Uber for Business

Revendiquer le rôle de garant d’une « communauté éparpillée »

18 mars / France

Un webinar d’une heure a récemment été l’occasion pour trois assistants de direction expérimentés, dont Rochelle Biss d’Uber for Business, de se réunir afin de discuter du télétravail dans le cadre de leur profession. Pour visionner le replay, visitez cette page. 

Ces assistants de direction ont parlé des ressources, des conseils et des stratégies qui les ont aidés à s’adapter face à la pandémie de COVID-19 et à mieux soutenir leurs équipes tout en préservant leur propre santé physique et mentale. 

Rochelle Biss a soulevé une idée particulièrement intéressante : le rôle de garant de la communauté, de responsable de la cohésion des équipes et de la préservation de la culture d’entreprise, qu’endossent les assistants de direction. 

En cette période de contexte sanitaire qui bouleverse les habitudes de travail, le lien entre les collaborateurs d’une même entreprise peut être plus distendu. Quel rôle peuvent jouer les assistant.e.s de direction pour maintenir la cohésion entre les équipes? Rochelle Bliss, assistante de direction d’Uber for Business, nous partage dans ce webinar une première idée : le rôle de garant de la communauté, de responsable de la cohésion des équipes et de la préservation de la culture d’entreprise, qu’endossent les assistants de direction et les assistants de direction. 

Comment le télétravail a-t-il transformé la mission des assistants personnels ? 

Très polyvalents, les assistants évoluent en général dans un environnement où les choses vont vite et où la pression est forte. Abigail Jones, assistante de direction chez Facebook, a évoqué les deux facettes du rôle habituel d’un assistant travaillant au bureau : le soutien au quotidien et l’appui stratégique.  

Le soutien au quotidien peut inclure :

  • la gestion de calendriers ;
  • la planification de réunions ;
  • l’organisation de conférences, de réunions et d’événements.
  • la création de bons de commande ;
  • le traitement de notes de frais ;
  • la réservation et la gestion de déplacements ;

L’autre facette de ce poste consiste à se positionner en tant que partenaire stratégique en interne en effectuant un travail de fond pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs de façon plus générale. 

Depuis qu’Abigail Jones exerce ses fonctions à domicile, les tâches du quotidien se sont faites plus rares, car les gens ne travaillent, ne collaborent et ne voyagent plus comme d’habitude. À la place, le poste d’assistant s’est recentré sur l’appui stratégique, le renforcement de la cohésion et le maintien de l’esprit d’équipe.  

Rochelle Biss, actuellement deux dirigeants internationaux d’Uber for Business, a développé ce thème en expliquant contribuer grandement à la culture de leurs équipes composées de plus de 100 personnes chacune et dispersées géographiquement. 

Jouer le rôle de garant de la communauté n’est jamais simple – cette mission est d’autant plus complexe lorsque la communauté en question est éparpillée et recouvre des équipes hybrides qu’il faut soutenir différemment afin de relever des défis inédits.  

La principale question est de savoir comment assumer ce rôle et apporter un appui stratégique à leur entreprise face à ce qui est probablement le plus grand défi auquel elle sera confrontée.

Comment les assistants peuvent-ils favoriser la cohésion d’équipe ? 

Avant tout, les assistants personnels doivent absolument prendre soin d’eux. Charité bien ordonnée commence par soi-même, comme dit le proverbe, et le risque de surmenage est particulièrement élevé en ce moment. 

Les préceptes classiques sont toujours d’actualité : il est essentiel de suivre une routine équilibrée, d’avoir une activité physique régulière et de trouver le temps de prendre des pauses, même lorsque l’on est débordé. Durant le webinar, l’importance de nourrir sainement son corps et son esprit a été soulignée plusieurs fois. La possibilité d’utiliser des applications pour acheter à manger en cas de placards ou de supermarchés vides a également été évoquée. 

Lorsqu’ils orientent leur attention vers les autres, les assistants doivent endosser le rôle de nœud central au sein de leur équipe en aidant ses membres à accéder aux ressources, aux outils et aux réponses dont ils sont susceptibles d’avoir besoin.

S’adapter aux collaborateurs : une nouvelle approche

Les assistants de direction peuvent renforcer la cohésion des collaborateurs même si ces derniers sont géographiquement éloignés, par exemple en organisant régulièrement des réunions générales ou des événements virtuels.

Cette approche peut s’avérer particulièrement efficace lorsqu’elle est associée à l’impact de repas offerts : fêter la fin de la semaine en faisant livrer des plats à tous, où qu’ils se trouvent, peut être une bonne idée. 

Cette initiative peut être facilitée par une technologie simple permettant de centraliser les paiements et de gérer les notes de frais conformément à un budget prédéfini, sans alourdir la charge de travail déjà considérable des assistants personnels.