sociale verplichtingen. Hun rol verandert geleidelijk naar die van hoofd personeel en organisatie.

We gebruiken op dit moment een voorkeursbedrijf en kunnen online, telefonisch of via een app boeken. Voor mij is het belangrijk dat ze op tijd zijn en makkelijk bereikbaar zijn als er een probleem is. Er is niets erger dan een taxi die te laat is en een chauffeur die je met geen mogelijkheid kunt bereiken.

Ik vraag me af of reizen veel normaler en alledaagser wordt of dat reizen drastisch zal afnemen als gevolg van uitstekende videoconferenties en online opties zodat mensen op afstand kunnen werken vanaf elke bestemming ter wereld. Ik hoop dat bedrijven de flexibiliteit van werken op afstand en online werken zullen omarmen.

Er zijn er zoveel geweest! De keer dat een conferentie verplaatst moest worden van de ene stad naar de andere vanwege een vreselijke bomaanslag; de keer dat mijn CEO besefte dat hij vergeten was enige vorm van identificatie mee te nemen naar het vliegveld; de keer dat een andere CEO die op het punt stond om aan boord te gaan, besloot dat hij niet in het vliegtuig wilde stappen en een ticket naar een heel ander land wilde; en de keer dat een (andere) CEO een inzinking kreeg omdat een aswolk verhinderde dat vluchten zouden vertrekken.

Hoe perfect je plan ook is, het kan nooit rekening houden met mensen die spontaan van gedachten veranderen.

Blijf kalm en neem dingen niet persoonlijk. En vergeet nooit dat je net zo belangrijk bent als de persoon die je ondersteunt. En niemand anders zal zoveel tijd en energie steken in je carrière als jij.

Uber for Business helpt bedrijven om voordelige ritten te regelen voor medewerkers en gasten via een centrale dashboard die Uber-ritten en -kosten bijhoudt. Een aantal functies:

Lees verder en schrijf je hier in.