Ce que la reprise des déplacements professionnels suppose pour les gestionnaires de déplacements

Alors que de nombreuses régions du monde récupèrent petit à petit de la crise du COVID-19, on observe un besoin renouvelé de voyages d’affaires. Une recherche menée fin 2021 par l’Institute of Travel Management a révélé que la reprise des déplacements était la plus grande priorité du secteur cette année. Les collaborateurs sont impatients de travailler en personne les uns avec les autres et avec les clients, hors écran et en temps réel. 

Pour les responsables des voyages, cela suppose de concilier les tâches préalables à la pandémie et les nouvelles responsabilités, afin d’assurer l’efficacité et le bien-être de leurs équipes. Voici comment la reprise des voyages d’affaires que l’on observe cette année redéfinit le rôle de gestionnaire des voyages.

L’un des principaux défis que doivent relever les gestionnaires de voyages demeure l’évolution des restrictions en matière de pandémie, qui varient d’un pays et d’une ville à l’autre. Il est important que les gestionnaires de voyages suivent et soient au fait des modifications ou assouplissements des règles. Ils doivent également se tenir au courant des autres facteurs moins pris en considération, tels que l’instabilité politique, la disponibilité des soins de santé à l’étranger et la sécurité de l’hébergement.

Dans les premiers temps de la pandémie, où l’on évoluait encore dans l’incertitude la plus totale, les gestionnaires de voyages ont contribué à mettre en œuvre des solutions temporaires. Bon nombre d’entre elles impliquaient un arrêt complet des déplacements, suivi par des politiques qui n’autorisaient que les voyages strictement nécessaires pour les entreprises. 

À mesure que les restrictions liées au COVID-19 se sont allégées, l’accent a été mis sur la création de politiques de voyage plus permanentes, qui tiennent compte du climat actuel. Une enquête GBTA 2022 met en évidence des tactiques telles que le renforcement temporaire des restrictions de réservation et des réservations assistées, un processus d’approbation plus robuste et un intérêt pour l’adoption d’outils de réservation en ligne plus innovants.

Le caractère plus permanent du travail hybride modifie également le paysage des déplacements professionnels. Les collaborateurs étant dispersés sur un plus grand nombre de sites, les gestionnaires de voyages peuvent constater une hausse du nombre de personnes ayant besoin de se déplacer pour les besoins de leur travail. La limite entre les allers-retours quotidiens au travail et les voyages professionnels est également floue, de sorte que les gestionnaires de voyages peuvent avoir à gérer certains de ces coûts et exigences accrus.

Dans le cadre de ces nouvelles modalités de travail plus personnalisées, les voyageurs d’affaires accordent également une plus grande priorité à la flexibilité. Cela signifie que les gestionnaires de voyages doivent satisfaire une demande accrue d’offres de partenaires plus diversifiés, comme les hôtels approuvés ou les locations de vacances. Selon le Global Travel Manager Report de SAP Concur, de nombreux collaborateurs souhaitent également disposer d’alternatives au transport aérien, comme le transport en voiture.

La technologie permettant désormais de travailler plus facilement depuis n’importe où, de plus en plus de collaborateurs effectuant des voyages d’affaires ont aussi tendance à combiner voyages professionnels et voyages d’agrément. D’après le Traveler Value Index 2022 Outlook du groupe Expedia, 56 % des personnes qui travaillent souvent à distance effectueront un voyage d’agrément. Cela ajoute à la complexité logistique du travail des gestionnaires de voyages, en particulier en ce qui concerne la facturation ou le remboursement.

Alors que le développement durable devient un principe fondamental des entreprises partout dans le monde, les voyageurs d’affaires réclament également des modes de voyage plus écologiques. Dans le rapport SAP susmentionné, 63 % des participants à l’enquête ont déclaré leur intention de prendre des décisions écologiques quant à leurs voyages à venir, en privilégiant par exemple les voyages courte distance ou en évitant les escales. Ceci peut avoir des conséquences sur le processus de travail du gestionnaire de voyages lorsqu’il s’agit de hiérarchiser les fournisseurs ou les sites.

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