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Open booking dans les voyages d’affaires : réalité ou illusion ?

15 juillet / Europe

L’open booking « sous contrôle » peut se révéler une véritable source d’optimisation au service des entreprises mais aussi des voyageurs d’affaires. L’open booking ne doit pas être une bête noire pour les entreprises !

L’évolution des habitudes de déplacements

L’open booking est l’acte de réserver tout ou une partie du déplacement en dehors des canaux autorisés par l’entreprise. Entraînant avec elle un changement des modes de consommation et des mentalités, l’économie numérique a perturbé le monde du voyage d’affaires. Ce sont les voyageurs qui ont choisi d’aller vers des outils jugés plus simples et ergonomiques et se rapprochant de leurs expériences personnelles.

Ce phénomène de leakage, prégnant dans le cadre des réservations hôtelières, est une réelle problématique pour l’entreprise et représente plusieurs dangers qu’il est important d’appréhender afin de les endiguer. La sûreté des collaborateurs est le premier péril mis en avant par les entreprises. L’absence totale de contrôle des réservations induit une faille dans la protection du voyageur. L’aspect financier sera le deuxième danger à prendre en compte. Avec l’open booking, les notes de frais explosent, incluant une dépense indirecte supplémentaire et la mise à mal des tarifs contractualisés.

La maîtrise des coûts

L’open booking ne doit néanmoins pas être une bête noire pour les entreprises et bien « maîtrisé », il peut se révéler une véritable source d’optimisation. Tout d’abord humainement, en permettant à son collaborateur de sortir des sentiers traditionnels tracés par la politique voyage, celui-ci est davantage responsabilisé. Les prestations, grâce aux travel managers sont sans cesse actualisées et en accord avec le mode de vie des salariés, il en sera de même pour les procédures internes. Cette dynamisation des systèmes permet d’éviter une lourdeur administrative qui pèse trop souvent sur le moral des collaborateurs et risque de faire fuir les talents. L’entreprise peut aussi voir dans le traitement de l’open booking une occasion de repenser clairement sa politique voyage en fonction de son secteur et de ses besoins.

L’adaptabilité au business travel

De multiples solutions sont possibles et ont déjà été mises en place par les NATU qui, pour conquérir le secteur ont su ajuster leur offre. L’open booking devient alors sous monitoring des entreprises. Quelques mois après la création des plateformes leisure, on a vu se développer des plateformes business qui répondent aux normes et besoins de ce marché si spécifique. L’adaptabilité des NATU aux codes du business travel est un signal fort reçu par l’industrie. Uber for Business se pose en cas d’école et permet ainsi à l’utilisateur business :

  • la création d’un profil personnalisé pour séparer ses comptes personnel et professionnel ;
  • la présence d’un tableau de bord détaillé pour suivre ses dépenses de transport ;
  • pour l’entreprise, la configuration possible des règles de déplacement afin de toujours rester dans la politique voyage ;
  • l’accès à la business class ;
  • la commande de courses pour autrui ;
  • l’intégration native et automatisé avec Concur, permettant ainsi un vrai gain de temps pour les collaborateurs.

La pratique aujourd’hui de l’open booking dépend donc du degré de maturité de l’entreprise dans la gestion de sa politique voyage et des outils mis à disposition de ses collaborateurs. L’open booking sera marginal dans une entreprise mature et experte, il restera réalité dans une entreprise dont les déplacements professionnels sont peu organisés.