L’approche d’Uber : quatre façons concrètes de s’adapter à la nouvelle normalité

Chargée de seconder le responsable d’Uber for Business en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique, ainsi que le directeur principal des courses dans cette même zone, Rochelle Biss est parfaitement consciente des défis auxquels les assistants de direction sont confrontés en raison de la pandémie de COVID-19.

Nous nous sommes récemment entretenus avec elle pour connaître ses conseils afin de vous aider à vous adapter à cette nouvelle normalité, à préserver votre propre bien-être et à contribuer à la cohésion de la communauté de votre entreprise malgré des difficultés inédites. 

Cette interview fait écho à cet article dans lequel Rochelle Biss nous avait fait part de quelques mesures pragmatiques permettant aux assistants personnels et aux assistants de direction d’avoir un impact positif de manière immédiate.    

Voici tout ce que Rochelle nous a confié…

Uber: Pour toi, qu’est-ce-qui est le plus important pour résoudre les problèmes?

Rochelle: Personnellement, j’ai besoin de pouvoir m’appuyer sur un réseau solide d’assistants avec lesquels j’échange de bonnes pratiques internes, je discute de difficultés courantes et je partage des ressources qui nous aident à travailler plus efficacement. 

Uber: Et l’aspect le plus important pour prévoir à l’avance?

Rochelle: La possibilité de tirer parti de mon réseau me semble particulièrement importante en ce moment, puisque nous devons tous faire face à des défis inédits. Nous inventons les nouvelles règles du jeu au fur et à mesure !

Uber: Qu’est-ce-que tu mettrais en place en priorité?

Rochelle: Je vous recommande fortement de créer une chaîne Slack (ou un groupe WhatsApp) réservée aux assistants, et d’organiser des discussions hebdomadaires afin de réfléchir ensemble et de mettre vos solutions en commun. Le résultat? Vous aurez ainsi une meilleure visibilité sur les défis rencontrés à l’échelle de l’entreprise, ce qui vous aidera à anticiper les tendances et les problèmes à venir.  

J’ai vraiment dû apprendre à devenir ma propre assistante de direction. Lorsque l’on gère l’agenda de responsables, on peut vite oublier que sa vie et sa routine personnelles sont importantes. C’est particulièrement vrai en ce moment, dans ce nouveau cadre de travail. Lorsque l’on fait partie d’une équipe internationale, il peut également être difficile de s’arrêter en raison des différents fuseaux horaires.  

Je suggère vivement aux autres assistants de direction de s’organiser de façon à avoir du temps à consacrer aux activités qui leur font du bien. J’ai tendance à me poser les questions suivantes :

D’après mon expérience, si vous ne planifiez pas de prendre des pauses, de déjeuner ailleurs qu’à votre bureau, de pratiquer un sport, d’écouter des podcasts et de passer à autre chose à la fin de votre journée de travail, vous risquez tout simplement de ne pas le faire. Cela pourrait être tolérable pendant une semaine ou deux, mais deviendrait néfaste sur le long terme, pour vous comme pour les responsables qui comptent sur votre soutien. 

Les assistants de direction étaient les garants de la communauté de leur entreprise, et que ce rôle était d’autant plus important si les membres du personnel étaient éparpillés. Notre travail consiste à inclure tout le monde et à encourager l’implication sans mettre la pression sur qui que ce soit. 

C’est pourquoi j’ai essayé d’organiser des activités diverses et variées à différents moments. Le but était que les gens puissent interagir en dehors de leurs échanges professionnels, dans un cadre plus décontracté.

Voici six choses qui ont eu beaucoup de succès dans notre entreprise :

C’est également génial de voir les membres de l’équipe contribuer à organiser ces différentes activités. D’une part, cela signifie que vous ne gérez pas tout vous-même (vous méritez de souffler un peu). D’autre part, nous avons constaté que la planification et la mise en place de ces événements participaient aussi au renforcement de l’esprit d’équipe. 

Il n’existe pas de méthode toute prête pour faire face à la pandémie de COVID-19, et tout le monde en a subi les effets d’une façon ou d’une autre. J’ai beaucoup de chance de travailler pour un employeur qui me valorise et me soutient. 

En travaillant chez Uber, j’ai la possibilité de bénéficier de crédits sur Uber Eats et, en ces temps de télétravail, j’ai réalisé que c’était un avantage très appréciable. Je recommande donc à tous les assistants de direction d’envisager d’en proposer un à leur équipe, surtout durant cette période où chacun est davantage sous pression que d’habitude. 

Chez Uber, les collaborateurs commandent souvent à manger lorsqu’ils travaillent tard ou souhaitent déjeuner virtuellement avec leurs clients, par exemple. Avant, cela leur était aussi utile lors de déplacements professionnels. De mon côté, je peux facilement valider toutes leurs notes de frais via le tableau de bord Uber for Business. Les reçus sont envoyés et traités automatiquement, ce qui évite la paperasse.

D’ailleurs, j’aimerais insister tout particulièrement sur ce point capital. Cela va sans doute vous paraître évident puisqu’une bonne organisation est au cœur du métier d’assistant de direction, mais vous devez à tout prix choisir des outils qui vous simplifient la vie. L’offre en matière de technologie évolue rapidement, alors veillez à repérer ceux qui arrivent sur le marché pour vous aider à résoudre des problèmes ou à accélérer vos processus. 

Découvrez comment vous pouvez choisir des outils qui vous gagnent non seulement du temps, mais qui vous aident à prendre soin de vos collaborateurs.