Les experts d’Uber en conception des espaces de travail partagent les caractéristiques des nouveaux bureaux de l’entreprise

Depuis un peu plus d’un an, parallèlement au soutien de ses collaborateurs et à l’adaptation à de nouveaux modes de travail, Uber conçoit et développe de nouveaux bureaux pour son vivier de talents dans le monde entier. De San Francisco à Mexico, en passant par Amsterdam et Dallas, la pandémie de COVID-19 a entraîné des retards et a nécessité des réorientations sur tous les projets. Trish Johnson, responsable mondiale des transactions et projets, et Isabel Thompson, responsable du programme mondial de conception des espaces, comptent parmi les experts internes d’Uber désignés pour mener à bien ces projets.

Nous les avons rencontrées afin d’aborder la manière dont Uber envisage fondamentalement le travail au bureau, l’impact de la pandémie sur la conception des nouveaux bâtiments de l’entreprise, et les fonctionnalités réservées aux collaborateurs d’Uber pour leur retour au bureau. 

Trish Johnson : À partir du moment où la stratégie est élaborée, mon équipe prend en charge les négociations avec le courtier et les propriétaires dans le cadre de la transaction. Une fois l’accord conclu, l’équipe du projet met en œuvre les directives de conception pour créer l’espace. 

Ensuite, nous avons l’équipe « DEX », pour Design and Employee Experience (conception des espaces et expérience des collaborateurs), dont s’occupe Isabel. Elle gère les normes de conception, les directives, le choix du mobilier, les finitions, etc. 

L’équipe de planification de l’occupation nous indique quant à elle le nombre de personnes prévues dans un bureau, ce qui nous permet de mesurer l’adéquation de l’immeuble : l’espace est-il amplement suffisant ? Insuffisant ? Devons-nous activer certains leviers pour apporter des changements ?

Isabel Thompson : Je soutiens des projets en cours de réalisation, donc naturellement, des retards se sont produits. Par le passé, nous étions dans une grande proximité avec nos prestataires externes, ce qui nous permettait de vraiment visualiser l’espace. Nous accomplissions tout cela en personne. [Le COVID-19] a complètement changé notre façon de collaborer et d’interagir avec nos collègues du monde entier. Nous sommes tout de même parvenus à aller au bout des choses, mais tout s’est fait à distance. 

Trish Johnson : Les revirements ont été nombreux concernant nos projets, nos axes de conception et de réflexion sur les performances attendues de [nos futurs espaces]. Les directives étaient assez peu fournies, du fait du manque général de visibilité. Par exemple, lorsqu’il était question de la transmission du COVID-19 par contact avec des surfaces ou objets infectés, l’équipe a examiné tous nos projets et mis au point tout un ensemble d’environnements sans contact. 

Ensuite, nous avons appris que [le COVID-19] se transmettait par voie respiratoire. Nous avons donc dû nous concentrer sur la conception de bâtiments sains et sur la qualité de l’air. En ce moment, nous réfléchissons à ce à quoi pourrait ressembler un lieu de travail hybride et nous suivons l’évolution de la conception en prévision de la politique [hybride d’Uber].  

TJ : Nous sommes une entreprise centrée sur la personne, et nous apprécions la culture associée à la présence des collaborateurs [au bureau]. Nous prévoyons que les employés travaillent sur site trois jours par semaine, ce qui s’éloigne un peu de notre ancien fonctionnement. À présent, la question est de savoir comment répondre à notre profond souhait de permettre aux personnes de collaborer et de passer du temps ensemble. Cela implique d’envisager différemment la distanciation jugée raisonnable, la circulation dans les bâtiments et la manière d’accompagner les nouvelles façons de travailler. 

IT : Les commodités sont une chose que nous [gardons toujours à l’esprit]. Par exemple, nos collaborateurs sont très attachés à notre programme de repas. Nous essayons vraiment d’incorporer non seulement une cuisine parfaitement fonctionnelle, mais aussi des salles de repos et des bars. Chacun de ces éléments est propice aux « interactions dynamiques ». 

Avant [le télétravail], ce type d’échange se produisait surtout en cas de rencontre fortuite. Nous concevons donc nos espaces de manière à favoriser ces moments. Ainsi, lorsque vous sortez d’un ascenseur, vous ne vous rendez pas directement à un poste de travail. Vous vous trouvez dans un espace collaboratif ou dans une salle de repos, ce qui vous oblige à faire une pause avant de vous rendre à votre destination. 

IT : Pour chaque site, nous nous représentons l’expérience des [collaborateurs] et nous nous assurons qu’elle répond aux objectifs définis. Un grand nombre de nos espaces ont tendance à occuper plusieurs étages. Nous avons donc commencé à concevoir des escaliers qui se connectent de manière à favoriser cette interaction dynamique. 

Nous disposons [également] d’un système de programmation fondamental tenant compte des effectifs, de la croissance prévue et de la durée des baux. Nous utilisons une méthode de calcul qui nous donne une superficie élevée. Nous réalisons un dessin en CAO et testons les agencements et les plans d’étage, car chaque niveau est différent. Ensuite, nous faisons appel à une équipe de conception pour nous aider. Une fois que nous avons les plans d’étage, nous commençons à imaginer les possibilités en nous appuyant sur les informations données par l’équipe [sur place]. Par exemple, la vue côté nord est peut-être plus sympa. Nous inversons donc les plans d’étage, car nous souhaitons que le café offre ce panorama.  

TJ : C’est intéressant, car [de nombreux collaborateurs] quittent un environnement pour en rejoindre un totalement nouveau. Je pense que la curiosité à elle seule peut pousser nos collaborateurs à vouloir retourner au bureau. À leur arrivée, ils seront agréablement surpris par certains aménagements. 

IT : Dans chaque recoin, il y a quelque chose d’intéressant à regarder. Nous avons intégré des installations d’artistes locaux dans nos différents bâtiments, afin de vraiment faire écho à notre géographie d’implantation. 

La priorité est de s’assurer que les espaces sont accueillants et que nos collaborateurs peuvent faire tout ce qu’ils ont à faire sur leur temps passé au bureau. [À Mission Bay, le nouveau siège social de San Francisco,] j’apprécie particulièrement la suite dédiée au bien-être, qui me permet de me détendre. 

Il se passe beaucoup de choses et nous sommes tous très occupés. Les espaces comme la salle de détente, conçue pour tous ceux qui ont juste besoin de se reposer, sont extrêmement importants. Nos cuisines ne sont pas encore opérationnelles, mais ce sont aussi des espaces exceptionnels. Les matériaux sont sublimes. 

Tous nos centres partagent une même apparence, avec de légères [différences], comme un bar escamoté derrière une porte ou une bibliothèque permettant de profiter d’un havre de paix. Tout cela s’annonce très excitant. Les collaborateurs ne savent pas encore ce que recèlent les lieux et ont tout à découvrir. Ce que je leur conseille, c’est d’y aller sur une journée, sans rendez-vous, juste pour flâner.

Découvrez comment Uber for Business peut soutenir les plans de retour au bureau de votre entreprise.